จากโถงทางเดินและห้องเรียนของการศึกษาระดับอุดมศึกษาไปจนถึงห้องบอร์ดของ บริษัท อเมริกาจดหมายประกาศใช้เพื่อวัตถุประสงค์มากมายในขอบเขตของการสื่อสาร ตามชื่อของมันหมายถึงจดหมายประกาศบางสิ่งบางอย่าง นอกจากนี้ยังถือได้ว่าเป็นคำแถลงข้อเท็จจริงการประกาศหรือการชี้แจง บางครั้งปัญหานั้นอยู่ในข้อพิพาทหรือเงินหรือชื่อเสียงมีส่วนได้ส่วนเสีย ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามที่คุณกำลังเขียนจดหมายประกาศสำหรับองค์กรของคุณให้ใช้น้ำเสียงที่สมเหตุสมผลและมีเหตุผลรักษาจุดเน้นของคุณและทำให้จดหมายสั้นและกระชับ
ระบุวัตถุประสงค์ในการประกาศ
ระบุวัตถุประสงค์ของคุณในการเขียนจดหมายประกาศ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณกำลังเขียนจดหมายประกาศให้กับพนักงานของคุณเพื่อประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ไม่ต้องเสียเวลาไปถึงจุด:“ ฉันเขียนเพื่อประกาศว่าหลังจากสี่ปีของการศึกษาอย่างเข้มข้นและ บริษัท วิจัย ABC วิตามิน บริษัท จะเปิดตัวเสริมย่อยอาหารใหม่ที่เรียกว่า Quell ที่ 17 กุมภาพันธ์”
กรอกรายละเอียด
ระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ของการประกาศ ในตัวอย่างนี้คุณอาจต้องการรวมค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและราคาที่จะขาย
ตั้งเวลาตอบคำถาม
คาดการณ์ความต้องการของผู้ชมของคุณ - ในกรณีนี้คือพนักงานของคุณ พวกเขาต้องการทราบว่าการประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์ส่งผลกระทบอย่างไรต่อพวกเขา แทนที่จะเขียนจดหมายของคุณพร้อมรายละเอียดคุณอาจต้องการประชุมเพื่อเปิดเผยผลิตภัณฑ์และตอบคำถาม ระบุเวลาและวันที่ของการประชุมในจดหมายของคุณและระบุว่าการเข้าร่วมเป็นทางเลือกหรือจำเป็น
ปิดคำชี้แจง
ปิดจดหมายประกาศของคุณในบันทึกย่อที่คำนึงถึงวัฒนธรรมองค์กรของคุณและไดนามิกปัจจุบัน คุณอาจต้องการชี้ไปข้างหน้าโดยคาดการณ์ว่าการประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะมีความหมายต่อ บริษัท ของคุณอย่างไร คุณอาจเรียกร้องให้ดำเนินการหรือขั้นตอนที่คุณคาดหวังให้พนักงานทำเพราะการประกาศ หรือถ้าคุณรู้สึกถึงการต่อต้านบนขอบฟ้าแสดงความหวังของคุณว่าองค์กรของคุณจะชุมนุมกันเพื่อทำให้แหล่งที่มาของการประกาศประสบความสำเร็จ
เสร็จสิ้นสิ่งต่าง ๆ ออกโดยขอบคุณผู้รับสำหรับเวลาของพวกเขา ส่งคำถามชั่วคราวไปยังหัวหน้างานของพวกเขาทันทีหรือดีกว่าเพื่อคุณโดยตรงเพื่อสร้างกำลังใจให้เกิดความร่วมมือ
ทำการพิสูจน์อักษรอย่างละเอียด
การประกาศคำแถลงดอกเบี้ยมักจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของประวัติศาสตร์ของ บริษัท และสามารถโพสต์ไว้บนเว็บไซต์เพื่อให้บุคคลภายนอกมองเห็น ดังนั้นควรเป็นแหล่งความภาคภูมิใจและการแก้ไข ให้เวลากับคุณในการพิสูจน์อักษรแก้ไขและแก้ไขจดหมายประกาศของคุณ ถามเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้หรือคนสนิทเพื่อตรวจสอบจดหมายของคุณและเชิญความคิดเห็นและคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ จัดทำประกาศของคุณเป็นตัวอย่างในการดลใจผู้อื่น
