ในโลกปัจจุบันคุณสามารถสื่อสารอย่างมืออาชีพได้หลายวิธี สิ่งสำคัญคือต้องรู้กฎของการติดต่อทางธุรกิจที่เหมาะสมสำหรับจดหมายอีเมลและการ์ดอวยพร ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ สามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการสร้างความประทับใจให้คนที่ได้รับจดหมายโต้ตอบจากคุณและทำให้เขาขุ่นเคือง นอกจากนี้การรู้ว่าเมื่อใดที่อีเมลจะเพียงพอเมื่อเทียบกับจดหมายที่พิมพ์หรือบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือ
ตัวอักษรแบบดั้งเดิม
พิมพ์ตัวอักษรดั้งเดิมบนหัวจดหมายโดยใช้สต็อกที่หนักกว่าหรือมีพื้นผิว หัวจดหมายควรมีชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง หากไม่มีหัวจดหมายหรือจดหมายเป็นส่วนตัวชื่อที่เหมาะสมสำหรับบุคคลหรือผู้ที่ส่งจดหมายควรปรากฏที่มุมซ้ายบน ตัวอย่างเช่นหากคุณและคู่สมรสของคุณกำลังส่งจดหมายร้องเรียนไปยังธุรกิจให้ระบุสิ่งต่อไปนี้:
Mr. and Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
จากนั้นทำรายการผู้รับการติดต่อและที่อยู่ที่ขอบซ้าย ชื่อและที่อยู่ควรเป็นทางการรวมถึงชื่อและตำแหน่งของเขา
วันที่มาถัดไปในรูปแบบการสะกดคำเช่น: 23 มิถุนายน 2010 ภายใต้วันที่ให้รวมบรรทัดที่อ้างอิงถึงหัวเรื่องของจดหมายโดยใช้แบบฟอร์ม "RE: (อ้างอิง)"
คำทักทายอยู่ถัดไปและควรสะท้อนถึงความสัมพันธ์ของคุณกับปาร์ตี้ หากคุณใช้ชื่อจริงให้ทักทายเธอด้วย "ที่รัก" และรวมถึงชื่อของเธอด้วย หากจดหมายกำลังจะไปยังแผนกหรือผู้รับที่ไม่รู้จักให้ใช้ "Dear Sirs" หรือ "Dear Sir หรือ Madam:" หรือแม้แต่ "กับผู้ที่อาจกังวล"
จดหมายธุรกิจทั้งหมดควรปิดอย่างเป็นทางการ ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการจบอาชีพคือ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หลีกเลี่ยงตอนจบที่เป็นฝอย
บันทึกที่เขียนด้วยลายมือ
บันทึกที่เขียนด้วยลายมือมีความเหมาะสมในสถานการณ์ทางธุรกิจหลายอย่างเช่นขอขอบคุณแสดงความยินดีสำหรับความสำเร็จเช่นการสำเร็จการศึกษาการเกิดในครอบครัวการเลื่อนตำแหน่งและการแสดงความเสียใจ
ซองจดหมายควรมีชื่อทางการและที่อยู่ของผู้รับ ที่อยู่ผู้ส่งของคุณควรปรากฏที่ด้านหลังของซองจดหมายแม้ว่าสามารถไปที่มุมซ้ายบนของหน้าได้
บัตรควรมีคำทักทายที่คุ้นเคยตามความสัมพันธ์ของคุณ หากคุณใช้ชื่อจริงให้ใช้ชื่อจริง ถ้าไม่เลือกคำทักทายที่เหมาะกับความรู้สึก
ทำให้เนื้อความของโน้ตสั้นและเขียนหรือพิมพ์อย่างประณีตด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ หากคุณไม่มีลายมือที่ดีลองหาคนที่ใช่
ไปที่จุด หากคุณกำลังพูดขอบคุณคุณเลือกวลีหนึ่งหรือสองประโยคที่เตือนผู้รับว่าคุณขอบคุณเธอ แต่ไม่ได้รับรายละเอียดมากเกินไป หากคุณกำลังแสดงความยินดีกับใครสักคนให้ระบุสิ่งที่ควรทำและวิธีการที่คุณรับข้อมูล หากการมีส่วนร่วมของลูกค้าอยู่ในหนังสือพิมพ์ตัวอย่างเช่นตัดการประกาศและรวมไว้ในบัตรหรืออ้างอิงในบันทึกย่อของคุณ
ปิดท้ายบันทึกด้วย "จริงใจ" เซ็นชื่อในจดหมายพร้อมชื่อทางการและชื่อทางการถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับผู้รับ หากคุณคุ้นเคยมากกว่าชื่อแรกของคุณจะเหมาะสม
อีเมล์
อีเมลนำเสนอหัวข้อใหม่ของการอภิปรายเพื่อมารยาทการสื่อสารทางธุรกิจ กฎข้อแรกคือการรู้ว่าผู้รับของคุณยอมรับหรือชอบการติดต่อทางอีเมล
แสดงโปรไฟล์อีเมลที่น่าเชื่อถือ ที่อยู่และบรรทัดเรื่องของคุณควรระบุตัวได้และสะท้อนถึงสถานะธุรกิจหรืออาชีพของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งอีเมลไปยังลูกค้าควรเป็น "[email protected]" แทน "[email protected]"
ไม่จำเป็นต้องมีที่อยู่ภายในเช่นเดียวกับตัวอักษรดั้งเดิมดังนั้นเริ่มต้นด้วยคำทักทายซึ่งควรสะท้อนถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและเป็นทางการที่สุด อีเมลธุรกิจทั่วไปคือการไม่ทักทายง่าย ๆ ซึ่งบอกผู้รับว่าอีเมลนั้นมีไว้สำหรับเขา
อย่าใช้อีเมลเพื่อแก้ไขปัญหาทางธุรกิจที่ควรจัดการด้วยตนเอง หลีกเลี่ยงการเผชิญหน้าทางอีเมลและจำไว้ว่าอีเมลจะอยู่ตลอดไปบนฮาร์ดไดรฟ์และเซิร์ฟเวอร์และสามารถใช้ในศาลได้
หลีกเลี่ยงการเดินเล่นในอีเมลธุรกิจ หากคุณต้องมีรายละเอียดมากมายให้สร้างเอกสารสำหรับพวกเขาและแนบแทนการใส่ไว้ในส่วนของอีเมล
หลีกเลี่ยงอิโมติคอนสแลงคอมพิวเตอร์เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือเครื่องหมายคำถามมากกว่าหนึ่งครั้งและล็อคแคป หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาหรือรูปแบบลองพิมพ์บนหัวจดหมายและประเมินความเป็นมืออาชีพ หากดูเหมือนว่าจะไม่เป็นมืออาชีพบนกระดาษก็ไม่ได้เป็นมืออาชีพในอีเมล
ทำให้มืออาชีพปิดด้วย "ขอบคุณ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ข้อมูลธุรกิจและการติดต่อของคุณควรอยู่ในลายเซ็นอีเมลของคุณ ลายเซ็นที่สแกนหรือจัดรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่ยอมรับ หากคุณใช้เครื่องหมายคำพูดสโลแกนหรือข้อมูลอื่น ๆ ตามปกติให้ประเมินความเหมาะสมของสถานการณ์ทางธุรกิจ
