วิธีการจัดการกระบวนการจัดการสัญญา

การจัดการสัญญาคือการปฏิบัติให้แน่ใจว่ามีการติดตามพารามิเตอร์ของสัญญาตามแนวทางที่ระบุไว้ในสัญญา ด้วยเหตุนี้การจัดการวงจรชีวิตของสัญญาอย่างต่อเนื่องจึงต้องมีการปฏิบัติตามเพื่อให้มั่นใจว่าสัญญานั้นได้ปฏิบัติตามบริบทที่เหมาะสม ประเภทของสัญญาที่ถูกจัดการตั้งแต่สัญญาจ้างจนถึงสัญญาก่อสร้างทั้งหมดสามารถจัดการได้อย่างถูกต้องโดยทำตามวิธีการเดียวกัน

อ่านสัญญาอย่างครบถ้วน เน้นจุดข้อมูลที่สำคัญรวมถึงกรอบเวลาและวันที่ครบกำหนด ทำเครื่องหมายวันสำคัญเหล่านั้นในปฏิทินหรือแอปพลิเคชันการจัดตารางเวลาอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเข้าใจและตรวจสอบเวลาที่เสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมาย เน้นประเด็นสำคัญของสัญญาที่ระบุหน้าที่งานและความรับผิดชอบตามสัญญาโดยรวมของบุคลากรสำคัญที่มีชื่ออยู่ในสัญญา ตัวอย่างเช่นสัญญาก่อสร้างอาคารใหม่จะตั้งชื่อหัวหน้าคนงานเป็นจุดติดต่อและผู้รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่างานรับเหมาช่วงทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลา

กำหนดการอัปเดตการประชุมและการนัดหมายล่วงหน้าก่อนวันครบกำหนดทุกครั้งที่ระบุไว้ภายในพารามิเตอร์ของสัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการประชุมแบบเห็นหน้าหรือทางโทรศัพท์กับผู้รับผิดชอบเพื่ออัพเดทความคืบหน้าโดยรวมของสัญญา ใช้การประชุมระหว่างกาลเป็นวิธีในการวัดความคืบหน้าโดยรวมของสัญญาและเพื่อแก้ไขปัญหาและข้อกังวลที่เกิดขึ้น

เก็บบันทึกย่ออย่างละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่ถูกพูดถึงเมื่อใดและที่ไหนสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการทำสัญญา ตรวจสอบกับฝ่ายที่กล่าวว่าเป็นประจำและเป็นประจำ ส่งอีเมลหรือโทรศัพท์สัปดาห์ละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้ตามกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ในบริบทของสัญญาขั้นสุดท้าย

ให้ผู้จัดการและผู้รับเหมาช่วงทุกคนมีส่วนร่วมในสัญญาส่งรายละเอียดอัปเดตให้คุณเป็นรายสัปดาห์ ส่งการอัปเดตที่ส่งทางอีเมลโทรสารหรือจดหมายดั้งเดิมเพื่อรักษาความคืบหน้าของสัญญาทั้งหมด เก็บการติดต่อทั้งหมดไว้ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย

รักษารายการวัสดุที่ใช้อย่างถูกต้องและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง, วัสดุที่จำเป็น, ตารางการขนส่งและการรับ, ตารางการทำงานตามสัญญา, ชั่วโมงแรงงานที่เกิดขึ้นสำหรับการเสร็จสิ้นสัญญาและข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีผลต่องบประมาณของสัญญา ทบทวนประเมินและประเมินงบประมาณสัญญาทุกสี่ถึงหกสัปดาห์เพื่อค้นหาวิธีการลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิต

จัดการประชุมเพิ่มเติมเพื่อหารือเกี่ยวกับสัญญาเมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นหรือมีปัญหาเกิดขึ้นกับคุณ อย่ารอให้ข้อกังวลกลายเป็นประเด็นสำคัญพยายามหลีกเลี่ยงปัญหาที่ใหญ่กว่าด้วยการค้นหาวิธีแก้ไขปัญหาก่อนในกระบวนการ