คู่มือมีความสำคัญต่อการทำงานขั้นพื้นฐานขององค์กร หากไม่มีกฎพื้นฐานและขั้นตอนการทำงานมีพื้นที่มากเกินไปสำหรับความเข้าใจผิดและการละเมิดโดยบุคคลที่องค์กรพึ่งพาเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงแม้ว่ากระดาษโน้ตแบบง่าย ๆ ที่เข้าใจง่ายบนผ้าเช็ดปากค็อกเทลนั้นเป็นคู่มือ แต่พนักงานและอาสาสมัครต่างก็มีแนวโน้มที่จะเคารพคู่มือที่ผลิตขึ้นมาอย่างดี Microsoft Publisher เป็นหนึ่งในโปรแกรมทั่วไปที่สามารถช่วยคุณสร้างได้
รายการที่คุณจะต้อง
-
คอมพิวเตอร์
-
Microsoft Publisher
-
โปรแกรมประมวลผลคำ
-
โปรแกรมสเปรดชีต (ตัวเลือก)
-
โปรแกรมกราฟิก (ไม่จำเป็น)
-
ภาพ (ไม่จำเป็น)
เขียนข้อความในคู่มือของคุณโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ แก้ไขและจัดรูปแบบราวกับว่าเป็นเอกสารสุดท้าย
เปิด Microsoft Publisher สร้างเทมเพลตหน้าใน Microsoft Publisher โดยการสร้างเอกสารหน้าเดียวตามข้อกำหนดของคุณ นี่เป็นรูปแบบพื้นฐานและรูปแบบของหน้าคู่มือแต่ละหน้า คุณลักษณะบางอย่างของเทมเพลตประกอบด้วยขนาดหน้าส่วนหัวส่วนท้ายการกำหนดหมายเลขหน้าเส้นขอบและสีพื้นหลังหรือลายน้ำ
สร้างกล่องข้อความขนาดครึ่งหนึ่งของพื้นที่ใช้งานบนหน้าเทมเพลตของคุณ แนวนอนครึ่งแนวนอนหรือครึ่งแนวตั้งก็ใช้ได้
สร้างหน้าเพิ่มเติมในเอกสาร Publisher ของคุณจนกว่าคุณจะมีจำนวนหน้าเท่ากับสองเท่าของจำนวนหน้าในเอกสารประมวลผลคำของคุณ
คัดลอกเนื้อหาทั้งหมดของหน้าเทมเพลต วางลงในหน้าทั้งหมดในเอกสาร
กลับไปที่เอกสารประมวลผลคำของคุณ เลือกเนื้อหาทั้งหมดของเอกสารโดยกด "CTRL + A" คัดลอกและวางลงในกล่องข้อความในหน้าแรกของเอกสาร Publisher ของคุณ เนื่องจากข้อความจะไม่พอดีกับกล่องข้อความทั้งหมด Publisher จะถามคุณว่าคุณต้องการที่จะ "Autoflow" สิ่งที่คุณวางไว้หรือไม่ เลือก "ใช่" ซึ่งจะทำให้ข้อความหกลงในกล่องข้อความอื่นเรียงตามลำดับคำ มันจะย้ายข้อความจากกล่องหนึ่งไปยังกล่องอื่นโดยอัตโนมัติเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง
ผ่านหน้าเอกสาร Publisher โดยหน้าสังเกตว่าข้อความจะระบุสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับภาพ หากหน้าไม่รับประกันภาพเพิ่มขนาดของกล่องข้อความเพื่อเติมเต็มหน้า คุณสมบัติ Autoflow จะย้ายข้อความโดยอัตโนมัติเพื่อรองรับ
สร้างภาพเพื่อแทรกในตำแหน่งที่คุณต้องการ ใช้โปรแกรมกราฟิกสำหรับภาพถ่ายและรูปภาพอื่น ๆ ใช้โปรแกรมสเปรดชีตสำหรับกราฟ ใช้ฟังก์ชันการวาดใน Publisher เองเพื่อสร้างผังงานและแผนผังองค์กร
คัดลอกและวางภาพที่คุณสร้างลงบนหน้าที่เหมาะสม ปรับขนาดให้เหมาะสมจากนั้นปรับขนาดกล่องข้อความเพื่อเติมช่องว่างที่เหลือ คุณลักษณะ Autoflow อีกครั้งจะปรับเอกสารที่เหลือ ทำตามขั้นตอนนี้ตามลำดับหน้าเสมอเนื่องจากการป้อนข้อความอัตโนมัติอาจย้ายข้อความที่คุณใส่กุญแจไปยังภาพในภายหลังในเอกสาร
ผ่านหน้าเอกสารของคุณทีละหน้าทำการปรับและแก้ไขขั้นสุดท้าย หากคุณต้องการหน้าชื่อสำหรับส่วนต่างๆเพิ่มพวกเขาในเวลานี้
พิมพ์และผูกเอกสาร หากคุณไม่มีอุปกรณ์ที่พร้อมใช้งานสำนักงานจัดหาในพื้นที่ของคุณหรือร้านพิมพ์สามารถผลิตคู่มือของคุณในราคาที่เหมาะสม
