โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบรรทัดล่างของ บริษัท ขึ้นอยู่กับรายงานที่คุณจะส่งมอบให้กับผู้นำองค์กรหลังการเยี่ยมชม ส่วนที่ง่ายของงานของคุณคือการให้พนักงานประจำโรงงานพาคุณไปยังสำนักงานและพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการประเมิน ส่วนที่ยากคือทำให้แน่ใจว่าคุณได้ทัวร์และการนำเสนอที่ให้ภาพที่ถูกต้องเกี่ยวกับจุดสนใจที่คุณถูกเรียกเก็บเงินจากการตรวจสอบและประเมินผล เมื่อคุณประเมินเสร็จแล้วให้ร่างรายงานการเยี่ยมชมอุตสาหกรรมเพื่อสรุปผลการวิจัยของคุณ
รู้กฏหมาย
เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทราบว่ารายงานการเยี่ยมเยียนอุตสาหกรรมนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย แต่ประกอบด้วยข้อมูลที่รวบรวมโดยนายจ้างบางรายโดยสมัครใจเพื่อประเมินความปลอดภัยและการจัดการความเสี่ยงของ บริษัท มันไม่ได้เป็นข้อกำหนดของพระราชบัญญัติความปลอดภัยและอาชีวอนามัยของรัฐบาลกลางปี 1970 หรือที่เรียกว่า OSHA อย่างไรก็ตามแต่ละรัฐมีข้อกำหนดของตัวเองภายใต้ OSHA ดังนั้นโปรดทราบกฎที่ใช้กับองค์กรของคุณ รายงานการเยี่ยมเยียนอุตสาหกรรมจะมีประโยชน์ในการนำเสนอข้อมูลความปลอดภัยและการจัดการความเสี่ยงแก่ผู้ประกันตนที่มีศักยภาพและยังช่วยให้องค์กรกำหนดวิธีในการปรับปรุงมาตรการความปลอดภัยของพนักงาน
ระมัดระวังและจดบันทึก
ในการเขียนรายงานการเยี่ยมชมอุตสาหกรรมคุณภาพสูงสิ่งสำคัญคือต้องใช้วิธีการรวบรวมข้อมูลหลายวิธี: พกแผ่นรองปากกาและอุปกรณ์ดิจิตอลเพื่อจดบันทึกหัวข้อที่คุณได้รับมอบหมายให้รวบรวม ติดตามการสังเกตและรวบรวมเอกสารประกอบคำบรรยายที่ได้รับจากโฮสต์ของคุณ ใคร่ครวญการเยี่ยมชมของคุณและจดบันทึกเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน สิ่งนี้จะมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการเยี่ยมชมเว็บไซต์อุตสาหกรรมที่ใช้เวลาหลายวัน
ถามคำถาม
อย่าลังเลที่จะถามคำถามและค้นหาคำตอบอย่างละเอียดและคงอยู่เมื่อจำเป็นสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ขอเอกสารประกอบและติดตามข้อมูลเฉพาะ จดบันทึกวันที่หรือวันที่ที่คุณเยี่ยมชมสาขาและสถานที่ตั้งจำนวนพนักงานและตารางฟุตของอาคาร การแนบแผนที่ของพื้นที่ที่เข้าชมนั้นมีประโยชน์เช่นกัน สังเกตแผนกต่างๆจำนวนพนักงานในแต่ละแผนกและชื่อของแผนกที่คุณพูดด้วย
รู้ว่าจะรวมอะไร
เริ่มรายงานการเยี่ยมชมอุตสาหกรรมโดยระบุวัตถุประสงค์ของการเยี่ยมชมของคุณและปฏิบัติตามแต่ละข้อสังเกตที่เกิดขึ้นว่ามีการบรรลุตามวัตถุประสงค์หรือไม่ รายละเอียดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ก็มีประโยชน์เช่นกัน รวมถึงรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับการตรวจสอบการปฏิบัติงานและความปลอดภัยและองค์ประกอบอื่น ๆ ที่หลากหลายซึ่งเป็นเอกลักษณ์ของไซต์อุตสาหกรรมที่คุณกำลังเยี่ยมชม อุปกรณ์ความปลอดภัยในสถานที่และคุณสมบัติอื่น ๆ ที่รับรองความปลอดภัยของพนักงาน (และลูกค้าถ้ามี) ควรได้รับการจดบันทึก
สรุปเอกสารของมาตรการความปลอดภัย
รายงานของคุณควรมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนโยบายแผนกและขั้นตอนที่รับผิดชอบเพื่อความปลอดภัย ตรวจสอบและรวมถึงบันทึกสรุปความปลอดภัยซึ่งมักจะรวมถึงบันทึกการบำรุงรักษายานพาหนะการตรวจสอบการทดสอบยาและบันทึกความปลอดภัยของ OSHA ข้อมูลการชดเชยผู้ปฏิบัติงานยังสามารถรวม การเตรียมคำศัพท์หรือดัชนีที่ติดตามสิ่งที่แนบมาที่ได้รับระหว่างการเยี่ยมชมของคุณเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ รวมทั้งร่างบทสรุปผู้บริหารแบบหน้าเดียวที่สังเคราะห์ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในรายงานของคุณ วางไว้ที่ด้านหน้าของเอกสารการนำเสนอเพื่อให้ผู้ที่ต้องการภาพรวมของการเข้าชมสามารถรับสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วจากหน้านี้
ให้คำแนะนำ
รายงานของคุณควรครอบคลุมข้อสรุปและคำแนะนำตามการสังเกตของคุณในระหว่างการเยี่ยมชม จงตรงไปตรงมามีเป้าหมายและรวบรัดในการสร้างมัน ใช้ดุลยพินิจเมื่อรวมถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งมาในแบบของคุณอันเป็นผลมาจากการอยู่ในไซต์ คำแนะนำของคุณสำหรับมาตรการความปลอดภัยที่ปรับปรุงแล้วอาจเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของรายงาน หาก บริษัท ไม่ได้จัดให้มีการฝึกอบรมด้านความปลอดภัยอย่างสม่ำเสมอและอัปเดตเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดโปรดทราบว่าจะรวมเข้ากับวัฒนธรรมของ บริษัท ได้อย่างไร ข้อเสนอแนะสามารถเป็นได้ทั้งเชิงรุกและเชิงรับโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแสดงให้เห็นว่า บริษัท และพนักงานควรมีปฏิกิริยาอย่างไรในสถานการณ์ฉุกเฉินในที่ทำงาน ควรมีการเตรียมความพร้อมรับมือกับภัยพิบัติด้วย
เป็นบรรณาธิการของคุณเอง
เมื่อคุณรวบรวมบันทึกย่อของคุณและเขียนรายงานตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยนโยบายของ บริษัท ในด้านความยาวและเนื้อหาที่ต้องการ หากสิ่งนี้ไม่ได้ถูกจัดเตรียมไว้สำหรับคุณให้ตั้งเป้าหมายรายงานห้าหน้าพร้อมแนบไฟล์แนบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขหน้ารายงาน การเพิ่มหัวเรื่องสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหัวเรื่องย่อยช่วยจัดระเบียบเนื้อหาและเพิ่มความสามารถในการอ่าน ตรวจสอบข้อเท็จจริงอีกครั้งกับบันทึกย่อของคุณ แน่นอนเรียกใช้ตัวตรวจการสะกดแล้วให้รายงานการอ่านครั้งที่สองเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาด และที่สำคัญที่สุดคือส่งรายงานเว็บไซต์อุตสาหกรรมทันที
