ในฐานะนายจ้างคุณต้องตระหนักถึงกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางที่กำหนดประเภทของข้อมูลที่ควรเก็บรักษาไว้ในไฟล์บุคลากร เอกสารบุคลากรที่จำเป็นบางอย่างรวมถึงข้อมูลการติดต่อส่วนบุคคลสำหรับพนักงานสถานะการทำงานข้อมูลเงินเดือนและข้อมูลประสิทธิภาพ
ข้อมูลการจ้างงาน
ข้อมูลการจ้างงานในไฟล์บุคลากรมักจะมาในรูปแบบของการสมัครงานหรือเอกสารจ้างใหม่ ไฟล์ดังกล่าวอาจรวมถึงสำเนาจดหมายเสนองานที่ส่งถึงพนักงานและใบเสร็จรับเงินที่ลงนามจากพนักงานโดยยอมรับว่าเขาได้รับสำเนาหนังสือคู่มือพนักงานของ บริษัท แม้ว่าไฟล์บุคลากรสำหรับพนักงานจะต้องมีวันเดือนปีเกิดเพื่อจุดประสงค์ในการรับผลประโยชน์มันเป็นเรื่องผิดกฎหมายที่จะได้รับข้อมูลนี้เพื่อใช้ในการพิจารณาว่าจะจ้างบุคคลนั้นหรือไม่
สถานะการทำงาน
สถานะการทำงานเป็นเอกสารทางกฎหมายที่พิสูจน์ได้ว่าพนักงานสามารถทำงานในสหรัฐอเมริกาได้ เพื่อเป็นการพิสูจน์สถานะการทำงานไฟล์บุคลากรของพนักงานจะต้องมีสำเนาบัตรประกันสังคมของพนักงาน หากพนักงานไม่ได้เป็นพลเมืองของสหรัฐอเมริกาให้กรอกแบบฟอร์ม I-9 ที่สมบูรณ์ (ซึ่งไม่ใช่พลเมืองของสหรัฐอเมริกาเทียบเท่ากับแบบฟอร์ม W-4) สำเนาหนังสือเดินทางของพนักงานและสำเนาวีซ่าทำงานของพนักงาน ในไฟล์บุคลากรของพนักงาน
บัญชีเงินเดือน
อีกองค์ประกอบหลักของไฟล์บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือน นายจ้างจะต้องรักษาแบบฟอร์มภาษี W-4 ของรัฐบาลกลางที่เป็นปัจจุบัน พร้อมกับฟอร์ม W-4 ไฟล์บุคลากรสามารถมีแผ่นเวลาสำหรับรอบระยะเวลาการชำระเงินที่พนักงานใช้งาน หากพนักงานมีเงินใด ๆ ที่ได้รับการตกแต่งอย่างถูกกฎหมายจากคำสั่งศาลคำสั่งศาลหรือสำเนาของข้อกำหนดจะต้องอยู่ในไฟล์บุคลากร
ข้อมูลประสิทธิภาพ
การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นอีกส่วนหนึ่งของไฟล์บุคลากรของพนักงาน สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงสำเนาของเป้าหมายระดับมืออาชีพของพนักงานและการประเมินประสิทธิภาพที่เขียนโดยหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงาน หากเหมาะสมไฟล์บุคลากรจะมีการตำหนิหรือคำเตือนใด ๆ ที่พนักงานได้รับระหว่างการทำงานกับ บริษัท
ข้อมูลภาษีของรัฐ
หากรัฐที่คุณดำเนินธุรกิจของคุณมีภาษีของรัฐคุณจะต้องรักษาฟอร์ม W-4 สำหรับภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่นเดียวกับแบบฟอร์มภาษี W-4 ของรัฐบาลกลางแบบฟอร์มรัฐควรได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยและเก็บรักษาไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงานเป็นบันทึกสำรองสำหรับการหักเงินที่เหมาะสมจากเงินเดือนของพนักงานและในกรณีที่มีการตรวจสอบโดย IRS หรือ หน่วยงานจัดเก็บภาษีของรัฐ
