ฉันจะส่งจดหมายถึงคณะกรรมการได้อย่างไร

ไม่มีกฎที่ยากและรวดเร็วเมื่อเขียนถึงคนหลายคนซึ่งประกอบด้วยคณะกรรมการซึ่งหมายความว่าคุณมีทางเลือกหลายทางในการตอบจดหมายของคุณ โดยทั่วไปคุณจะต้องเตรียมจดหมายหนึ่งฉบับเมื่อคณะกรรมการมีขนาดใหญ่มากและยุ่งยากที่จะกล่าวถึงผู้กำกับแต่ละคน สำหรับบอร์ดขนาดเล็กคุณสามารถเขียนจดหมายแยกต่างหากสำหรับแต่ละบุคคลและใช้สัญลักษณ์ "สำเนาคาร์บอน" เพื่ออ้างอิงผู้รับอื่น ๆ

เมื่อเขียนถึงกระดานขนาดใหญ่

ในกรณีที่คณะกรรมการประกอบด้วยบุคคลตั้งแต่ห้าคนขึ้นไป - จำนวนนี้เป็นแนวทางไม่ใช่กฎ - เป็นเรื่องปกติที่จะเตรียมจดหมายหนึ่งฉบับที่ส่งถึงคณะกรรมการเป็นกลุ่มและส่งไปยัง บริษัท ที่พวกเขาปกครอง นี่คือตัวอย่าง:

คณะกรรมการ บริษัท

บริษัท ABC Property

123 ถนนในเมือง

ซานฟรานซิสโก, แคลิฟอร์เนีย 94105

คำทักทายของคุณควรอ่าน "เรียนคณะกรรมการ:" หรือ "เรียนสมาชิกคณะกรรมการ:" ตามด้วยเครื่องหมายโคลอนไม่ใช่เครื่องหมายจุลภาค หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจหรือสมาชิกในบอร์ดท่านสามารถใช้คำทักทายอย่างไม่เป็นทางการ "Dear Board" หรือ "Dear all:"

ใช้บล็อกการกระจาย

เนื่องจากบอร์ดจำนวนมากพบกันนาน ๆ ครั้งบางทีอาจจะทุกเดือนหรือมากกว่านั้นคุณอาจต้องการส่งสำเนาจดหมายกลุ่มไปยังสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคนที่บ้านหรือที่อยู่ธุรกิจถาวรของพวกเขา เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณถูกอ่านและสามารถดำเนินการได้ล่วงหน้าก่อนการประชุมคณะกรรมการครั้งต่อไป เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ให้เขียนบล็อกการแจกจ่ายที่ท้ายจดหมายระบุชื่อและที่อยู่ของสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคน พิมพ์จดหมายหลายฉบับแล้วส่งสำเนาให้แต่ละคนในรายชื่อการแจกจ่าย

เมื่อเขียนถึงกระดานขนาดเล็ก

เมื่อกล่าวถึงคณะกรรมการที่มีขนาดเล็กกว่าเช่นที่มีกรรมการสามหรือสี่คนคุณควรระบุรายชื่อผู้รับแต่ละคน ตอนนี้ที่อยู่บล็อกของคุณมีลักษณะดังนี้:

นางสาวโรบินเบิร์ชประธาน

Mr. Jack Haslam ผู้อำนวยการ

ดร. โอลิเวียโบลเวอร์ผู้อำนวยการ

คณะกรรมการ บริษัท ABC Property Corporation

123 ถนนในเมือง

ซานฟรานซิสโก, แคลิฟอร์เนีย 94105

คำทักทายของคุณควรระบุชื่อกรรมการในลำดับเดียวกันกับบล็อกที่อยู่: "เรียนคุณเบิร์ช, นาย Haslam และ Dr. Blower:" คุณควรใช้ชื่อจริงถ้าคุณรู้จักชื่อผู้รับดีและนี่เป็นเรื่องปกติของคุณ โหมดการสื่อสาร มารยาทต้องการให้คุณส่งจดหมายแยกต่างหากให้กับแต่ละคนดังนั้นพิมพ์และเซ็นชื่อต้นฉบับของจดหมายและซองจดหมายสำหรับผู้รับแต่ละคน

ใช้สัญลักษณ์ CC

ในกรณีที่สมาชิกของคณะกรรมการตั้งอยู่ในที่อยู่ที่แตกต่างกันก็ควรที่จะเขียนจดหมายถึงผู้รับแต่ละคน ที่นี่คุณควรใช้สัญลักษณ์ "สำเนาความสุภาพ" หรือ "ข้อความคัดลอก" เพื่อให้ผู้รับแต่ละคนทราบว่าใครได้รับจดหมาย ทำสิ่งนี้โดยเพิ่มตัวอักษร "cc:" ตามด้วยชื่อผู้รับอื่น ๆ ที่ด้านล่างของตัวอักษรด้านล่างลายเซ็นของคุณและชื่อที่พิมพ์ นี่คือตัวอย่างของการจัดรูปแบบ:

นางสาวโรบินเบิร์ชประธาน

คณะกรรมการ บริษัท ABC Property Corporation

123 ถนนในเมือง

ซานฟรานซิสโก, แคลิฟอร์เนีย 94105

เรียนคุณเบิร์ช:

หนังสือ

ขอแสดงความนับถือ

ชื่อของคุณ

CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower

คุณจะส่งจดหมายฉบับที่สองถึง "Mr. Jack Haslam" สำเนาถึง "Ms. Robin Birch และ Dr. Olivia Blower" เป็นต้น เป็นความคิดที่ดีที่จะพิสูจน์อักษรทุกสำเนาของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รวมชื่อผู้รับที่ถูกต้องและชื่อที่สุภาพเรียบร้อย