วิธีที่เหมาะสมในการแทรกจดหมายธุรกิจลงในซองจดหมาย

จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ลดจำนวนจดหมายปกติที่ส่งทางไปรษณีย์รายวันลงอย่างมาก แม้ว่าจะมีข้อดีหลายประการในการใช้อีเมลสำหรับการติดต่อทางธุรกิจส่วนใหญ่ แต่ก็ยังมีอีกหลายกรณีที่ควรใช้ "หอยทาก" แบบเก่ากว่าเช่นเมื่อต้องการลายเซ็นดั้งเดิม จดหมายธุรกิจเหล่านี้มักจะถูกสร้างขึ้นอย่างเป็นทางการมากกว่าข้อความอีเมล มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามอนุสัญญาทั้งในรูปแบบของตัวอักษรและวิธีการพับจดหมายเพื่อให้พอดีกับซองจดหมายขนาดธุรกิจ

วางตัวอักษรราบลงบนโต๊ะโดยหงายด้านขวาขึ้น วางไม้บรรทัดตามด้านใดด้านหนึ่งของจดหมาย จัดตำแหน่งส่วนท้ายของไม้บรรทัดให้ตรงกับส่วนบนของหน้า พับขอบด้านล่างของตัวอักษรเบา ๆ จนกระทั่งเข้าที่บนไม้บรรทัดนั่นคือความยาวหนึ่งในสามของตัวอักษรจากขอบด้านบน ตัวอย่างเช่นหากความยาวของหน้าเป็น 11 นิ้ว 1/3 จากด้านบนของหน้าจะเป็น 11 นิ้วหารด้วย 3 = ประมาณ 3.5 นิ้ว อย่ากดแผ่นพับนี้อย่างแน่นหนา

พับขอบด้านบนของตัวอักษรลงจนตรงกับขอบพับที่ทำในขั้นตอนที่ 1 จัดตำแหน่งขอบทั้งหมดของตัวอักษรเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาตรงทั้งหมดอย่างสมบูรณ์ พับกระดาษให้ชิดขอบทั้งสองด้านอย่างแน่นหนา

เปิดแผ่นพับบนซองจดหมายธุรกิจด้วยมือเดียว ถือจดหมายในมืออื่น ๆ เพื่อให้ส่วนบนของจดหมายจะอยู่ด้านบนของจดหมาย เลื่อนตัวอักษรลงในซองจดหมาย แทรกมุมด้านล่างอันหนึ่งของปลายจดหมายยาวเข้าไปในปากซองจดหมายจากนั้นอีกด้านหนึ่งหากซองจดหมายเป็นประเภทที่มีช่องเปิดอยู่อีกด้านหนึ่ง แทรกตัวอักษรสั้น ๆ หนึ่งตัวเข้าไปในปากซองจดหมายหากช่องเปิดอยู่ที่ปลายด้านสั้นของซองจดหมาย ปิดผนึกซอง

เคล็ดลับ

เมื่อใช้ซองจดหมายที่เปิดท้ายสั้น ๆ จะเป็นการง่ายกว่าที่จะแทรกตัวอักษรหากคุณเปิดซองจดหมายไว้เล็กน้อยโดยวางนิ้วโป้งและนิ้วชี้ไว้ที่ด้านข้างของซองจดหมาย นี่จะเป็นการเปิดซองจดหมายที่กว้างขึ้น