วิธีการจัดสัมมนา

หากคุณเป็นวิทยากรที่ปรึกษาหรือนักการศึกษาการสัมมนาอาจเป็นธุรกิจของคุณ หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจอีกรายการสัมมนาอาจเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการทำตลาดธุรกิจของคุณ ไม่ว่าเหตุผลของคุณในการจัดการสัมมนาควรทำตามขั้นตอนพื้นฐานเดียวกันเพื่อสร้างกิจกรรมที่ดำเนินไปอย่างราบรื่นและสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วม

เลือกหัวข้อของคุณ หากคุณเป็นที่ปรึกษาหรือผู้พูดอาจเป็นไปได้ว่าคุณถูกขอให้พูดกับกลุ่มเกี่ยวกับหัวข้อที่กำหนด หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่จัดการสัมมนาเพื่อส่งเสริมธุรกิจของคุณคุณควรเลือกหัวข้อที่จะดึงดูดลูกค้าเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นทนายความอาจจัดสัมมนาฟรีให้กับประชาชนในการวางแผนอสังหาริมทรัพย์

เลือกสถานที่ของคุณ พยายามประเมินจำนวนผู้เข้าร่วมที่คุณมีและเลือกสถานที่ที่จะมีพื้นที่เหลือเฟือให้ทุกคนนั่งได้อย่างสะดวกสบาย คุณจะต้องคำนึงถึงราคาด้วยเมื่อเลือกสถานที่ สถานที่บางแห่งอาจมีค่าเช่าห้องพักหลายร้อยหรือหลายพันดอลลาร์ในขณะที่บางแห่งมีความเหมาะสมมากกว่า โรงแรมมักจะมีห้องจัดเลี้ยงที่ธุรกิจมักจะจัดประชุมบ่อยครั้งดังนั้นอาจเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นค้นหาสถานที่

สร้างและส่งคำเชิญทางไปรษณีย์ คำเชิญของคุณอาจมีตั้งแต่เอกสารง่าย ๆ ที่สร้างใน Microsoft Word ไปจนถึงการออกแบบแฟนซีที่ออกแบบโดยนักออกแบบมืออาชีพทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและรูปแบบของกิจกรรมของคุณ ส่งคำเชิญของคุณล่วงหน้าหลายสัปดาห์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาวางแผนที่จะเข้าร่วม อย่าส่งคำเชิญล่วงหน้าก่อนที่พวกเขาจะลืมก่อนถึงวันสัมมนาจริง นอกจากนี้คุณยังสามารถส่งอีเมลคำเชิญของคุณได้ แต่โปรดจำไว้ว่าพวกเขาอาจลงท้ายด้วยโฟลเดอร์สแปมของผู้รับหลายคน

ตัดสินใจว่าคุณจะเสนออาหารกลางวันหรือเครื่องดื่มเบา ๆ หากการสัมมนาของคุณจัดขึ้นเป็นเวลาหลายชั่วโมงมันเป็นสัมผัสที่ดีที่จะมีเครื่องดื่มเบา ๆ หากการสัมมนาของคุณเริ่มต้นในตอนเช้าหรือวิ่งข้ามชั่วโมงอาหารกลางวันขอแนะนำให้เตรียมอาหารกลางวัน สถานที่บางแห่งมีข้อกำหนดที่คุณต้องใช้บริการของพนักงานขายอาหารในโรงแรมเมื่อจัดงานที่สถานที่ ให้แน่ใจว่าคุณรู้กฎของสัญญาก่อนที่จะสั่งเครื่องดื่ม

สร้างเอกสารการนำเสนอของคุณ ทำสำเนาเอกสารประกอบคำบรรยายหรือพิมพ์ที่เครื่องพิมพ์ระดับมืออาชีพ คุณอาจต้องการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint เพื่อให้คุณมีภาพอ้างอิงเมื่อคุณหรือผู้พูดกำลังนำเสนอเนื้อหา คุณสามารถสร้างเอกสารประกอบคำบรรยายสำหรับผู้เข้าร่วมได้อย่างง่ายดายโดยเลือก "เอกสารประกอบคำบรรยาย" ภายใต้ตัวเลือกการพิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกสามรายการต่อหน้าและผู้เข้าร่วมของคุณจะสามารถจดบันทึกได้โดยตรงในเอกสารประกอบคำบรรยาย

ไม่กี่วันก่อนกิจกรรมจบจำนวนผู้เข้าร่วมของคุณตาม RSVP ของคุณ หากคุณเลือกคุณสามารถโทรหาคนอื่นที่คุณได้รับเชิญให้เตือนพวกเขาเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณและให้โอกาสครั้งสุดท้ายแก่พวกเขาในการลงทะเบียน ฝากข้อความถึงใครก็ตามที่คุณไม่สามารถเข้าถึงได้ถ้าเป็นไปได้และแนะนำให้พวกเขาโทรหาคุณโดยเร็วที่สุดหากพวกเขาวางแผนที่จะเข้าร่วม

สร้างแผ่นลงชื่อเข้าใช้และป้ายชื่อ เป็นเรื่องที่ดีสำหรับผู้เข้าร่วมการสัมมนาเพื่อพบปะผู้อื่นและเห็นชื่อของพวกเขาและจากที่ใด มันกำจัดความรู้สึกอึดอัดบางอย่างที่ผู้คนมีเมื่อแนะนำตัวเองให้รู้จักกับคนใหม่ แผ่นลงชื่อเข้าใช้จะพิสูจน์ว่ามีประโยชน์หากคุณวางแผนที่จะเสนอเครดิตการศึกษาต่อเนื่องประเภทใด ๆ ให้กับผู้เข้าร่วมของคุณหรือถ้าคุณเพียงต้องการติดต่อกับผู้เข้าร่วมของคุณหลังจากการสัมมนา คุณสามารถขอชื่อที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล ก็ควรที่จะเสนอกล่องที่พวกเขาสามารถตรวจสอบได้ว่าพวกเขาไม่ต้องการรับการสื่อสารเพิ่มเติมจากคุณหรือไม่

สร้างแพ็กเก็ตสำหรับการตั้งค่าแต่ละตาราง คุณอาจต้องการใส่โบรชัวร์และสื่อส่งเสริมการขายอื่น ๆ เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องให้บางสิ่งบางอย่างสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณในการเขียนและปากกาสำหรับพวกเขาที่จะเขียนด้วย หากคุณไม่มีรายการเหล่านี้ที่มีโลโก้ธุรกิจของคุณอยู่สถานที่ที่คุณจัดกิจกรรมอาจมีปากกาและแผ่นรองที่พวกเขายินดีให้บริการ

ยืนยันรายละเอียดกับผู้ติดต่อของคุณในสถานที่ของคุณสองสามวันก่อนงานของคุณ นอกจากนี้คุณควรยืนยันการนับหัวหน้าครั้งสุดท้ายกับผู้ขายอาหารของคุณหากคุณมีอาหารทาน อย่าลืมบอกคนขายอาหารของคุณว่าคุณต้องการให้พวกเขาจัดหาผลิตภัณฑ์กระดาษเช่นแผ่นผ้าเช็ดปากหรือถ้วย ทำการชำระเงินใด ๆ ที่จำเป็น สถานที่และผู้ให้บริการอาหารบางแห่งต้องการการชำระเงินล่วงหน้าในขณะที่คนอื่น ๆ ยินดีเก็บเงินในวันที่มีงาน

จัดสถานที่ของคุณในวันก่อนหรือเช้าของกิจกรรมของคุณ คุณจะต้องแน่ใจว่าเจ้าหน้าที่สถานที่ของคุณมีห้องที่ตั้งค่าตามที่คุณถาม คุณจะต้องวางแพ็กเก็ตและวัสดุอื่น ๆ ในแต่ละสถานที่ก่อนแขกของคุณจะมาถึง เดินไปรอบ ๆ ห้องและให้แน่ใจว่าทุกคนจะมีมุมมองที่ชัดเจนของคุณหรือลำโพงของคุณที่ด้านหน้าของห้อง

วางแผนสำหรับตัวคุณเองหรือตัวแทนจาก บริษัท ของคุณที่จะเข้าร่วมเมื่อแขกคนแรกจะเริ่มมาถึงวันที่จัดงานของคุณ คุณจะต้องทักทายผู้คนและนำพวกเขาไปยังแผ่นลงชื่อเข้าใช้ที่ตั้งของห้องน้ำและเครื่องดื่ม

เคล็ดลับ

• พยายามจัดระเบียบให้มากที่สุดเมื่อวางแผนการสัมมนาของคุณ รายละเอียดเล็ก ๆ อาจทำให้คุณรู้สึกลำบากและยิ่งมีการจัดการมากขึ้นคุณจะนำไปสู่กิจกรรมยิ่งราบรื่นยิ่งขึ้นในวันสำคัญ

การเตือน

คุณจะมีผู้เข้าร่วมบางคนที่จองที่นั่งไว้ในงานสัมมนาของคุณซึ่งจะไม่แสดงในวันที่จัดงาน เกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นหรือมีปัญหาอื่น ๆ ที่ทำให้บางคนไม่สามารถมาได้ อย่าปล่อยให้มันรบกวนคุณ โอกาสที่จะมีหนึ่งหรือสองคนที่ปรากฏขึ้นในนาทีสุดท้ายและถามว่าพวกเขายังสามารถเข้าร่วม