ในการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องติดตามงานเอกสาร สัญญา ข้อเสนอ ใบแจ้งหนี้ ธนบัตร ใบอนุญาต แม้ในศตวรรษที่ 21 เมื่อเอกสารส่วนใหญ่เป็นดิจิทัลการจัดการไฟล์ยังคงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้การดำเนินการด้านการจัดการของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น หลักการจัดการเอกสารทางธุรกิจหลายอย่างยังคงเหมือนเดิมไม่ว่าจะเป็นระบบจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลของคุณบนแล็ปท็อปหรือในระบบคลาวด์
หลักการจัดการไฟล์
กฎพื้นฐานของการจัดการไฟล์ที่ดีคือระบบควรทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น หากไม่เป็นเช่นนั้นแสดงว่าไม่มีประโยชน์ใด ๆ
ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีไม่ว่าจะเป็นตู้เหล็กหรือคลาวด์ควรทำให้การจัดเก็บเอกสารเป็นเรื่องที่น่าเบื่อและยาก คุณไม่ควรใช้เวลาหลายนาทีเพียงแค่หาว่าไฟล์รายงานการขายของเดือนนี้เข้าสู่ระบบใดและควรดึงข้อมูลที่คุณต้องการได้ง่าย การจัดเก็บที่ดีนั้นไม่ได้ขึ้นอยู่กับคน: ถ้าผู้ช่วยผู้ดูแลระบบหรือบุคคลไอทีของคุณออกจากงานการแทนที่ของพวกเขาควรจะสามารถเข้าใจระบบได้ หมวดหมู่ไฟล์ควรมีความชัดเจนและง่ายต่อการระบุ ระบบควรทำให้ง่ายต่อการระบุและกำจัดบันทึกที่ไม่ได้ใช้งาน
ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับซอฟต์แวร์ ระบบการจัดเก็บเอกสารที่ล็อคธุรกิจของคุณให้เป็นผู้ขายรายเดียวหรือแพลตฟอร์มคอมพิวเตอร์หนึ่งเดียวสามารถพิสูจน์ปัญหาได้
ระบบต้องสามารถรองรับการเติบโตได้ ไฟล์สะสมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตเพิ่มลูกค้าใหม่และขยายพนักงาน ระบบที่ดีสามารถรองรับข้อมูลและการจัดเก็บเอกสารได้มากกว่าที่คุณต้องการ
ประโยชน์ของการจัดการไฟล์
การจัดการเอกสารธุรกิจที่ดีสามารถสร้างประโยชน์ที่เป็นรูปธรรมสำหรับธุรกิจของคุณ การจัดเก็บและดึงข้อมูลได้เร็วขึ้นช่วยประหยัดเวลาและทำให้พนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น หากระบบลดความผิดพลาดนั่นจะช่วยประหยัดเวลาและปัญหาได้มากมาย นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังจะขึ้นศาลหรืออยู่ระหว่างการตรวจสอบ: การไม่มีเอกสารสำคัญที่มีประโยชน์สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่มีความสุข
ระบบที่มีประสิทธิภาพและความคิดที่ดีช่วยลดจำนวนครั้งที่คุณต้องซื้ออุปกรณ์จัดเก็บและจำนวนพื้นที่ที่คุณต้องการเก็บไว้ นอกจากนี้ยังทำให้ง่ายต่อการฝึกอบรมบุคลากรใหม่ในการจัดทำไฟล์
สำเนาดิจิตอลและฮาร์ด
การใช้ระบบจัดการไฟล์ดิจิตอลมีข้อดีมากมาย การจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิตอลทำให้สามารถค้นหาเอกสารด้วยคำหลักซึ่งสามารถส่งเอกสารที่คุณต้องการในเวลาที่รวดเร็วขึ้น ระบบที่ดีมีข้อดีอื่น ๆ:
- สามารถจัดเก็บเอกสารได้หลากหลายประเภทเช่นไฟล์ประมวลผลคำอีเมลและ PDF
- มัน จำกัด การเข้าถึงเอกสารลับ
- มันตรวจสอบผู้ที่อ่านเอกสารอะไร
- หากใครทำการเปลี่ยนแปลงคุณสามารถติดตามได้ หากจำเป็นคุณสามารถยกเลิกได้
- การควบคุมเมื่อเอกสารเก่าสามารถลบได้
- ง่ายต่อการเข้าถึงและแก้ไขเอกสารด้วยโทรศัพท์มือถือและอุปกรณ์พกพาอื่น ๆ
อย่างไรก็ตามเอกสารบางส่วนจะต้องอยู่ในรูปแบบเอกสารที่เป็นสำเนาแม้ว่าคุณจะสแกนและแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล กฎระเบียบมักจะกำหนดให้คุณเก็บสำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจและใบอนุญาตลงบนกระดาษไม่ใช่เฉพาะในไซเบอร์สเปซ เอกสารอื่น ๆ ที่อาจคุ้มค่าที่จะเก็บไว้ในสำเนาเอกสารรวมถึงรายงานประจำปี "การทำธุรกิจเป็น" ใบรับรองเอกสารการประกันภัยและตั๋วสัญญาใช้เงิน อาจมีกฎระเบียบเฉพาะเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารที่คุณต้องดำเนินการทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสายงานของคุณ
เอกสารทางกายภาพมีความเสี่ยงต่อการถูกทำลายจากไฟไหม้แผ่นดินไหวพายุเฮอริเคนหรือท่อที่แตกและท่วมสำนักงาน ธุรกิจของคุณควรดำเนินการเพื่อป้องกันไม่ให้:
- จัดเก็บเอกสารในภาชนะที่สะอาดปลอดภัยและมีเสถียรภาพต่อสิ่งแวดล้อมและทนไฟ
- ทำสำเนาสำรองไม่ว่าจะเป็นดิจิทัลไมโครฟิชเชอร์หรือสำเนา
- ค้นหาสถานที่เก็บสำเนานอกสถานที่ดังนั้นหากเกิดไฟไหม้หรือภัยพิบัติอื่น ๆ พวกเขาจะไม่พบชะตากรรมเดียวกันกับต้นฉบับ
- ที่เก็บข้อมูลสำรองของคุณควรเป็นที่ที่คุณสามารถเข้าถึงได้หลังจากเกิดภัยพิบัติ ข้อดีอย่างหนึ่งของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์คือคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ที่อินเทอร์เน็ตยังทำงานอยู่
การจัดทำดัชนีบันทึกของคุณ
เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบการจัดเก็บข้อมูลนั้นจะต้องมีการจัดทำดัชนีอย่างมีประสิทธิภาพ หมวดหมู่มาตรฐานอาจรวมถึงภาษีสัญญาการติดต่อกับลูกค้าคดีความเจ้าหนี้และลูกหนี้เป็นต้น กระดาษและไฟล์ดิจิทัลของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบการจัดทำดัชนีเดียวกัน ซึ่งจะช่วยให้ง่ายต่อการฝึกอบรมพนักงานให้รู้ว่าจะหาเอกสารได้ที่ไหน
กฎการกำจัดเอกสาร
เมื่อคุณวางแผนระบบการจัดการไฟล์ของคุณคุณต้องกำหนดเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่ดีหรือแนวทางสำหรับระยะเวลาในการเก็บไฟล์ แม้จะมีระบบจัดเก็บข้อมูลดิจิตอลสิ่งสำคัญ: หากธุรกิจของคุณเติบโตต่อไปในที่สุดการค้นหา "สัญญาวัตถุดิบ" หรือเอกสารอื่น ๆ ที่คล้ายกันอาจทำให้เอกสารที่ล้าสมัยหลายสิบใบเกิดขึ้น
กำหนดการเก็บรักษาเอกสารของคุณจะต้องพิจารณาทั้งข้อกำหนดทางกฎหมายและธุรกิจ หากคุณมีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งภาษีของคุณเช่นค่าบัตรเครดิตที่แสดงการซื้อธุรกิจกรมสรรพากรกล่าวว่าคุณควรเก็บไว้อย่างน้อยสามปีหลังจากส่งคืน นั่นคือระยะเวลาที่ IRS สามารถมองย้อนกลับและตรวจสอบคุณได้ตามปกติ เก็บบันทึกภาษีการจ้างงานเป็นเวลาสี่ปีและกลับไปที่การคืนค่าใช้จ่ายหนี้เสียเป็นเวลาเจ็ดปี
กฎที่แตกต่างกันนำไปใช้กับระเบียนที่แตกต่างกัน คุณอาจมีไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมเอกสารยื่นต่อคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์กฎของรัฐบาลกลางและรัฐด้านความปลอดภัยในการทำงานและคดีฟ้องร้องที่เลือกปฏิบัติ แต่ละหน่วยงานมีข้อกำหนดของตนเอง คุณต้องมีนโยบายสำหรับบันทึกทางธุรกิจธรรมดา ตัวอย่างเช่นคุณไม่ต้องการลบสัญญาก่อนที่จะทำงานที่คุณเซ็นสัญญาให้เสร็จ บันทึกที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินคดีไม่ควรถูกทำลายแม้ว่าจะเป็นประโยชน์ต่อ บริษัท ของคุณก็ตาม
มันเป็นความรับผิดชอบของคุณหรือใครก็ตามที่รันโปรแกรมของคุณเพื่อทราบว่าต้องเก็บบันทึกใดและนานเท่าไหร่ ใครก็ตามที่จัดการบันทึกควรทราบนโยบายของ บริษัท และฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาของพวกเขาทั้งหมด พนักงานประจำจำเป็นต้องรู้สิ่งนี้เช่นกัน หากกล่าวว่าพนักงานส่งหรือรับอีเมลที่ต้องเก็บถาวรพวกเขาต้องมีการฝึกอบรมเพียงพอที่จะรับรู้ถึงความจำเป็น
สำหรับเอกสารทางกายภาพการทำลายเอกสารให้ระดับการกำจัดที่ปลอดภัยที่สุด สำหรับไฟล์ดิจิทัลคุณต้องการโพรซีเดอร์ที่ลบมันเกินกว่าจะกู้คืนได้ ติดตามการรายงานที่คุณได้ทำลายและเมื่อคุณทำลายพวกเขา
ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
แฮ็คขนาดใหญ่และการรั่วไหลของข้อมูลเป็นความจริงประจำของชีวิตในศตวรรษที่ 21 นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่สำคัญ: การละเมิดข้อมูลอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของคุณใช้เงินของคุณหรือก่อให้เกิดการฟ้องร้องหรือค่าปรับ แม้แต่การรั่วไหลของข้อมูลภายใน บริษัท ก็อาจทำให้เกิดปัญหาได้ กฎหมายของรัฐบาลกลางหลายฉบับกำหนดให้คุณเก็บข้อมูลทางการแพทย์ของพนักงานเป็นความลับ หากพนักงานคนอื่นสามารถเข้าถึงบันทึกที่เป็นความลับคุณอาจอยู่ในโลกแห่งความเจ็บปวดทางกฎหมาย
ในฐานะส่วนหนึ่งของการตั้งค่าระบบการจัดการไฟล์ของคุณคุณจะต้องใช้นโยบายความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว ความสามารถของพนักงานในการดูเอกสารควรอยู่บนพื้นฐานที่จำเป็นต้องรู้ การเข้าถึงควรขึ้นอยู่กับระบบการอนุญาตไม่ใช่เพียงแค่ให้พนักงานไว้วางใจไม่ให้ดูเอกสารที่เป็นความลับ
เป็นเรื่องปกติที่จะแบ่งปันเอกสารออนไลน์เมื่อพนักงานหลายคนทำงานในโครงการเดียวกัน ที่เปิดขึ้นอีกหน้าต่างของช่องโหว่สำหรับข้อมูลลับออกไป การเข้ารหัสไฟล์หรือการใช้ระบบแชร์ไฟล์เช่น Dropbox สามารถช่วยป้องกันการรั่วไหล
นี่เป็นอีกสาเหตุที่ทำให้ฉีกหรือลบไฟล์เก่าที่ไม่จำเป็น แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ใช้กับธุรกิจของคุณพวกเขาอาจมีข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับอดีตพนักงานหรือลูกค้าที่จะไม่ขอบคุณที่ได้ออกไป
ไม่ว่าคุณจะได้รับกฎอะไรเป็นสิ่งสำคัญในการฝึกอบรมพนักงานทุกคนไม่เพียง แต่ในการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล แต่ยังรวมถึงกฎการรักษาความลับและตารางการเก็บบันทึก
