การตรวจสอบใบกำกับสินค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใด ๆ มันเกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบข้ามที่ได้รับหรือเรียกเก็บเงินกับจำนวนเงินที่จ่ายหรือรับระบบบัญชีส่วนใหญ่เป็นระบบอัตโนมัติ แต่มีบางครั้งที่อาจจำเป็นต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ธุรกิจขนาดเล็กอาจตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทั้งหมดด้วยตนเองซึ่งทำงานได้ตราบใดที่มีระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลเพื่อลดความไม่ซื่อสัตย์ของพนักงาน
ใบแจ้งหนี้ที่เข้ามา
พนักงานคนหนึ่งควรรวบรวมใบแจ้งหนี้เมื่อพวกเขามาถึงแยกพวกเขาโดยผู้ขายและอีเธอร์ตรวจสอบพวกเขาเป็นการส่วนตัวหรือส่งต่อไปยังพนักงานที่รับผิดชอบบัญชีแต่ละบัญชี ใบแจ้งหนี้นั้นถูกต้องหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการดังนั้นจึงจำเป็นที่ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง พนักงานจะต้องตรวจสอบแต่ละรายการบันทึกใบเรียกเก็บเงินและส่งต่อใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน บุคคลที่รับผิดชอบในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ไม่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงเงินทุนสำหรับการชำระเงิน
ใบแจ้งหนี้ขาออก
ใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกทั้งหมดควรตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่งจดหมาย ในขณะที่บุคคลหรือแผนกหนึ่งอาจรับผิดชอบในการป้อนรายการรวมถึงค่าใช้จ่ายการขายและบริการการปันส่วนค่าแรงและวัสดุและอุปกรณ์ใด ๆ ที่ใช้สำหรับงานเฉพาะ ควรตรวจสอบใบแจ้งหนี้แต่ละรายการกับบัญชีลูกค้าที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าผ่านการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องและลดค่าใช้จ่ายแรงงานที่เกิดจากการแก้ไขใบแจ้งหนี้
การชำระเงิน
เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบแล้วพวกเขาจะถูกโอนไปยังบุคคลหรือแผนกสำหรับการประมวลผลการชำระเงิน จำเป็นอย่างยิ่งที่บุคคลที่รับผิดชอบการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ไม่สามารถเข้าถึงกองทุนการชำระเงินได้ ระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานไม่มีโอกาสที่จะปลอมแปลงเช็คจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีอยู่จริงหรือปลอมแปลงหรือดำเนินการอื่น ๆ ที่ไม่สุจริต
งบ
เมื่องบมาถึงหรือถูกส่งพวกเขาควรจะตรวจสอบข้ามกับลูกค้าแต่ละรายหรือใบแจ้งหนี้ของผู้ขายเพื่อความถูกต้อง ธุรกิจที่ดำเนินงานตามคู่มืออย่างเคร่งครัดจำเป็นต้องใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจะต้องคัดลอกถ้าจำเป็นและยื่นภายใต้ชื่อลูกค้าหรือผู้ขาย เมื่อใบแจ้งยอดมาถึงบุคคลหรือแผนกแยกต่างหากควรตรวจสอบว่าการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินแต่ละรายการปรากฏอย่างถูกต้องในใบแจ้งยอด การแยกแผนกตรวจสอบใบแจ้งยอดจากใบแจ้งหนี้และแผนกการชำระเงินช่วยให้มั่นใจว่ามีความถูกต้องและลดพฤติกรรมที่ไม่สุจริต
