เมื่อคุณออกจากวอยซ์เมลสิ่งสำคัญคือการแสดงตัวตนของคุณอย่างมืออาชีพ หากคุณต้องการที่จะดำเนินการอย่างจริงจังคุณต้องรู้วิธีการฝากข้อความอย่างถูกต้องสิ่งที่ต้องพูดและวิธีการสิ้นสุดข้อความของคุณ
วิธีฝากข้อความเสียง
คุณมีโอกาสที่จะได้รับข้อความที่ขอให้โทรกลับดังนั้นวิธีที่คุณแสดงตนทางโทรศัพท์จะส่งผลกระทบต่อโอกาสที่คนโทรกลับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าจะพูดอะไรก่อนที่จะโทรออก เริ่มต้นด้วยการบอกชื่อและชื่อ บริษัท ของคุณหรือ บริษัท ที่คุณโทรหา อย่าลืมพูดหมายเลขโทรศัพท์ของคุณสองครั้งเพื่อให้ผู้รับมีเวลาเพียงพอที่จะเขียนหมายเลขลง
หากคุณมีชื่อที่ไม่ซ้ำกันสะกดมันในขณะที่คุณให้หมายเลขโทรศัพท์ของคุณในครั้งแรก แม้ว่าคุณเป็นกังวลให้พูดช้าๆราวกับว่าคุณกำลังเขียนข้อมูลลงไป การพูดเร็วอาจทำให้คนที่คุณพยายามติดต่อสับสน ข้อความเสียงควรมีความยาวไม่เกิน 30 ถึง 45 วินาที รับตรงไปยังจุดที่โทรของคุณ
ฝึกความเป็นมืออาชีพเมื่อจบข้อความโทรศัพท์
แม้ว่าจะเป็นการดีที่จะได้รับข้อความโทรศัพท์ แต่คุณไม่ต้องการพูดชื่อหมายเลขและบอกให้บุคคลนั้นโทรกลับ จำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติม คุณต้องอธิบายสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงโทรมา หลังจากที่คุณออกจากข้อมูลของคุณคุณสามารถบอกคนที่คุณจะพร้อมใช้งานจนถึงเวลา แต่ยังแจ้งให้เขารู้ว่าเขาสามารถโทรหาเขาตามความสะดวกของเขา
ฝากหมายเลขของคุณไว้ท้ายข้อความขอให้มีการโทรออก แต่คุณจะต้องลองอีกครั้งในวันพรุ่งนี้ ไม่มีอะไรแสดงความทุ่มเทได้มากกว่าการลองอีกครั้ง
จบลงด้วยความขอบคุณเสมอเช่นการกล่าวคำขอบคุณ อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถวางสายได้ก็คือการบอกเขาว่าคุณไม่ว่าง แต่คุณจะชอบโทรกลับ วิธีใดก็ตามที่คุณเลือกที่จะจบข้อความเสียงของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยิ้มตามที่คุณพูด ปากที่ขมวดคิ้วมีเสียงต่างจากปากยิ้ม ผู้คนสามารถรับรู้ได้ว่ามีใครบางคนมีความสุขและยิ้มแย้มแจ่มใสในอีกสายหนึ่งดังนั้นยิ้มถ้าคุณต้องการโอกาสโทรกลับเพิ่มขึ้น
วิธีจบคำทักทายข้อความเสียง
ในขณะที่คุณตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงสำหรับข้อความเสียงที่สำนักงานปิดให้หลีกเลี่ยงวลีที่มีการพูดเกินจริงเช่น "การโทรของคุณสำคัญสำหรับฉัน" เริ่มทักทายด้วยการขอโทษที่คุณไม่ได้รับสายให้กรอบเวลาโดยประมาณเมื่อผู้โทรสามารถคาดหวังการโทรกลับและสิ่งอื่นใดที่สำคัญสำหรับพวกเขาที่จะรู้ ทำให้คำทักทายสั้น ๆ และตรงประเด็นดังนั้นผู้โทรของคุณมีแนวโน้มที่จะฝากข้อความไว้ คำทักทายเฉลี่ยควรอยู่ที่ประมาณ 25 วินาที
ตัวอย่างของการทักทายวอยซ์เมลอาจเป็นได้ว่า "สวัสดีคุณมาถึงแล้ว (ชื่อธุรกิจ) ฉันขอโทษที่ฉันพลาดสายของคุณกรุณาทิ้งชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ที่ดีที่สุดที่คุณสามารถติดต่อได้ฉันจะติดต่อคุณกลับภายใน 24 ชั่วโมงขอบคุณ"
