วิธีการเขียนแผนโครงการสื่อสาร

เมื่อ บริษัท หรือองค์กรของคุณมีข้อมูลที่สำคัญในการสื่อสารและช่องทางปกติของคุณไม่เพียงพอให้วางแผนโครงการการสื่อสารทางยุทธวิธีที่ปรับแต่งตามเนื้อหาและสถานการณ์ โดยทั่วไปการประกาศที่ได้รับประโยชน์จากแผนที่กำหนดเองนั้นเป็นเหตุการณ์สำคัญที่เกิดขึ้นครั้งเดียวและไม่ใช่งานประจำเช่นการเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำของผู้บริหารแผนการจ้างงานและการปลดพนักงานการเปลี่ยนผลประโยชน์ของพนักงานและการย้ายสถานที่ของ บริษัท พวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับผู้ชมภายนอกและภายใน การจัดทำแผนโครงการการสื่อสารทางยุทธวิธีช่วยให้คุณพิจารณาคำถามสำคัญ ๆ: ใครต้องการได้ยินสิ่งที่จากใครโดยวิธีอะไรเมื่อใดและไปยังจุดสิ้นสุดอะไร แผนยังระบุภารกิจความรับผิดชอบและกำหนดเวลา --- ทำให้งานการจัดการโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น

ชี้แจงและยืนยันก่อนวางแผน ระบุ "เจ้าของ" ของโครงการ --- โดยปกติแล้วคนที่ได้รับมอบหมาย --- ใครจะเป็นผู้ให้คำแนะนำและอนุมัติแผนของคุณ กับเจ้าของโครงการนั้น: - ยืนยันเนื้อหาสาระของประกาศเวลาที่ต้องการและข้อกำหนดด้านการรักษาความลับ ยืนยันว่ามีความรู้สึกผิดปกติหรือสถานการณ์ที่ผิดปกติเช่นข้อกำหนดทางกฎหมายหรือข้อกำหนดการรายงานสมาชิก - ยืนยันว่าโครงการเหมาะสมกับการใช้กลยุทธ์ในการเสริมสร้างกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์และการสื่อสารอย่างไร - จัดหาแหล่งข้อมูลที่มีรายละเอียดเพิ่มเติมและข้อมูลที่คุณต้องการเช่นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ บริษัท หรือประธานคณะกรรมการค้นหาผู้บริหาร - ระบุข้อกำหนดการอนุมัติและการรายงานสำหรับโครงการของคุณ ยอมรับว่าคุณจะจัดการโครงการอย่างไม่เป็นทางการหรือจัดโครงสร้างทีมโครงการ - ระบุข้อกำหนดการอนุมัติสำหรับผลิตภัณฑ์ทำงานที่ไหลออกมาจากแผนตัวอย่างเช่นการตรวจสอบโดยนักกฎหมายทรัพยากรมนุษย์และผู้ได้รับมอบหมายด้านการเงินหรือโดยผู้บริหารที่เฉพาะเจาะจง - สร้างพารามิเตอร์สำหรับทรัพยากรที่จำเป็นเช่นการคาดการณ์งบประมาณและการใช้งานของหน่วยงานภายนอก

ตกผลึกวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์คือสิ่งที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นโดยทั่วไปเริ่มต้นด้วย "ถึง … " โดยทั่วไปแล้ววัตถุประสงค์จะเริ่มต้นด้วยคำกริยาแอ็คชั่นซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องการทำเมื่อระบุว่าเป็นกระบวนการหรือผลลัพธ์ที่ต้องการ ในแง่นั้นจุดมุ่งหมายของการประกาศของคุณในวันที่แน่นอนคือวัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์อาจเป็น "เพื่อตอบสนองความต้องการและความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับข้อมูลที่ทันเวลาและเป็นจริงเกี่ยวกับ (หัวข้อ) ในลักษณะที่ยืนยันภาพลักษณ์และค่านิยมของ บริษัท " เชื่อมโยงจุดประสงค์นั้นกลับคืนสู่การครอบคลุมการประชาสัมพันธ์และกลยุทธ์การสื่อสาร

ประวัติผู้มีส่วนได้เสียและผู้ชม การวางแผนเชิงกลยุทธ์ค่อนข้างมีแนวโน้มที่จะระบุเป้าหมายการสื่อสารในจังหวะกว้าง ๆ สำหรับโครงการทางยุทธวิธีของคุณปรับโฟกัสให้คมชัด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือกลุ่มหรือบุคคลที่จะได้รับผลกระทบจากข้อมูลเฉพาะที่คุณตั้งใจจะเผยแพร่และเป็นผู้ชมหลัก เพิ่มในรายการผู้ชมอื่น ๆ ที่คุณต้องการสร้างเปลี่ยนหรือยืนยันการรับรู้ ใช้ตารางหรือสเปรดชีตที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ต่อไปนี้เพื่อสรุปการวิเคราะห์ของคุณ: - กลุ่มวิทยาศาสตร์ ตั้งชื่อแต่ละชื่อและหากจำเป็นต้องมีเชิงอรรถที่เป็นองค์ประกอบเหล่านั้นรวมอยู่ด้วย กลุ่มย่อยกลุ่มหากความต้องการด้านการสื่อสารจะแตกต่างกันภายในกลุ่ม ตัวอย่าง: พนักงานทุกคนพนักงานของแผนกที่ได้รับผลกระทบหัวหน้างาน ถาม: "ใครจะต้องหรือต้องการทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ --- และทำไม" ตัวอย่างเช่นพิจารณาลูกค้าสำคัญเจ้าของหุ้นสาธารณะทั่วไปเพื่อนร่วมงานในอุตสาหกรรมหน่วยงานทางการเมืองของคุณและซัพพลายเออร์ที่สำคัญ เลือกว่าช่องข่าวจะเป็นกลุ่มเป้าหมายหรือจะใช้เป็นช่องทางในการเข้าถึงกลุ่มเช่นสาธารณะทั่วไปและชุมชนธุรกิจ --Need / ข้อความ แม้ว่าการรับรู้และความเข้าใจเป็นเป้าหมายสำหรับผู้ชมทุกคน แต่บางคนอาจมีความต้องการพิเศษ พนักงานอาจต้องการทราบวิธีที่พวกเขาจะได้รับผลกระทบจากการปิดสำนักงานเช่นหรือสมาชิกสมาคมในกระบวนการที่ผู้นำการบริหารที่ลาออกจะประสบความสำเร็จ สมาชิกในคณะกรรมการผู้บริหารหัวหน้างานและผู้จัดการบัญชีเป็นหนึ่งในผู้ที่ไม่ต้องการเพียงแค่ข่าว แต่เป็นแผนการของคุณในการสื่อสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขามีบทบาท ระบุข้อความสำคัญสำหรับแต่ละส่วน - เครื่องมือสื่อสารสำคัญ แต่ละกลุ่มต้องการคาดหวังหรือต้องการฟังข่าวของคุณจากใคร ระบุโฆษกที่จะเป็น "ใบหน้า" ของการสื่อสารกับแต่ละกลุ่ม --- ผู้ที่จะถูกยกมาในข่าวประชาสัมพันธ์ตัวอย่างเช่นหรือนำไปสู่การประชุมกับพนักงาน แม้ว่าชุมชนธุรกิจอาจคาดหวังว่าจะได้ยินจากประธานเจ้าหน้าที่บริหาร แต่พนักงานอาจต้องการได้รับการแจ้งจากหัวหน้างานและลูกค้าหลักโดยผู้จัดการบัญชีของพวกเขา

วางแผนลำดับและช่องทางเรียงซ้อน หากคุณเคยประหลาดใจจากการเรียนรู้ครั้งแรกจากหนังสือพิมพ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่ บริษัท ของคุณกำลังวางแผนคุณจะเข้าใจหลักการของ "ไม่น่าประหลาดใจ" และความสำคัญของข้อมูลที่ลดหลั่นเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดความประหลาดใจ ในตารางการทำงานหรือสเปรดชีตชั่วคราวให้แสดงรายการกลุ่มเป้าหมายของคุณตามลำดับที่พวกเขาจะได้รับแจ้งการทำงานจากวันที่และเวลาที่ข้อมูลของคุณจะเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางที่สุด (มักเป็นช่วงเวลาของข่าวทั่วไป) แม้ว่าการแจกแจงบางอย่างอาจพร้อมกันให้พิจารณาว่าบางกลุ่มต้องการการแจ้งเตือนล่วงหน้าเกี่ยวกับการสื่อสารที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นหัวหน้างานอาจต้องใช้เวลาในการเตรียมตัวสำหรับคำถามของพนักงานและสมาชิกในคณะกรรมการอาจยินดีต้อนรับการแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับบทความในหนังสือพิมพ์ ในคอลัมน์ข้างแต่ละส่วนให้ระบุช่องทางที่จะทำการสื่อสาร แชนเนลเป็นวิธีการกระจายข้อมูลโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับกิจกรรมและเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษร ตัวอย่าง: - สำหรับทีมผู้บริหารสมาชิกคณะกรรมการหัวหน้าหน่วยงานหลักและหัวหน้างาน --- ประกาศล่วงหน้าทางอีเมล - สำหรับพนักงาน --- แจ้งเตือนทางอีเมลล่วงหน้า, การประชุมแผนก, การประชุมทางไกล, เนื้อหาเว็บไซต์ - สำหรับองค์ประกอบที่สำคัญ --- แจ้งให้ทราบล่วงหน้าทางโทรสารและอีเมลการนำเสนอสด - สำหรับประชาชนทั่วไป --- การกระจายข่าวทั่วไปการประชุมข่าวเนื้อหาเว็บไซต์

ระบุหลักประกันที่จำเป็น หลักประกันเป็นวัสดุที่ใช้ในการดำเนินการตามแผนโครงการการสื่อสารของคุณ --- เอกสารและไฟล์เสียงเช่นภาพถ่ายและการบันทึก จัดหมวดหมู่พวกเขาเป็น: - มูลนิธิหลักประกันสำหรับใช้กับหลายส่วน ตัวอย่าง: การเปิดเผยข่าวแผ่นข้อมูลถาม - ตอบภาพถ่ายรูปภาพเนื้อหาเว็บไซต์ - การแบ่งส่วนการสื่อสารที่ไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงตอบสนองความต้องการและการตั้งค่าของพวกเขาและใน "เสียง" ของโฆษกที่ต้องการของพวกเขา บ่อยครั้งที่สิ่งเหล่านี้เป็นบันทึกจาก Key Communicator ของกลุ่มที่แนบสำเนาของหลักประกันพื้นฐานข้างต้นโดยเฉพาะข่าวประชาสัมพันธ์ "ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่า บริษัท ของเราจะประกาศในภายหลังเมื่อบ่ายนี้ข่าวว่า … " หลักประกันเหล่านี้อาจรวมถึงการพูดคุยประเด็นเนื้อหาหรือ AVs สำหรับผู้สื่อสารหลักเช่นสมาชิกทีมผู้บริหารและหัวหน้างาน - โฆษณาที่เป็นหลักประกันบันทึกจากคุณกับคนอื่น ๆ ที่คาดว่าจะมีส่วนร่วมในโครงการทำให้พวกเขาทราบถึงแผนการสื่อสารและบทบาทที่คาดหวังไว้ในนั้น แนบสำเนาที่เกี่ยวข้องของมูลนิธิและส่วนหลักประกัน บนตารางหรือสเปรดชีตให้ระบุหลักประกันแต่ละรายการดังต่อไปนี้: ชื่อ, ผู้สื่อสารหลักที่ได้รับมอบหมาย, วันที่ครบกำหนดฉบับร่าง, การอนุมัติที่จำเป็น, วันครบกำหนดสุดท้าย

ยืนยันการสนับสนุนที่จำเป็น ระบุว่าจะต้องมีการสนับสนุนการเปิดตัวโครงการของคุณและยืนยันความพร้อมของโครงการ หากไม่มีการสนับสนุนที่มีอยู่ให้ใช้ตารางหรือสเปรดชีตเพื่อดูรายละเอียดวิธีที่คุณจะได้รับการสนับสนุนเช่นต่อไปนี้การระบุรายการการสนับสนุนแหล่งที่มาและต้นทุน: - การร่างของหลักประกัน - การรวบรวมรายชื่อการแจกจ่าย - ความสามารถและความรับผิดชอบสำหรับการส่งข้อมูลจำนวนมากเช่นอีเมลกลุ่ม - การจัดเรียงสำหรับการประชุมกลุ่มการประชุมข่าวและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

การเปิดตัวโครงการรายละเอียด ใช้ตารางหรือสเปรดชีตเพื่อแสดงรายการตามลำดับและกำหนดเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรมที่คุณวางแผนสำหรับการเริ่มต้นการสื่อสารของคุณ ระบุว่าใครจะทำอะไรและเมื่อไรและยังใช้หลักประกันแต่ละประเภทด้วย พิจารณาส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านี้: จำนวนวันที่และเวลา, กิจกรรม, หลักประกันที่จะใช้, บุคคลที่รับผิดชอบและสถานะหรือหมายเหตุ วางแผนที่จะรวมรายละเอียดการเปิดโครงการในเอกสารรับรองที่คุณให้แก่ผู้อื่นที่มีส่วนร่วมเช่นสมาชิกในทีมผู้บริหารหัวหน้างานและบุคลากรสนับสนุน

วางแผนโครงการติดตามผล ใช้ตารางหรือสเปรดชีตเพื่อติดตามรายละเอียดดังต่อไปนี้: - โพสต์ประกาศคำถามจากผู้มีส่วนได้เสียเช่นพนักงานและสื่อข่าว - การประเมินโครงการมีโอกาสมากรวมถึงความสำเร็จของการดำเนินโครงการและการประเมินผลการตอบสนองผู้ชม

ทำงบประมาณ ระบุต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายทางการเงินขององค์กรของคุณ คุณอาจต้องระบุตัวตนที่ไม่ได้รวมอยู่ในงบประมาณที่มีอยู่สำหรับการสนับสนุนการสื่อสารทั่วไป

รับแผนโครงการของคุณได้รับการอนุมัติ มอบงานของคุณให้กับเจ้าของโครงการเพื่อขออนุมัติก่อนที่คุณจะเริ่มดำเนินการและขอคำแนะนำในการปรับปรุง คำนำหน้าเอกสารข้อเสนอของคุณพร้อมบทสรุปย่อสำหรับผู้บริหาร ปฏิบัติตามโครงร่างนี้และรวมตาราง / สเปรดชีตของคุณแทนการบรรยายแบบละเอียด: - บทสรุปผู้บริหาร - วัตถุประสงค์โครงการและวัตถุประสงค์ - ผู้มีส่วนได้เสียและผู้ชม (ตารางหรือสเปรดชีต) - รายละเอียดการสื่อสารแบบโรลออน (ตารางหรือสเปรดชีต) - ข้อมูล (ตารางหรือสเปรดชีต) - แผนการติดตามผล - การสนับสนุนที่จำเป็น - งบประมาณ

เคล็ดลับ

• หากการรักษาความลับช่วยให้ปรึกษาผู้มีส่วนได้เสียและสมาชิกผู้ชมหรือผู้ที่ทำงานกับพวกเขาเพื่อทำความเข้าใจความต้องการและความสนใจข้อมูลของพวกเขา นอกเหนือจากช่องทางการสื่อสารตามปกติของคุณวางแผนกิจกรรมพิเศษสำหรับข่าวที่ไม่ได้ทำเป็นประจำเพื่อบ่งบอกถึง "ความพิเศษ"

การเตือน

ประกาศบางรายการอาจอยู่ภายใต้กฎหมายแรงงานและหลักทรัพย์และข้อบังคับ ตรวจสอบกับหัวหน้าฝ่ายกฎหมายและทรัพยากรมนุษย์