บันทึกช่วยจำของรายงานหน้าส่งหน้าที่เหมือนจดหมายสมัครงานต่อ คิดว่ามันเป็นสนามส่วนตัวของคุณกับผู้อ่าน เขียนสิ่งที่คุณจะพูดกับผู้รับหากคุณส่งรายงานให้เขาด้วยตนเอง แต่ก่อนอื่นให้รวบรวมความคิดของคุณ
ก่อนที่จะเขียนสิ่งสำคัญคือต้องระบุสิ่งที่คุณต้องการพูด ระบุผู้ชมของคุณและประเมินความต้องการและความต้องการเฉพาะของพวกเขา พิจารณาประเด็นเหล่านี้เมื่อร่างบันทึกการส่งผ่านและส่วนที่เหลือของรายงานหรือข้อเสนอของคุณ
พูดถึงบันทึกช่วยจำของการส่งผ่านโดยใช้การจัดรูปแบบบันทึกง่าย ๆ หากองค์กรของคุณมีแม่แบบบันทึกให้ใช้ หากไม่ใช้การตั้งค่านี้เป็นจุดเริ่มต้น:
สารสนเทศ
ถึง: ชื่อและชื่อผู้รับจาก: ชื่อและวันที่ของคุณ: วันที่คุณเปิดรายงานของคุณเรื่อง: ชื่อรายงาน
เขียนข้อความเปิด “ นี่คือรายงานที่คุณขอเกี่ยวกับ…” ตัวอย่างเช่น ไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน ประโยคง่าย ๆ สองสามข้อที่จะทำให้งานเสร็จ ใช้รูปแบบบล็อกธุรกิจสำหรับย่อหน้านี้และส่วนที่เหลือของบันทึกของคุณ วางฮาร์ดไดรฟ์หรือช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้า แต่ไม่ต้องแท็บหรือเยื้องก่อนเริ่มส่วนใหม่
เขียนย่อหน้าเกริ่นนำ อธิบายขอบเขตของรายงานสิ่งที่ครอบคลุมและวิธีการรวบรวมข้อมูลของคุณ
เขียนเนื้อหาของบันทึก อธิบายว่ารายงานมีประโยชน์ต่อผู้อ่านอย่างไร นำเสนอข้อสรุปหลักของคุณและเน้นการค้นพบที่น่าสนใจหรือบทที่สนใจโดยเฉพาะกับผู้ชมของคุณ ข้อมูลใด ๆ ที่จะทำให้รายงานมีประโยชน์มากขึ้นหรือเข้าถึงได้โดยผู้อ่านของคุณสามารถรวมอยู่ในส่วนนี้ คุณอาจต้องการให้คำแนะนำสำหรับการวิจัยเพิ่มเติม
เขียนย่อหน้าปิด เขียนโน้ตสั้น ๆ ขอบคุณผู้อ่านของคุณและรับทราบความช่วยเหลือที่สำคัญที่คุณได้รับจากเพื่อนร่วมงาน รวมถึงเสนอที่จะชี้แจงประเด็นใด ๆ หรือทำงานต่อไปหากจำเป็น
ตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์
มีเพื่อนร่วมงานที่คุณไว้ใจพิสูจน์อักษรงานของคุณ ดวงตาที่สดใสของเธอจะเป็นศูนย์ในการพูดและพิมพ์ผิดที่ทำให้สับสน
ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและรวมคำแนะนำของผู้ตรวจทานของคุณ
แทรกบันทึกช่วยจำที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณลงในรายงานที่เหลือของคุณ วางไว้ด้านหน้าสารบัญและหลังหน้าชื่อเรื่องของรายงาน
เคล็ดลับ
-
เขียนบันทึกการส่งผ่านและส่วนเตรียมการล่วงหน้าอื่น ๆ ของรายงานของคุณครั้งสุดท้ายเนื่องจากพวกเขาอ้างถึงกลับไปยังส่วนที่เหลือของเอกสาร
การเตือน
บันทึกช่วยจำของการส่งผ่านจะใช้สำหรับเอกสารภายในเท่านั้น หากรายงานของคุณมีไว้สำหรับผู้ชมภายนอกเช่นลูกค้าที่มีศักยภาพให้เขียนจดหมายส่งแทน ข้อมูลจะเหมือนกัน แต่ใช้จดหมายธุรกิจที่อยู่ในเอกสารของคุณ
