เอกสารการประมวลผลคำคืออะไร?

ข้อความที่ผลิตในสำนักงานมักจะมาจากการคัดลายมืออย่างระมัดระวังหรือพิมพ์เร็ว สิ่งนี้ต้องใช้ความระมัดระวังอย่างมากในการสร้างเอกสารและเวลาในการแก้ไขที่จำเป็น ทุกวันนี้ข้อความทางธุรกิจนั้นง่ายต่อการเปลี่ยนแปลงและรวดเร็วในการผลิตเนื่องจากซอฟต์แวร์ประมวลผลคำและคอมพิวเตอร์ซึ่งทั้งสองอย่างนี้เป็นเครื่องมือในการทำงานทั่วไป

ลักษณะ

เอกสารประมวลผลคำเป็นเอกสารแบบข้อความที่มีลักษณะเหมือนกันไม่ว่าจะเป็นการดูบนหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือพิมพ์ออกมาในรูปแบบสำเนา เนื่องจากคุณสร้างต้นฉบับเหล่านี้โดยใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์คุณสามารถป้อนข้อความอย่างรวดเร็วและเปลี่ยนเค้าโครงทั่วไปหรือลักษณะที่ปรากฏของคำได้

ซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่พบมากที่สุดคือ Word ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office Suite ที่มีขนาดใหญ่กว่า ข้อเสียเปรียบหลักคือค่าใช้จ่ายสูงถึงแม้จะมีคู่แข่งทางการค้าอื่น ๆ เช่น Corel WordPerfect ทางเลือกฟรีอื่น ๆ ได้แก่ Google เอกสารบนอินเทอร์เน็ตและโปรแกรมโอเพนซอร์ซ OpenOffice Writer ซึ่งทั้งสองอย่างนี้สามารถเปิดและจัดการไฟล์ Word ได้ โปรดทราบว่าในบรรดานามสกุลไฟล์ที่รองรับ Word มักใช้ doc และ docx

รูปแบบ

โดยทั่วไปเอกสารการประมวลผลคำจะใช้สไตล์ซึ่งบังคับใช้ความสอดคล้องระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ของต้นฉบับที่มีความยาว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถกำหนดรูปแบบส่วนหัวให้ปรากฏด้วยแบบอักษรเฉพาะสีและขนาด จากนั้นคุณสามารถใช้สไตล์นี้กับชื่อเรื่องทั้งหมดของเอกสาร หากคุณตัดสินใจว่าคุณต้องการเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของส่วนหัวตัวอย่างเช่นโดยการเพิ่มขนาดตัวอักษรคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนชื่อเป็นรายบุคคล ให้ปรับสไตล์ส่วนหัวและข้อความทั้งหมดที่สไตล์นั้นจะถูกใช้โดยอัตโนมัติเช่นกัน

อ้างอิง

การอ้างอิงเปลี่ยนข้อความโดยอัตโนมัติขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างสารบัญและดัชนีพร้อมหมายเลขหน้า หากคุณเปลี่ยนจำนวนหน้าคุณไม่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนการอ้างอิงหน้าทีละรายการ แต่ตัวเลขเหล่านี้จะปรับโดยอัตโนมัติเมื่อคุณพิมพ์เอกสาร

การถ่ายโอน

เอกสารประมวลผลคำสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกับซอฟต์แวร์ประเภทอื่นได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่นแทนที่การวาดแผนภูมิวงกลมงบประมาณซ้ำทุกครั้งที่เปลี่ยนเปอร์เซ็นต์คุณสามารถนำเข้าแผนภูมิจากโปรแกรมสเปรดชีต ดังนั้นโดยการเปลี่ยนหมายเลขบนสเปรดชีตคุณจะปรับแผนภูมิในเอกสารโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกันหากต้นฉบับมีข้อมูลเช่นชื่อและที่อยู่ที่คุณต้องการใช้ในโปรแกรมแยกต่างหากคุณสามารถส่งออกข้อมูลนั้นเพื่อการประมวลผลเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย