ใบแจ้งหนี้เป็นเครื่องมือสื่อสารที่บอกลูกค้าของคุณถึงสิ่งที่คุณได้จัดเตรียมไว้ให้พวกเขามีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่และควรชำระเงินอย่างไร ใบแจ้งหนี้สามารถทำได้ง่ายเหมือนแผ่นงานที่เขียนด้วยลายมือพร้อมสัญกรณ์สองอันหรืออาจเป็นเอกสารทางคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนและออกแบบอย่างมืออาชีพ ใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและให้ข้อมูลช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับ บริษัท ของคุณกับลูกค้าของคุณ พวกเขายังช่วยให้คุณรับเงินได้เร็วขึ้นแทนที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบเมื่อคุณคาดหวังให้พวกเขาส่งเงิน
หมายเลขใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้จะถูกเขียนตามลำดับที่ประสบความสำเร็จและหมายเลขใบแจ้งหนี้ช่วยให้คุณค้นหาหรืออ้างอิงใบแจ้งหนี้เฉพาะในลำดับ หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ให้จัดเก็บใบแจ้งหนี้ตามลำดับที่คุณออกเพื่อให้คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย หากคุณซื้อแผ่นใบแจ้งหนี้ที่คุณกรอกด้วยมือพวกเขาจะมาพร้อมหมายเลขที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าและใบแจ้งหนี้จะถูกรวมเข้าด้วยกันดังนั้นคุณไม่ต้องทำงานพิเศษใด ๆ เพื่อให้เป็นระเบียบ หากคุณกำลังสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยคอมพิวเตอร์โดยใช้ซอฟต์แวร์เช่น QuickBooks หรือ Square โปรแกรมจะทำงานให้คุณและจะออกใบแจ้งหนี้ตามลำดับ
เมื่อคุณต้องการอ้างอิงกลับไปที่ใบแจ้งหนี้เช่นหากลูกค้ามีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินหรือหากคุณได้รับเช็คและต้องการทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้เป็นเงินนั้นเพียงแค่ค้นหาด้วยหมายเลขใบแจ้งหนี้ คุณสามารถเริ่มลำดับใบแจ้งหนี้ของคุณด้วยหมายเลขที่คุณเลือกดังนั้นแม้ว่าคุณจะเขียนใบแจ้งหนี้ครั้งแรกของคุณคุณสามารถให้หมายเลขที่สูงขึ้นเพื่อให้ บริษัท ของคุณปรากฏขึ้น
สิ่งที่ควรจะอยู่ในใบแจ้งหนี้?
นอกเหนือจากหมายเลขใบแจ้งหนี้ใบแจ้งหนี้ควรมีทุกสิ่งที่คุณต้องการในการถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นให้กับลูกค้าของคุณเพื่อให้คุณสามารถรับเงินได้ นอกเหนือจากการแจ้งเตือนยอดรวมที่กำหนดแล้วใบแจ้งหนี้ยังเป็นเครื่องมืออ้างอิงที่มีประโยชน์สำหรับลูกค้าที่ต้องการทราบว่าพวกเขาได้รับและปริมาณเท่าใด รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ของคุณ:
- ชื่อ บริษัท ที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์และอีเมลของคุณ
- วันที่เขียนใบแจ้งหนี้หรือวันที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์ ใช้ระบบการออกเดทอย่างใดอย่างหนึ่งหรืออื่น ๆ แต่ให้สอดคล้อง
- ชื่อและที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงินของลูกค้าของคุณ
- ที่อยู่จัดส่งของลูกค้าของคุณ
- ปริมาณของแต่ละรายการที่สั่งชื่อหรือหมายเลขสินค้าคงคลังของแต่ละรายการที่สั่งราคาต่อหน่วยของแต่ละรายการที่สั่งและราคารวมของแต่ละรายการคำนวณโดยการคูณปริมาณด้วยราคาต่อหน่วย
- ยอดรวมที่ต้องชำระสำหรับรายการทั้งหมดในใบแจ้งหนี้
- ภาษีการขายที่กำหนดถ้ามี
- เงื่อนไขการชำระเงินเช่นเงินสดในการจัดส่งหรือสุทธิ 15 (จ่าย 15 วัน)
การใช้ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่รวดเร็ว
ความคิดและความเอาใจใส่เล็กน้อยเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้สามารถช่วยให้คุณได้รับเงินได้เร็วขึ้นและสม่ำเสมอ ยิ่งคุณส่งใบแจ้งหนี้เร็วเท่าใดลูกค้าของคุณก็จะรู้ว่าต้องชำระเท่าไรและเมื่อถึงกำหนดชำระ แม้ว่าเงื่อนไขการชำระเงินเช่นระยะเวลาระหว่างการจัดส่งและการชำระเงินมักจะมีการเจรจาล่วงหน้าล่วงหน้าการระบุข้อกำหนดเหล่านี้อย่างชัดเจนและเห็นได้ชัดบนใบแจ้งหนี้สามารถใช้เป็นตัวเตือนที่มีประโยชน์ หากลูกค้าของคุณไม่สามารถชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้รวมถึงยอดรวมที่ครบกำหนดชำระในใบแจ้งหนี้ปัจจุบันสามารถเร่งการชำระเงินได้โดยการบันทึกลูกค้าขั้นตอนการค้นหายอดคงเหลือก่อนหน้านี้ที่ครบกำหนดชำระ
