หลายครั้งไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ส่วนบุคคลหรือธุรกิจคุณจะต้องเขียนจดหมายถึงใครบางคนแล้วส่งสำเนาให้คนอื่น นี่เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างง่ายเมื่อใช้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เช่นอีเมลเนื่องจากคุณสามารถส่งอีเมลไปยังผู้รับทั้งหมดได้ในคราวเดียวด้วยการคลิกปุ่มส่งเพียงครั้งเดียว ในกรณีที่คุณส่งจดหมายคัดลอกไปยังใครสักคนมันเป็นเรื่องยากที่จะส่งสำเนาไปยังผู้รับเพิ่มเติมเนื่องจากกระบวนการไม่อัตโนมัติโดยอัตโนมัติเหมือนกับการส่งข้อความอีเมลหลายชุดและขั้นตอนเพิ่มเติมเล็กน้อย และต้องมีการพิจารณา
รายการที่คุณจะต้อง
-
เครื่องเขียน
-
ที่อยู่ทางไปรษณีย์สำหรับผู้รับทุกคน
-
ซองจดหมาย
-
ค่าไปรษณีย์
เขียนจดหมายที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับหลักและบุคคลอื่น พิมพ์ "cc" และชื่อของบุคคลที่สองที่ด้านล่างของตัวอักษรด้านล่างชื่อและลายเซ็นของคุณ ตัวย่อ "ซีซี" ย่อมาจาก "สำเนาคาร์บอน" และเป็นสิ่งที่หลงเหลือมาตั้งแต่สมัยที่ผู้พิมพ์ดีดทำสำเนาจดหมายโดยใช้กระดาษคาร์บอนหนึ่งแผ่นระหว่างกระดาษสองแผ่นบนเครื่องพิมพ์ดีด
ทำสำเนาต้นฉบับสองชุด ส่งจดหมายต้นฉบับไปยังผู้รับหลัก ทำสำเนาจดหมายสำหรับทุกคนที่จะเพิ่มในบรรทัด "cc" บันทึกจดหมายหนึ่งฉบับสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลของคุณ ทั้งผู้รับหลักและรองจะมีข้อมูลที่คุณเขียนในจดหมายของคุณและทั้งคู่จะรู้ว่าแต่ละคนได้รับจดหมาย
ทำสำเนาจดหมายต้นฉบับหนึ่งฉบับที่คุณเซ็น คุณจะใช้สำเนาของจดหมายนี้เพื่อส่งไปยังผู้รับเพิ่มเติมที่คุณไม่ต้องการให้ผู้รับดั้งเดิมทราบ ส่งจดหมายต้นฉบับไปยังผู้รับหลัก
เพิ่ม "bcc" และชื่อผู้รับที่สองลงในสำเนาของจดหมายที่ด้านล่างของจดหมายใต้ลายมือชื่อของคุณ ส่งจดหมายนี้ไปยังผู้รับที่สองหลังจากทำสำเนาสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลของคุณ ตัวย่อ "bcc" ย่อมาจาก "blind carbon copy" และนี่หมายความว่าผู้รับหลักจะไม่ทราบว่าสำเนาจดหมายของเขาถูกส่งไปยังบุคคลอื่น
เคล็ดลับ
-
หากคุณกำลังเขียนจดหมายร้องเรียนไปยังหรือเกี่ยวกับธุรกิจมันอาจจะเป็นประโยชน์ในการส่งสำเนาไปยังสำนักธุรกิจที่ดีขึ้นในท้องถิ่นของคุณ การร้องเรียนของคุณอาจถูกพิจารณาอย่างจริงจังมากขึ้น
การเตือน
มันอาจจะมีประโยชน์หรือลำบากในการใช้ "cc" หรือ "bcc" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ พิจารณาอย่างถี่ถ้วนว่าคุณต้องการให้ทั้งสองฝ่ายรับทราบข้อมูลในจดหมายของคุณหรือไม่และต้องการให้ผู้รับหลักทราบว่าจดหมายที่คุณส่งถึงเขากำลังถูกแบ่งปันกับบุคคลอื่น
