ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

การรับเงินสดเกิดขึ้นเมื่อ บริษัท ได้รับการชำระเงินสดจากการขายผลิตภัณฑ์ บริษัท อาจได้รับเงินสดในรูปแบบต่าง ๆ รวมถึงค่าธรรมเนียมบัตรเครดิตเช็คส่วนตัวเช็คธุรกิจธนาคาร ACH หรือโอนเงินผ่านธนาคารและแคชเชียร์เช็คหรือธนาณัติ

เคล็ดลับ

• การรับเงินสดเป็นรูปแบบของเงินสดที่ได้รับจากธุรกิจเช่นการชำระเงินของลูกค้า (ผ่านบัตรเครดิตเช็คส่วนตัวเงินสดการตรวจสอบทางธุรกิจธนาณัติการโอนเงินหรือการโอนเงินผ่านธนาคาร ACH) เงินที่ได้จากการขายสินทรัพย์ที่ไม่ได้รับดอกเบี้ย กำไรหรือเงินปันผลจากการลงทุนหรือค่าสิทธิ

การรับและบันทึกเงินสด

เมื่อ บริษัท มีใบเสร็จรับเงินผู้ทำบัญชีจะต้องบันทึกเอกสารเงินสดที่เข้ามาและใช้สมุดรายวันการบัญชีพิเศษที่เรียกว่าสมุดรายรับเงินสด สมุดรายวันนี้ทำหน้าที่ติดตามเมื่อ บริษัท ได้รับเงินสดและนักบัญชีเครดิตบัญชีการขายและหักบัญชีเงินสด หากมีการขายเป็นเครดิตเช่นเมื่อ บริษัท ออกใบแจ้งหนี้และลูกค้ามีเวลา 30 วันในการชำระค่าใช้จ่ายการขายนี้จะถูกบันทึกลงในสมุดรายวันการขายแยกต่างหาก

บริษัท หลายแห่งเช่นร้านอาหารทำธุรกรรมเงินสดจำนวนมาก เครื่องมือทางบัญชีอื่น ๆ จำนวนหนึ่งช่วยติดตามการรับเงินสดเช่นแผ่นเงินสดรายวันสมุดรายวันการจ่ายเงินสดกองทุนเงินสดย่อยและการกระทบยอดธนาคารเป็นระยะ

สำหรับธุรกิจที่ทำยอดขายเงินสดแผ่นเงินสดรายวันเป็นวิธีสำหรับ บริษัท ในการติดตามเงินสดทั้งหมดที่ได้รับและเงินสดทั้งหมดที่จ่ายออกไป ในตอนท้ายของแต่ละวันทำการผู้บริหารสามารถนับเงินสดจริงเปรียบเทียบกับธุรกรรมในแผ่นเงินสดจากนั้นทำการฝากเงินธนาคารรายวัน ในตอนท้ายของแต่ละวันสิ่งสำคัญคือการกระทบยอดความแตกต่างใด ๆ ระหว่างยอดรวมและติดตามเหตุผล บ่อยครั้งที่เงินสดจำนวนเล็กน้อยถูกนำไปใช้เพื่อจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด แต่ไม่ได้ถูกบันทึกไว้ที่ใดก็ได้

ระบบพื้นฐานนี้มีวิธีในการดักจับการฉ้อโกงใด ๆ ที่ส่งผลให้เกิดเงินสดที่ขาดหายไปหรือข้อผิดพลาดที่ทำให้เกิดการขาดเงิน การขาดแคลนอาจมาจากธุรกรรมที่คุณจ่ายไปและลืมบันทึก แต่แผ่นเงินสดสามารถช่วยคุณได้

วงจรเงินสด

การรับเงินสดมีส่วนสำคัญในสิ่งที่เรียกว่าวงจรเงินสดซึ่งแสดงระยะเวลาระหว่างที่ บริษัท จ่ายเงินสดให้แก่ผู้จัดหาสินค้าคงคลังและรับเงินสดจากการขายให้กับลูกค้า บริษัท ใช้วัฏจักรนี้เพื่อช่วยให้พวกเขาทราบว่าต้องใช้เงินสดจำนวนเท่าใดเพื่อลงทุนในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและแนวคิดที่สำคัญนี้ยังช่วยให้ บริษัท ประเมินความต้องการที่พวกเขาอาจมีต่อการจัดหาเงินทุน สิ่งนี้เรียกว่าวงจรเงินสดต่อเงินสด

บริษัท ใช้การคำนวณเพื่อหาจำนวนวันในรอบเงินสดของพวกเขา การคำนวณเรียกว่าการคำนวณเงินสดเป็นเงินสดซึ่งคุณสามารถคำนวณโดยใช้สูตรต่อไปนี้:

วงจรเงินสดหรือวันเงินสดเป็นเงินสด = สินค้าคงคลังวันในมือ + ยอดขายวันที่ค้างชำระ - วันเจ้าหนี้ค้างชำระ

การคำนวณรอบเงินสดจะบอกคุณว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการเปลี่ยนสินค้าคงคลังเป็นเงินสด นี่เป็นข้อมูลเชิงลึกอย่างมากสำหรับ บริษัท ผู้ผลิตที่ต้องค้นหาว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการประมวลผลวัตถุดิบเป็นสินค้าคงคลังที่ขายได้ดำเนินการขายและเก็บเงินจากลูกค้า การวัดสภาพคล่องนี้หรือว่า บริษัท สามารถเปลี่ยนวัตถุดิบสำเร็จรูปเป็นเงินสดได้อย่างง่ายดายเพียงใดก็สามารถช่วยลดประสิทธิภาพของการจัดการในกระบวนการผลิตและการขายได้

ตัวอย่างเงินสดเป็นเงินสด

สมมติว่าคุณมี บริษัท ที่ขายเครื่องมือและสินค้าคงคลังมีแนวโน้มที่จะอยู่ในคลังสินค้าของคุณประมาณ 40 วันก่อนขาย สมมติว่าคุณขายให้กับลูกค้าด้วยเครดิตและพวกเขาจ่ายเงินให้คุณภายใน 50 วัน คุณมีตั๋วเงินที่ต้องชำระและโดยทั่วไปคุณจะต้องชำระภายใน 30 วันดังนั้นคุณจึงมียอดค้างชำระที่ค้างชำระ 30 วัน การคำนวณของคุณจะเป็นดังนี้:

รอบเงินสด: สินค้าคงคลัง 40 วัน + ยอดขายคงค้าง 50 วัน - เจ้าหนี้ค้างชำระ 30 วัน = 60 วันต่อวันสำหรับเงินสด

คุณจะสรุปจากผลลัพธ์นี้ว่าธุรกิจของคุณจะต้องมีเงินทุนหมุนเวียนเพียงพอที่จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายเป็นเวลา 60 วันเนื่องจากต้องใช้เวลา 60 วันในการรับเงินสดจากสินค้าคงคลังและกิจกรรมการขายในปัจจุบันของคุณ

การคำนวณนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจำเป็นต้อง reforecast เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในระยะเวลาของการรับเงินสดของคุณเมื่อจัดการกระแสเงินสดแน่นในสถานการณ์ล้มละลายธุรกิจหรือเมื่อ บริษัท ของคุณต้องการสำรวจทางเลือกหนี้เพื่อลดต้นทุนการกู้ยืม

การเบิกจ่ายเงินสด

การจ่ายเงินสดที่เรียกว่าการจ่ายกระแสเงินสดเป็นจำนวนเงินสดที่ออกจาก บริษัท ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ บัญชีเจ้าหนี้ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและเงินสดย่อย

เงินไหลออกจาก บริษัท และถูกบันทึกไว้ในบัญชีการจ่ายเงินสด จากสมุดรายวันการจ่ายเงินสดรายการจะถูกผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้และบัญชีแยกประเภทอื่นที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นในฐานะเจ้าของร้านค้าปลีกคุณอาจชำระเงินเพื่อซื้อสินค้าคงคลังใหม่ชำระค่าใช้จ่ายในบัญชีเจ้าหนี้ของคุณและครอบคลุมค่าใช้จ่ายเงินเดือน

ผู้ผลิตจ่ายเงินสดเพื่อชำระค่าวัตถุดิบเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์และชำระค่าใช้จ่ายในการผลิตอื่น ๆ บัญชีรายวันเบิกจ่ายเงินสดจะได้รับเดบิตและเครดิตสำหรับแต่ละธุรกรรมและสมุดรายวันแสดงให้เห็นว่ายอดรวมทั้งหมดส่งผลกระทบต่อยอดบัญชีเงินสดโดยรวมของ บริษัท อย่างไร

โดยการดูที่บันทึกการจ่ายเงินสดในสมุดรายวันฝ่ายบริหารสามารถติดตามจำนวนเงินสดที่จะออกจาก บริษัท และด้วยเหตุผลอะไร สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดยังแสดงหมายเลขเช็คสำหรับเช็คที่ออกทั้งหมดซึ่งทำให้ง่ายต่อการค้นหาเช็คที่สูญหายหรือมีปัญหา ในแพคเกจซอฟต์แวร์การบัญชีเช่น QuickBooks คุณอาจเห็นสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดที่เรียกว่าเช็คลงทะเบียน

หัวข้อการทุจริต

นักบัญชีมักพูดถึงการควบคุมภายในและแนวทางที่สำคัญเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นมาตรการด้านความปลอดภัยเพื่อป้องกันการฉ้อโกงเมื่อได้รับเงินสดและการเบิกจ่าย บริษัท ที่ไม่มีระบบการควบคุมภายในที่เหมาะสมอาจพบว่าพนักงานใช้เช็คของ บริษัท เพื่อชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัวหรือโอนเงินให้กับตัวเอง

เพื่อให้มั่นใจว่าการเบิกจ่ายเงินสดมีการป้องกันอย่างเพียงพอที่ป้องกันการฉ้อโกงสิ่งสำคัญคือ บริษัท ต้องแยกหน้าที่เพื่อให้บุคคลเดียวกันกับผู้ที่ได้รับอนุญาตหรือลงนามในเช็คหรือการโอนเงินผ่านธนาคารไม่มีความสามารถในการทำธุรกรรมส่วนอื่น ๆ เช่น ตรวจสอบหรือเริ่มการโอนเงิน

สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากพนักงานตัวเล็กและช่วยในการเข้าถึงใบแจ้งยอดธนาคารก่อนที่พนักงานของ บริษัท อื่นจะตรวจสอบแต่ละรายการและตรวจสอบสำเนาค้นหาสิ่งที่ผิดปกติแล้วติดตามธนาคาร หากมีความจำเป็น.

การตรวจสอบผู้ลงนามตรวจสอบที่ได้รับอนุญาตเป็นขั้นตอนที่สำคัญและบุคคลนี้ไม่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงเช็คว่างเปล่าหรือความสามารถในการทำธุรกรรมใด ๆ ในระบบบัญชีของ บริษัท การใช้ตราประทับลายเซ็นสำหรับการตรวจสอบสามารถสร้างปัญหาเพิ่มเติมเพราะมักจะเป็นเรื่องง่ายมากสำหรับคนที่จะขโมยตราประทับและยังขโมยเช็คเปล่า

บริษัท บางแห่งมีเช็คของพวกเขาต้องการลายเซ็นที่สองโดยปกติแล้วจะมีขีด จำกัด ดอลล่าร์บางประเภทเพื่อให้จำนวนเช็คที่น้อยกว่าสามารถใช้กับลายเซ็นเดียวได้ สิ่งนี้จะช่วยให้มีการแบ่งแยกหน้าที่ในระดับหนึ่งเมื่อออกเช็คมากกว่าจำนวนเงินที่กำหนด อย่าลืมเกี่ยวกับการโอนเงินเนื่องจากเป็นที่นิยมมากในปีที่ผ่านมา

บุคลากรที่รับผิดชอบในการสร้างการโอนเงินควรแยกออกจากบุคคลที่เผยแพร่การโอนเงิน หากการจัดพนักงานไม่อนุญาตให้มีการแยกคุณสามารถตั้งค่าระบบที่ธนาคารของคุณเรียกบุคคลอื่นภายใน บริษัท เมื่อใดก็ตามที่ได้รับคำขอโอนเงินการโทรนี้ไม่ควรไปที่บุคคลที่มีความสามารถในการเริ่มต้นการโอนเงิน

ในที่สุดทำการกระทบยอดธนาคารทุกเดือนโดยใช้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายเงินสด ธุรกรรมหรือภาพเช็คที่ผิดปกติใด ๆ ควรถูกติดตามและตรวจสอบ

คุณคำนวณยอดดุลเงินสดที่เปิดได้อย่างไร

ใบเสร็จรับเงินของ บริษัท มีส่วนสำคัญในการจัดทำงบกระแสเงินสด คุณอาจเคยได้ยินงบกระแสเงินสดที่เรียกว่า "แหล่งที่มาและใช้คำสั่ง" ใบเสร็จรับเงินของ บริษัท เป็นสัดส่วนหลักของ บริษัท ซึ่งเป็นแหล่งเงินสด การจ่ายเงินสดของ บริษัท เป็นการใช้เงินสด

ในการคำนวณยอดคงเหลือต้นงวดสำหรับแหล่งที่มาของคุณและใช้งบกระแสเงินสดสิ่งที่คุณต้องทำคือดูที่ใบแจ้งยอดธนาคารของคุณทางออนไลน์หรือโทรไปที่ธนาคารและป้อนจำนวนเงินที่ถืออยู่ในธนาคาร สำหรับยอดเงินสดที่เปิดนี้ให้เพิ่มสิ่งที่รับเงินสดเข้ามาและลบการเบิกจ่ายเงินสดทั้งหมดที่ออกไปจาก บริษัท ยอดรวมของสามส่วนนี้เท่ากับยอดคงเหลือปิดของคุณหรือจำนวนเงินที่คุณเหลืออยู่ สำหรับงบประมาณคุณอาจพบว่ามีประโยชน์ในการแสดงการคำนวณนี้เป็นรายเดือน

ตัวอย่างเช่นยอดดุลการเปิดของคุณคือเงินสดที่คุณมีในวันแรกของเดือน ยอดคงเหลือเปิดของคุณสำหรับเดือนถัดไปเท่ากับยอดปิดสำหรับเดือนก่อนหน้า ยอดคงเหลือต้นงวดของเดือนใด ๆ จะเท่ากับยอดเงินปิดยอดคงค้างจากเดือนก่อนหน้าเสมอ

ในส่วนของการสร้างงบกระแสเงินสดโดยเฉพาะถ้าคุณใช้วิธีการโดยตรงซึ่งรวมถึงเงินสดจากการดำเนินงานการลงทุนและกิจกรรมทางการเงินคุณอาจถามว่า "เงินสดที่ได้รับจากลูกค้าเป็นกิจกรรมการดำเนินงานหรือไม่" ใช่ แต่มันไม่ง่ายอย่างนั้น ไม่ใช่ลูกค้าทุกคนที่จ่ายเงินสดดังนั้นยอดขายของ บริษัท บางส่วนจึงอยู่ในรูปของลูกหนี้เนื่องจากการขายเป็นเครดิต ในกรณีนี้คุณจะต้องเริ่มต้นด้วยยอดขายรวมของ บริษัท สำหรับเดือนที่กำหนดและปรับตามยอดการเปลี่ยนแปลงในยอดลูกหนี้การค้าของ บริษัท เพื่อมาที่หมายเลขใบเสร็จเงินสดที่ถูกต้อง

หากบัญชีลูกหนี้เพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่มีปัญหาให้หักการเพิ่มขึ้นนี้จากตัวเลขยอดขายของคุณเพื่อคำนวณจำนวนเงินที่ได้รับจากลูกค้า หากยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้ของคุณลดลงให้เพิ่มจำนวนการลดลงนี้ไปยังยอดขายรวมของคุณเพื่อคำนวณยอดรวมที่ได้รับจากลูกค้าของคุณ

ประเภทของการรับเงินสด

การรับเงินสดมาเพื่อทำธุรกิจในหลายรูปแบบโดยส่วนใหญ่มาจากการขายของลูกค้า ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของธุรกิจเงินทุนไหลเข้าเหล่านี้อาจอยู่ในรูปของการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตเงินสดธนาณัติหรือเช็คส่วนตัว ธุรกิจที่สมัครสมาชิกเท่านั้นอาจได้รับเงินสดจำนวนมากในรูปแบบของการชำระเงิน ACH ของธนาคาร ธุรกิจยังได้รับเงินสดจากกิจกรรมนอกเหนือจากการขายสินค้าหรือบริการเช่นค่าสิทธิรายได้ดอกเบี้ยเงินปันผลและกำไรจากการลงทุนและรายได้จากการขายสินทรัพย์ต่าง ๆ

รายได้คือเงินที่ธุรกิจได้รับจากกิจกรรมทางธุรกิจปกติและต่อเนื่อง เมื่อถึงเวลาอ่านงบการเงินและตีความการรับเงินสดจริงเมื่อเทียบกับตัวเลขที่คำนวณแล้วมันจะช่วยในการกำหนดคำศัพท์บางคำ ตัวอย่างเช่นรายได้และรายได้เหมือนกันหรือไม่ ไม่เพราะในขณะที่รายได้หรือที่เรียกว่าการขายแสดงถึงเงินจากลูกค้ารายได้เป็นสิ่งที่เหลือหลังจากใช้รายได้นั้นเพื่อชำระค่าใช้จ่ายของ บริษัท

รายได้และกำไรเหมือนกันหรือไม่ กำไรหมายถึงสิ่งเดียวกับรายได้เนื่องจากหมายถึงจำนวนเงินที่เหลือหลังจากที่คุณจ่ายเงินทั้งหมดจากเงินที่ได้รับจากลูกค้าของคุณ

และสุดท้ายคือรายได้และรายได้เหมือนกันหรือไม่? บางคนอาจใช้คำว่า "รายได้" เพื่อแสดงรายได้จากการขาย แต่จากมุมมองของคำศัพท์ทางบัญชีรายได้มีแนวโน้มที่จะหมายถึงรายได้จากการดำเนินงาน รายได้จากการดำเนินงานแตกต่างจากกำไรหรือกำไรเล็กน้อยเนื่องจากมีต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ถูกลบออกจากการขาย แต่ไม่เหมือนกับรายได้หรือกำไรรายได้จากการดำเนินงานไม่รวมค่าใช้จ่ายภาษีและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ