การเตรียมใบแจ้งหนี้ในเชิงพาณิชย์อย่างเหมาะสมทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่ธุรกิจของคุณจะได้รับเงินสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการตรงเวลา วิธีการเรียกเก็บเงินอย่างละเอียดสามารถช่วยให้คุณรักษาระเบียนที่ดีขึ้นและทำให้งบประมาณของคุณอยู่ในการติดตาม
สร้างแบบฟอร์มมาตรฐาน
สร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้การค้าที่มีหมวดหมู่สำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด แบบฟอร์มที่กรอกได้ควรมีหัวจดหมายหรือโลโก้และข้อมูลติดต่อของ บริษัท ของคุณรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารอีเมลและที่อยู่เว็บไซต์ ระบุสถานที่ที่จะกรอกวันที่สั่งซื้อและวันที่ในใบแจ้งหนี้ชื่อพนักงานขายหรือหมายเลขรหัสและหมายเลขใบอนุญาตของผู้รับเหมาหรือรหัสภาษีของคุณหากมี สร้างคอลัมน์ที่ให้คุณกรอกจำนวนคำอธิบายและราคาสำหรับรายการที่ขายและรายการโฆษณาสำหรับเพิ่มภาษีการขายและการคำนวณผลรวม เว้นช่องว่างสำหรับบันทึกย่อ
เฉพาะเจาะจง
เมื่อแยกรายการบริการหรือรายการที่ขายให้เฉพาะเจาะจง ใส่หมายเลขชิ้นส่วนรหัสอ้างอิงหรือคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับคุณและผู้ซื้อว่าใบแจ้งหนี้คืออะไร แยกงานประจำชั่วโมงและรวมถึงคำอธิบายของบริการที่ดำเนินการ วิธีนี้ช่วยให้คุณติดตามสินค้าคงคลังและผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้และช่วยให้ลูกค้าเห็นรายการโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เขาถูกเรียกเก็บเงิน ในกรณีที่มีข้อพิพาทใบแจ้งหนี้สามารถแก้ไขความเข้าใจผิดและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงิน หากหมายเลขใบสั่งซื้อหรือรหัสการอนุญาตจากผู้ซื้อมีส่วนร่วมในการทำธุรกรรมให้รวมถึงสิ่งนี้ด้วย
ไปออนไลน์
สร้างใบแจ้งหนี้การค้าของคุณในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้กระบวนการเรียกเก็บเงินรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์และส่งทางอีเมลยังสามารถติดตามได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณขอ“ อ่านใบเสร็จ” เพื่อติดตามเมื่อผู้รับได้รับและเปิดเอกสาร วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงการเรียกร้องที่อาจเกิดขึ้นจากการสูญหายของใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ หากคุณออกใบแจ้งหนี้กระดาษให้รวมซองจดหมายที่จ่ายโดยไปรษณีย์เพื่อส่งเสริมการชำระเงินทันที
ให้ตัวเลือกการชำระเงิน
หมายเหตุในใบแจ้งหนี้เมื่อถึงกำหนดชำระและแสดงรายการค่าปรับหรือค่าปรับสำหรับการชำระล่าช้า รวมเส้นทางสำหรับวิธีชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เช่นตัวเลือกออนไลน์เช็ค บริษัท แคชเชียร์เช็คธนาณัติหรือบัตรเครดิตองค์กร ระบุหมายเลขโดยตรงแก่แผนกบัญชีของคุณในกรณีที่ลูกค้าต้องการชำระเงินในรูปแบบของการโอนเงินผ่านธนาคารหรือบัตรเดบิตทางโทรศัพท์
