ระเบียบวิธี 5 สมาจากระบบของญี่ปุ่นที่มีจุดประสงค์เพื่อนำความสงบเรียบร้อยและองค์กรไปสู่สถานที่ทำงาน เหตุผลเบื้องหลังหลักการ 5 สคือสถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมีการจัดระเบียบและเมื่อมาตรฐานขององค์กรเหล่านี้ได้รับการบำรุงรักษา ดังนั้นการใช้ระเบียบวิธี 5 สหมายถึงการค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการคัดแยก (seiri), การจัดระเบียบ (seiton), การส่องแสง (seiso), การปรับมาตรฐาน (seiketsu) และการปฏิบัติ (ชิสึเกะ) อย่างเป็นระเบียบในที่ทำงาน ความคิดสร้างสรรค์และการมีส่วนร่วมของพนักงานในที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการนำระบบนี้ไปใช้
เรียงผ่านสถานที่ทำงานเพื่อลบรายการต่างๆเช่นเอกสารและเครื่องจักรซึ่งไม่จำเป็น ตรวจสอบจากนั้นลบแอพพลิเคชั่นหรือกระบวนการที่สิ้นเปลืองเวลาเช่นซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนหรือเครื่องพิมพ์ซ้ำซ้อน เก็บข้อมูลกระบวนการซอฟต์แวร์เครื่องจักรและรายการที่จำเป็นในเวิร์กสเตชัน
ตั้งค่าเวิร์กสเตชันตามลำดับโดยวางระบบจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสม วางสิ่งของที่มีขนาดใหญ่และหนักกว่าลงบนพื้นและติดตั้งตู้และถังขยะเพื่อจัดเก็บสิ่งของที่มีขนาดเล็กลง ขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือผู้จำหน่ายเพื่อสร้างเอกสารออนไลน์ที่ง่ายขึ้นและระบบจัดเก็บข้อมูล ติดฉลากพื้นที่เก็บข้อมูลเช่นตู้เพื่อระบุและเรียกค้นข้อมูลและรายการต่างๆได้ง่ายขึ้น
เปล่งปลั่งในที่ทำงานด้วยการทำความสะอาดเวิร์คสเตชั่นอย่างสม่ำเสมอก่อนที่จะสกปรกเกินไป กำหนดความรับผิดชอบในการดูแลทำความสะอาดโดยการสร้างบันทึกที่แต่ละคนทำงานซึ่งจะช่วยรักษาความสะอาดในที่ทำงาน ตั้งค่าช่องทางการสื่อสารอย่างง่ายโดยการสร้างกระดานประกาศหรือใช้ stick-on เพื่อจัดระเบียบงาน
สร้างมาตรฐานการเปลี่ยนแปลงโดยการสร้างนโยบายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด รวมพนักงานในที่ทำงานเมื่อระดมสมองและจดขั้นตอนเฉพาะที่จะดำเนินการเพื่อจำแนกสิ่งที่ต้องการและวิธีการจัดเก็บรายการและข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและวิธีการรักษาสถานที่ให้สะอาด โพสต์แนวทางเหล่านี้ในกระดานประกาศที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้
รักษาวัฒนธรรมใหม่ของความเป็นระเบียบเรียบร้อยและองค์กร ให้รางวัลแก่ผู้มีส่วนร่วมอย่างมีนัยสำคัญต่อการปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จัดตั้งขึ้นและผู้ที่พัฒนาวิธีการใหม่ในการใช้วิธีการ
เคล็ดลับ
-
พนักงานใหม่ในที่ทำงานจะต้องได้รับการปฐมนิเทศเกี่ยวกับระบบขององค์กรในที่ทำงาน มิฉะนั้นพนักงานใหม่อาจไม่เข้าใจระเบียบวิธี 5s ในสถานที่ทำงานของคุณและทำให้ระบบหยุดชะงัก (โดยไม่ได้ตั้งใจ)
