หากคุณทำงานให้กับธนาคาร, บริษัท เครดิต, หน่วยงานจัดเก็บหนี้หรือสถานพยาบาลหรือเป็นเจ้าของธุรกิจคุณมักจะต้องเก็บหนี้ มีกฎหมายที่ใช้บังคับกับกระบวนการติดตามทวงหนี้การคุ้มครองสิทธิของลูกหนี้และเจ้าหนี้ นอกจากนี้จดหมายตัวอย่างแบบมืออาชีพและเหมาะสมในการเก็บหนี้เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการบรรลุการชำระหนี้ ตัวอักษรเหล่านี้อาจแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับประเภทของการเรียกเก็บเงินรวมทั้งกรอบเวลาที่ลูกหนี้ต้องดำเนินการเพื่อชำระหนี้ แต่จดหมายดังกล่าวทั้งหมดควรชัดเจนและเพียงแค่สื่อสารกระบวนการชำระเงินที่ต้องการในขณะที่หลีกเลี่ยงการปรากฏตัวของการถูกล่วงละเมิดหรือหลอกลวง
พิมพ์ชื่อและ / หรือธุรกิจหรือชื่อ บริษัท ของคุณที่ด้านบนของหน้าตามด้วยที่อยู่ของคุณ เว้นวรรคสองครั้งและพิมพ์วันที่ปัจจุบัน
เว้นวรรคสองครั้งและพิมพ์ข้อมูลของลูกหนี้รวมถึงชื่อของเขาและชื่อของธุรกิจของเขา (หากนี่เป็นการเรียกเก็บหนี้ทางธุรกิจ) และที่อยู่ที่เกี่ยวข้อง เว้นวรรคและพิมพ์คำทักทายอย่างเป็นทางการของคุณเช่น "เรียนคุณนาย / นาง" และนามสกุลของลูกหนี้
เว้นวรรคอีกครั้งแล้วพิมพ์ย่อหน้าแรกของคุณ เนื้อหาของย่อหน้านี้จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการรวมถึงการแจ้งเตือนครั้งแรกหรือครั้งสุดท้ายความสัมพันธ์ (ถ้ามี) ระหว่างคุณกับเจ้าหนี้และลูกหนี้และประเภทของหนี้สินที่คุณอ้างถึง อย่างไรก็ตามย่อหน้าควรอธิบายอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังติดต่อกับลูกหนี้เพื่อจุดประสงค์ในการเก็บหนี้เฉพาะที่เป็นหนี้และเกินกำหนดชำระมากที่สุด โปรดอ้างอิงหมายเลขบัญชีที่เกี่ยวข้องกับหนี้หรือกล่าวถึงบริการที่ได้รับซึ่งยังไม่ได้ชำระ
เว้นวรรคสองครั้งและพิมพ์ย่อหน้าที่สองที่คุณจะเสนอแผนการชำระเงินหรือการลดที่เป็นไปได้ แจ้งให้ลูกหนี้ทราบว่าคุณยินดีที่จะทำงานร่วมกับเธอเพื่อแก้ไขปัญหาหนี้ หากนี่เป็นการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายให้เตือนลูกหนี้ถึงความพยายามครั้งก่อนหน้าของคุณในการระงับคดีและบอกเธอว่าเธอได้รับการแจ้งเตือนครั้งสุดท้าย
เว้นวรรคอีกครั้งแล้วพิมพ์ย่อหน้าปิดของคุณ แสดงความต้องการของคุณเพื่อรับรูปแบบของการติดต่อกลับและ / หรือการชำระเงินซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นโทรศัพท์หรือจดหมาย คุณอาจต้องการขอกรอบเวลาเฉพาะเพื่อรับการสื่อสารและ / หรือการชำระเงินนี้ หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องแจ้งให้ลูกหนี้ทราบถึงขั้นตอนต่อไปในกระบวนการหากเขาไม่สื่อสารหรือชำระเงิน แต่หลีกเลี่ยงการหยาบคาย
ดับเบิลพื้นที่; พิมพ์การปิดอย่างเป็นทางการของคุณเช่น "จริงใจ" และพิมพ์ชื่อเต็มชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ หลังจากพิมพ์คุณอาจลงนามในเอกสารแม้ว่าจะไม่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย
