วิธีการวางแผนสำหรับการทำงานอัตโนมัติในห้องสมุด

การแนะนำ Integrated Library System (ILS) หรือทำให้ห้องสมุดเป็นอัตโนมัติเนื่องจากบรรณารักษ์มักเรียกขั้นตอนนี้ว่าเป็นกระบวนการที่ระบบการวางแผนทรัพยากรแบบบูรณาการเกิดขึ้นแทนการ์ดหรือแคตตาล็อกที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประเภทอื่นเพื่อติดตามและ สินค้าคงคลังคอลเลกชันของห้องสมุด การวางแผนโครงการระบบอัตโนมัติอย่างรอบคอบเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าห้องสมุดอัตโนมัติเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

ประเมินความต้องการพนักงาน การใช้และการดำเนินโครงการอัตโนมัติต้องใช้งานเพิ่มเติมและอาจต้องใช้พนักงานเพิ่มเติม หากฝ่ายบริการด้านเทคนิคของคุณไม่มีพนักงานเก็บแคตตาล็อกคุณอาจต้องจ้างพนักงานในช่วงระยะเวลาหนึ่งของโครงการหากไม่ถาวรเพื่อเติมบทบาทของผู้ดูแลระบบ ILS

วางแผนงบประมาณของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มค้นคว้าระบบอัตโนมัติมันเป็นความคิดที่ดีที่จะรู้ว่าคุณต้องใช้เงินเท่าไหร่ในการทำงานอัตโนมัติในตอนแรก ตัดสินใจว่าคุณจะต้องจ้างพนักงานใหม่และกำหนดประเภทการซื้อเพิ่มเติมที่จะต้องทำเพื่อให้ห้องสมุดของคุณประสบความสำเร็จ พนักงานเพิ่มเติมคอมพิวเตอร์บาร์โค้ดสแกนเนอร์บาร์โค้ดและอุปกรณ์แคตตาล็อกเบ็ดเตล็ดเป็นค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ถูกมองข้ามเป็นครั้งคราวเมื่อห้องสมุดตัดสินใจทำการรวบรวมอัตโนมัติ

เมื่อคุณทราบว่าโครงการของคุณมีค่าใช้จ่ายเท่าใดให้เริ่มค้นคว้าระบบอัตโนมัติ คุณจะได้เรียนรู้ว่าในไม่ช้าจะมีระบบที่สามารถปรับให้เหมาะกับทุกช่วงราคาและขนาดของคอลเลกชันการทราบงบประมาณของคุณและการมีความคิดว่าคุณลักษณะใดที่คุณสามารถทำได้และขาดไม่ได้จะช่วยคุณกำจัดระบบส่วนใหญ่และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่จะตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีที่สุด การพูดคุยกับห้องสมุดอื่น ๆ ในพื้นที่ของคุณและค้นหาว่าพวกเขาใช้ระบบใดและใช้งานอะไรได้บ้าง (และอะไรที่ไม่ได้ผล) ควรรวมไว้ในวาระการวิจัยของคุณ

เลือกระบบอัตโนมัติที่เหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด หลังจากทำการวิจัยระบบ ILS และหลังจากตัดสินใจเลือกผู้เข้ารอบสุดท้ายสองสามรายติดต่อผู้ขาย ส่วนใหญ่จะเสนอรุ่นทดลองใช้ของ ILS ที่คุณสนใจซื้อ สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากหากคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ว่าระบบใดที่คุณต้องการราคาและคุณสมบัติเพียงอย่างเดียว การตัดสินใจครั้งสุดท้ายของคุณควรเป็น ILS ที่เหมาะสมตอบสนองความต้องการของคอลเลกชันและพนักงานของคุณและใช้งานได้ง่าย

ฝึกอบรมบุคลากรของคุณ หลังจากที่คุณซื้อระบบอัตโนมัติที่คุณต้องการนำไปใช้และตัดสินใจเกี่ยวกับความต้องการพนักงานของคุณแล้วให้ฝึกอบรมบุคคลที่รับผิดชอบเรื่องระบบอัตโนมัติเกี่ยวกับวิธีใช้ระบบใหม่ ผู้ค้าหลายรายมีการสัมมนาฝึกอบรมในชั้นเรียนและส่วนใหญ่ให้การฝึกอบรมออนไลน์ ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการฝึกอบรมที่ผู้ขายเสนอ หากคุณเลือกระบบอัตโนมัติที่ห้องสมุดท้องถิ่นอื่นใช้ตรวจสอบเพื่อดูว่าพวกเขายินดีที่จะอนุญาตให้พนักงานของคุณเงาพนักงานของพวกเขาในงานหรือดูว่าพวกเขามีพนักงานที่เต็มใจทำงานเป็นที่ปรึกษาหรือไม่ ILS ใหม่ในห้องสมุดของคุณ

เคล็ดลับ

• รัฐส่วนใหญ่เสนอเงินทุนสนับสนุนสำหรับโครงการอัตโนมัติผ่านพระราชบัญญัติบริการและเทคโนโลยีห้องสมุด เมื่อวางแผนงบประมาณของคุณให้พิจารณายื่นขอทุนเพื่อช่วยให้ตรงตามค่าใช้จ่ายของระบบอัตโนมัติ รวมถึงการฝึกอบรมและบริการให้คำปรึกษาในงบประมาณของคุณ การอนุมัติให้คุณมีพนักงานที่จำเป็นในการทำโครงงานให้เสร็จสมบูรณ์และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการฝึกฝนอย่างถูกต้องจะมีความสำคัญเท่ากับการเลือก ILS ที่เหมาะสม