วิธีการสร้างแผนการทำงาน

การสร้างแผนการทำงานเป็นสิ่งสำคัญเพราะจะช่วยให้พนักงานมีโอกาสแสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าเขาวางแผนที่จะทำสิ่งที่เขาขอให้สำเร็จได้อย่างไร แผนงานสามารถช่วยให้พนักงานแสดงมูลค่าของเขาเพราะมันบอกปริมาณและพูดสิ่งที่พนักงานทำซึ่งอาจไม่ได้สังเกต บางครั้งอาจมีการสร้างแผนการทำงานทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับงานโดยรวมที่บุคคลทำ อย่างไรก็ตามแผนงานมักจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อถูกแบ่งย่อยเพื่อหารือเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการขนาดเล็กโดยเฉพาะ ยิ่งแผนงานมีความเฉพาะเจาะจงมากเท่าใดก็ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น เมื่อสร้างแผนการทำงานมีบางสิ่งที่ควรรวมอยู่ด้วยเสมอ

เปิดเอกสารใหม่ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเช่น Microsoft Word สร้างหลายส่วนหัวในเอกสาร ส่วนหัวควรแสดงรายการเป็น: "ปัญหา," "เป้าหมาย," "กลยุทธ์," "ทรัพยากร," "ไทม์ไลน์" และ "การวัด"

ใต้ "ปัญหา" จะอธิบายถึงปัญหาที่สำคัญที่สุด การประชุมประเมินความต้องการจะต้องนำหน้าประเด็นสำคัญ ในระหว่างการประชุมครั้งนี้สมาชิกในทีมสามารถนำประเด็นสำคัญทั้งหมดของโครงการไปสู่แสงสว่าง ประเด็นสำคัญควรสร้างความสมดุลด้วยการพูดคุยถึงความต้องการของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

ภายใต้ "เป้าหมาย" สร้างและบันทึกเป้าหมายที่บรรลุได้ เป้าหมายที่อธิบายไว้ในแผนงานควรทำให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้ แต่พวกเขาไม่ควรติดต่อไม่ได้ เมื่อทำเป้าหมายให้จำคำย่อสมาร์ท: เป้าหมายควรมีความเฉพาะเจาะจงวัดได้เป็นที่ยอมรับเป็นจริงและทันเวลา

ภายใต้ "กลยุทธ์" รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์หลัก นี่อาจเป็นส่วนที่ยาวที่สุดและครอบคลุมที่สุดของแผนงาน ควรรวมขั้นตอนสำคัญ ๆ หรือเหตุการณ์สำคัญที่ต้องทำที่นี่ ควรมีการหารือเกี่ยวกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นกับการนำกลยุทธ์ไปใช้ อธิบายวิธีจัดการอุปสรรคเหล่านี้

ภายใต้ "ทรัพยากร" ให้หารือถึงทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ หากมีทั้งทีมทำงานในโครงการให้พูดถึงในแผนการทำงานที่สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมและความรับผิดชอบของพวกเขาจะเป็นอย่างไร หากมีการลงทุนที่สำคัญในอุปกรณ์หรือวัสดุสิ้นเปลืองที่เกี่ยวข้องพูดถึงเรื่องนี้เช่นกัน

ใต้ "ไทม์ไลน์" สร้างไทม์ไลน์ รวมไฮไลท์ของแผนเพื่อสร้างเส้นเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมวันที่เริ่มต้นวันที่สิ้นสุดและวันที่ที่จะเกิดเหตุการณ์และเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง สิ่งนี้จะทำให้ตัวคุณเองเพื่อนสมาชิกในทีมและผู้บริหารสามารถดูว่าโครงการอยู่ในกำหนดเวลาหรือไม่

ภายใต้ "การวัด" ให้รวมวิธีการวัด อภิปรายว่าคุณจะตัดสินความสำเร็จของโครงการอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึงหลักฐานพอสมควร อย่างไรก็ตามวิธีที่ดีที่สุดคือการหาวิธีการเชิงปริมาณในการกำหนดความสำเร็จ ขึ้นอยู่กับโครงการซึ่งอาจรวมถึงยอดขายการโทรเข้ามาที่มากขึ้นการเข้าชมหน้าเว็บมากขึ้นและการวัดที่คล้ายกัน

เคล็ดลับ

• จัดทำใบปะหน้าเดียวที่กล่าวถึงไฮไลท์สั้น ๆ ของแผนงาน แนบสิ่งนี้เข้ากับแผนงานแบบเต็ม

การเตือน

การยึดติดกับแผนการทำงานอย่างเข้มงวดอาจเป็นอันตรายเพียงเพราะแผนงานแนะนำอะไรบางอย่างนี่ไม่ได้หมายความว่าความคิดที่ดีกว่าไม่สามารถเกิดขึ้นได้ แผนงานควรเป็นเอกสารที่มีชีวิต การไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อาจเป็นอุปสรรคต่อความสำเร็จ