แม้ในวันนี้เทคโนโลยีการสื่อสารโต้ตอบแบบทันทีจดหมายธุรกิจอย่างเป็นทางการยังคงเป็นลายลักษณ์อักษรทั่วไป มีสาเหตุหลายประการที่บุคคลหรือธุรกิจอาจเลือกที่จะเขียนจดหมายแทนที่จะส่งอีเมลหรือแฟกซ์ เมื่อส่งจดหมายธุรกิจจะต้องเขียนส่วนประกอบหลักสามส่วนคือเริ่มต้นกลางและท้ายที่สุด
การเริ่มต้น
การเริ่มต้นของจดหมายประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับข้อความของจดหมาย วันที่จะปรากฏที่ด้านบน ที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับจะถูกพิมพ์ถัดไป อย่างไรก็ตามหากที่อยู่ของผู้ส่งปรากฏในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของจดหมายมันไม่จำเป็นต้องพิมพ์ ตามด้วยบรรทัดอ้างอิง - เรียกว่า "RE:" - ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของส่วนเริ่มต้นของตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับข้อความของจดหมาย มันสรุปข้อความในหนึ่งถึงแปดคำ หลังจากนั้นจะต้องมีคำทักทายหรือคำทักทายผู้ที่ได้รับจดหมาย โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในรูปแบบของ "Dear Sir:" หรือ "สำหรับผู้ที่กังวล:" พร้อมเครื่องหมายจุดคู่หลังการทักทาย จดหมายส่วนตัวใช้เครื่องหมายจุลภาคหลังคำทักทาย แต่จดหมายธุรกิจใช้เครื่องหมายโคลอนเสมอ
กลาง
ตรงกลางของตัวอักษรเป็นที่รู้จักกันทั่วไปว่าเป็นร่างของจดหมาย มันมีข้อความพื้นฐาน ประโยคแรกควรแนะนำหัวข้อที่ได้รับการแก้ไข รายละเอียดและคะแนนการพิจารณามาถัดไป ในที่สุดก็มีข้อสรุปคือ เนื้อหาของจดหมายควรตรงประเด็นและรัดกุม รายการส่วนบุคคลหรือปัญหาระหว่างผู้ส่งและผู้รับไม่ควรรวมเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายธุรกิจ
ปลาย
มีองค์ประกอบพื้นฐานบางอย่างของจดหมายที่ประกอบด้วยจุดจบของมัน คำทักทายที่ปิดเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือที่ดีที่สุด" นั้นเหมาะสม ด้านล่างคุณพิมพ์ชื่อของผู้ส่ง รวมชื่อผู้ส่งในบรรทัดเดียวกันกับชื่อหรือใต้ชื่อนั้นโดยตรง เว้นช่องว่างประมาณสองนิ้วระหว่างคำทักทายปิดและชื่อผู้ส่ง พื้นที่นี้มีไว้สำหรับลายเซ็นของผู้ส่ง หากผู้ส่งมีคนพิมพ์และเตรียมจดหมายบุคคลนั้นจะสามารถยอมรับได้ภายใต้ชื่อและชื่อผู้ส่ง มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ วิธีที่พบบ่อยที่สุดคือการพิมพ์อักษรย่อของผู้ส่งด้วยตัวพิมพ์ใหญ่พิมพ์เครื่องหมายทับ (/) และพิมพ์ชื่อย่อของผู้เตรียม (เช่น ABC / def) ควรสังเกตสิ่งที่แนบมาด้วยในตอนท้ายของจดหมาย พิมพ์คำว่า“ สิ่งที่แนบมา (3)” โดยที่ 3 คือจำนวนของสิ่งที่รวมอยู่ในการส่งจดหมาย
ส่งจดหมาย
ตัวอักษรนั้นถูกพับให้เรียบร้อยเพื่อให้พอดีกับซองจดหมายขนาดธุรกิจ สิ่งที่แนบมาไม่ได้เย็บเข้ากับตัวอักษร จดหมายธุรกิจมีชื่อผู้รับพิมพ์ลงบนซองจดหมายแทนที่จะเขียนด้วยลายมือ ธุรกิจจำนวนมากมีซองจดหมายที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าซึ่งออกแบบด้วยโลโก้ บริษัท และที่อยู่ สิ่งเหล่านี้ดูเป็นมืออาชีพมากที่สุด ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้ป้ายกำกับที่อยู่ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า เหล่านี้เป็นที่ยอมรับเช่นเดียวกับพิมพ์ที่อยู่ผู้ส่ง การเขียนด้วยลายมือนั้นไม่ถือเป็นมืออาชีพและควรหลีกเลี่ยง
