บันทึกช่วยจำมักจะถูกส่งให้กับคนจำนวนมากในแต่ละครั้งและไม่ได้มีไว้เพื่อเป็นส่วนตัวเช่นจดหมายธุรกิจคือ มีการเขียนบันทึกธุรกิจเพื่อให้คำแนะนำหรือแจ้งผู้ชม ผู้ชมนั้นสามารถเป็นสมาชิกขององค์กรของคุณหรือบุคคลที่สามเช่นลูกค้า เมื่อเขียนบันทึกลูกค้าสิ่งสำคัญคือการยังคงความเป็นมืออาชีพตลอดบันทึกช่วยจำของคุณและให้ข้อมูลมากมาย วัสดุเพิ่มเติมเช่นข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณอาจรวมอยู่ในบันทึกลูกค้า
สร้างส่วนหัวสำหรับบันทึกลูกค้าของคุณ หมวดหมู่หัวเรื่องคือถึง, จาก, วันที่และหัวเรื่อง ส่วนถึงควรรวมถึงลูกค้าทั้งหมดที่คุณกำลังส่งบันทึก ชื่อของคุณจะอยู่ในส่วนจาก วันที่ที่คุณส่งบันทึกควรเขียนหลัง“ วันที่” และหัวเรื่องของบันทึกนั้นควรอธิบายวัตถุประสงค์อย่างชัดเจนเช่น“ ข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นสำหรับโครงการเว็บไซต์”
เขียนย่อหน้าแรกโดยคำนึงถึงลูกค้าของคุณ ย่อหน้าแรกควรเป็นประโยคสองสามประโยคที่อธิบายถึงวัตถุประสงค์ของคุณในบันทึกสั้น ๆ เมื่อใช้ตัวอย่างโครงการเว็บไซต์คุณจะอธิบายโครงการที่คุณทำงานให้กับลูกค้าทำไมคุณถึงต้องการข้อมูลเพิ่มเติมและข้อมูลนั้นคืออะไร นี่เป็นบทสรุปดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องรวมรายละเอียด
เขียนเนื้อความของบันทึกซึ่งโดยปกติจะมีความยาวไม่กี่ย่อหน้า ที่นี่คุณจะรวมถึงรายละเอียดสำหรับการอ้างอิงของลูกค้า ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดคุยเกี่ยวกับลักษณะของโครงการเว็บไซต์ที่คุณมีปัญหาและข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการจากลูกค้า
รวมขั้นตอนที่คุณต้องการให้ไคลเอนต์ใช้ถ้ามีในย่อหน้าปิด บันทึกช่วยจำข้อมูลเช่นการอัปเดตลูกค้าในนโยบายของ บริษัท ใหม่ไม่จำเป็นต้องใช้ส่วนนี้ อย่างไรก็ตามในตัวอย่างโครงการเว็บไซต์คุณจะต้องอธิบายให้ลูกค้าฟังว่าคุณต้องการส่งข้อมูลเพิ่มเติมให้คุณอย่างไร หากลูกค้าไม่ต้องการการดำเนินการใด ๆ คุณสามารถให้ข้อมูลการติดต่อของคุณในกรณีที่มีข้อสงสัย อย่าลืมขอบคุณเขาสำหรับเวลาของเขา
