การวางแผนโครงการเหตุการณ์ต้องใช้การลงทุนทั้งเวลาและเงินทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของเหตุการณ์ กุญแจสำคัญในการวางแผนเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จคือการมีทักษะองค์กรที่แข็งแกร่งหรือจ้างทีมที่มีความรู้ ตัวอย่างของโครงการกิจกรรม ได้แก่ การประชุมเชิงปฏิบัติการการโต้วาทีและการส่งเสริมการขาย
สร้างทีม สมาชิกในทีมแต่ละคนควรมีทักษะด้านการจัดการองค์กรและการสื่อสารที่ดีรวมถึงมีให้สำหรับการประชุมเพื่ออัปเดตความคืบหน้าเป็นประจำ
สร้างรายการที่ต้องทำพร้อมกำหนดส่ง รายการตรวจสอบนี้ควรรวมถึงงานทั้งหมดที่ต้องทำสำหรับโครงการเหตุการณ์ มอบหมายแต่ละภารกิจให้กับสมาชิกของทีม ขึ้นอยู่กับประเภทของเหตุการณ์และความซับซ้อนให้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือสเปรดชีตเพื่อจัดระเบียบ ตัวอย่างเช่นหากใช้สเปรดชีตคุณสามารถมีหนึ่งคอลัมน์เป็นงานถัดไปคือสิ่งที่มันถูกกำหนดให้กับและตามกำหนดเวลา สิ่งที่รวมอยู่ในรายการตรวจสอบควรเป็นรายการต่าง ๆ เช่นการว่าจ้างผู้ขายการสั่งซื้ออุปกรณ์เฉพาะการจองสถานที่การจองเที่ยวบินของผู้พูดการจัดเตรียมอาหารการริเริ่มการตลาดและการส่งเสริมการขายที่จำเป็นต้องทำ
ติดตามความคืบหน้า ตรวจสอบกับสมาชิกในทีมเป็นประจำว่าพวกเขาอยู่ในกำหนดเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จและคุณตระหนักถึงสิ่งที่ยอดเยี่ยม หากใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือสเปรดชีตให้อัพเดตด้วยความคืบหน้าของสมาชิกแต่ละคน
เตรียมงบประมาณ งบประมาณควรมีค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ไว้และมีค่าใช้จ่ายที่เกินคาด เป็นจริงในค่าใช้จ่ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนตระหนักถึงงบประมาณที่จะต้องพบ หากสมาชิกในทีมต้องเกินงบประมาณสำหรับรายการในรายการให้พวกเขารายงานให้คุณทราบล่วงหน้าเพื่อขออนุมัติล่วงหน้า
