การควบคุมภายในคือนโยบายที่ใช้เพื่อป้องกันการโจรกรรมและความเสียหายต่อทรัพย์สินที่มีค่าของ บริษัท สินทรัพย์ที่จับต้องได้เช่นอสังหาริมทรัพย์อุปกรณ์การผลิตสินค้าคงคลังและเงินสดอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายในการรักษาความปลอดภัยตลอดเวลา แต่การทำความคุ้นเคยกับการควบคุมภายในเพื่อจัดการสินทรัพย์ที่มีตัวตนสามารถช่วยรักษาความปลอดภัยของทรัพย์สินได้
การเข้าถึงแบบควบคุม
ควบคุมการเข้าถึงพื้นที่สำคัญของการปฏิบัติงานของคุณเช่นที่เก็บสินค้าคงคลังห้องเก็บเงินสดและห้องอุปกรณ์พร้อมล็อคหรือจุดตรวจรักษาความปลอดภัย มีระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้คุณสามารถ จำกัด การเข้าถึงพื้นที่อ่อนไหวให้กับบุคลากรที่ได้รับมอบหมายโดยไม่ต้องใช้กุญแจแบบดั้งเดิม ระบบเหล่านี้มีความสามารถในการเก็บบันทึกการทำงานของพนักงานที่เข้าถึงพื้นที่เฉพาะในเวลาที่กำหนด
ปัญหาการมอบหมาย
เฉพาะกิจกรรมของตัวแทนที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงสินค้าคงคลังเงินสดและของมีค่าอื่น ๆ ให้กับพนักงานที่น่าเชื่อถือที่สุดของคุณ ตาม Montana.edu ผู้จัดการไม่ควรอนุญาตให้ทุกคนลงนามชื่อผู้จัดการเมื่อจัดการกับซัพพลายเออร์ผู้จัดจำหน่ายหรือลูกค้าและไม่ควรอนุญาตให้พนักงานควบคุมหรือเปิดเผยกิจกรรมการจัดส่งหรือการจัดการเงินสด
ปัญหาด้านความปลอดภัย
การใส่ใจในรายละเอียดที่มีระเบียบวินัยนั้นมีความสำคัญต่อความปลอดภัยของสินทรัพย์ที่มีตัวตนของคุณ ล็อคประตูและรักษาความปลอดภัยสถานที่ของคุณอย่างละเอียดหลังเลิกงานทุกวันและใช้กล้องวงจรปิดในการบันทึกผู้บุกรุกหรือกิจกรรมที่น่าสงสัย ทำเงินฝากธนาคารบ่อยครั้งและเก็บเงินสดไว้ให้มากที่สุดเท่าที่จำเป็น
เส้นทางการเข้าถึง
บันทึกการเข้าถึงพื้นที่อ่อนไหวเมื่อเป็นไปได้ ตาม siterooms.com บันทึกการเข้าถึงเป็นกุญแจสำคัญในการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ เก็บบันทึกการเข้าใช้อิเล็กทรอนิกส์ไว้ในพื้นที่ จำกัด กำหนดให้พนักงานเก็บเงินเข้าสู่ระบบลงทะเบียนเงินสดด้วยรหัสที่ไม่ซ้ำกันและไม่อนุญาตให้แบ่งปันการลงทะเบียนเงินสด กำหนดให้พนักงานทำเครื่องหมายชื่อย่อของตนลงในใบเสร็จรับเงินฝากธนาคารแบบฟอร์มการส่งเทปบันทึกเงินสดและเอกสารควบคุมอื่น ๆ
การตรวจสอบทางกายภาพ
ดำเนินการตรวจสอบสินค้าคงคลังอุปกรณ์และบัญชีธนาคารของคุณอย่างสม่ำเสมอและสุ่มเพื่อตรวจสอบกิจกรรมที่น่าสงสัยก่อน พิจารณาใช้ บริษัท ตรวจสอบภายนอกเพื่อรับรองความน่าเชื่อถือของผลการตรวจสอบ
ไม่อนุญาตให้พนักงานตรวจสอบพื้นที่รับผิดชอบของตนเอง ตัวอย่างเช่นไม่อนุญาตให้พนักงานที่รับผิดชอบในการรับการส่งมอบตรวจสอบสินค้าคงคลังวัตถุดิบและไม่อนุญาตให้พนักงานที่ทำเงินฝากธนาคารเพื่อตรวจสอบบัญชีธนาคารและบันทึกเงินสด
ความโปร่งใส
แนวคิดและเทคนิคดังกล่าวข้างต้นสามารถช่วยในการป้องกันการสูญเสียและความเสียหาย แต่การทำให้นโยบายการควบคุมภายในของคุณโปร่งใสอย่างสมบูรณ์สำหรับพนักงานลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจสามารถให้บริการเพื่อป้องกันการเกิดขึ้นในครั้งแรก ตัวอย่างเช่นบอกพนักงานของคุณว่าการเข้าถึงพื้นที่ จำกัด ถูกบันทึกไว้; แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าสถานที่ของคุณได้รับการตรวจสอบด้วยกล้องวงจรปิด และให้ซัพพลายเออร์ของคุณทราบนโยบายการตรวจสอบภายในของคุณ
