องค์ประกอบของการสื่อสารทางธุรกิจ

ส่วนประกอบการสื่อสารสี่อย่างคือการเข้ารหัสการถอดรหัสสื่อการส่งผ่านและข้อเสนอแนะ ผู้ส่งข้อความการสื่อสารส่วนบุคคลหรือธุรกิจเข้ารหัสและส่งผ่านสื่อหนึ่งรายการหรือมากกว่าไปยังผู้รับซึ่งจะทำการถอดรหัสและตอบกลับโดยให้ข้อเสนอแนะ ในธุรกิจการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้รับการจัดการให้ผู้จัดการสามารถกระตุ้นพนักงานของพวกเขาและช่วยให้ บริษัท โต้ตอบกับผู้มีส่วนได้เสีย การสื่อสารที่ไม่ดีอาจส่งผลให้ขวัญกำลังใจต่ำผลิตภาพไม่ได้และขาดความไว้วางใจ

การเข้ารหัส

องค์ประกอบการสื่อสารแรกคือการเข้ารหัสซึ่งเป็นการแปลความคิดและแนวคิดเป็นสัญลักษณ์และท่าทาง ผู้ส่งเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจส่งข้อความ ความคิดที่ดีมักจะหายไปหากกระบวนการเข้ารหัสไม่เรียบร้อย ตัวอย่างเช่นการสนทนาที่ยุ่งเหยิงกับข้อเท็จจริงที่ไม่เกี่ยวข้องและตรรกะที่ซับซ้อนอาจทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะมีการสนทนาที่ชัดเจนและมีประสิทธิผลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงตามที่ศาสตราจารย์ John P. Kotter จาก Harvard Business School และมหาวิทยาลัย British Columbia กลยุทธ์การสื่อสารที่หลอกลวงเช่นการกลัวความหวาดกลัวอาจทำให้เกิดความวิตกกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงในจินตนาการที่อาจทำให้คนไม่เห็นด้วยกับความคิดที่ดี Theodore Kinni ผู้เขียนธุรกิจเขียนความรู้ในการทำงานของโรงเรียนธุรกิจฮาร์วาร์ดว่าอำนาจของการสื่อสารสามารถขยายได้สูงสุดโดยการตีความข้อเท็จจริงและไม่เพียง แต่ท่องจำและใช้อารมณ์และสัญลักษณ์เพื่อขยายข้อความและเชื่อมต่อกับพนักงาน

กลาง

ข้อความที่เข้ารหัสถูกส่งผ่านสื่อหรือช่องทาง ช่องทางธุรกิจพื้นฐานสองประเภทคือแบบปากเปล่าและเป็นลายลักษณ์อักษร การสื่อสารด้วยวาจาสามารถทำได้ทางโทรศัพท์หรือใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเช่นการประชุมทางไกลเสมือนจริงและเว็บคาสต์ การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรรวมถึงรายงานและบันทึกช่วยจำบนกระดาษที่ใช้กระดาษแบบดั้งเดิมหรือบนสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ช่องสัญญาณในช่องปากนั้นเร็วกว่าเพราะผู้ส่งและผู้รับสามารถใช้ตัวชี้นำทางวาจาและอวัจนภาษาเพื่อส่งข้อความและให้การตอบสนองเกือบจะทันที นี่คือเหตุผลที่ผู้บริหารเดินทางไปทั่วโลกเพื่อสรุปข้อตกลงทางธุรกิจเพราะการสร้างความประทับใจและความไว้วางใจส่วนบุคคลอาจทำได้ยากโดยใช้อีเมลและการประชุมเสมือน

ถอดรหัส

การถอดรหัสเป็นงานของผู้รับข้อความ มันเกี่ยวข้องกับการตีความข้อความด้วยวาจาและอวัจนภาษาที่ส่งโดยผู้ส่ง สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกระบวนการเข้ารหัสและถอดรหัสจะต้องซิงค์กัน สิ่งนี้ต้องการความไว้วางใจระหว่างผู้รับและผู้ส่ง ความแตกต่างทางวัฒนธรรมมักมีส่วนในการสร้างความเชื่อมั่นนี้โดยเฉพาะในการตีความการสื่อสารอวัจนภาษา ตัวอย่างเช่นการชี้ด้วยนิ้วนั้นเป็นที่ยอมรับในอเมริกาเหนือ แต่ถือว่าหยาบคายในหลาย ๆ ส่วนของเอเชีย

ผลตอบรับ

คำติชมเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสื่อสารที่ผู้รับตอบกลับข้อความของผู้ส่ง สัญญาณนี้อาจเป็นคำพูด - ตัวอย่างเช่น "ใช่ฉันคิดว่ามันเป็นความคิดที่ยอดเยี่ยม" - หรืออวัจนภาษาเช่นถอนหายใจหรือหยุดชั่วคราวเพื่อแสดงความไม่เห็นด้วย คำติชมช่วยให้ผู้ส่งสามารถดำเนินการแก้ไขได้โดยการส่งสัญญาณซ้ำหรือแก้ไขข้อความที่เข้าใจผิด อย่างไรก็ตามควรให้ข้อเสนอแนะอย่างรวดเร็วเนื่องจากความล่าช้าสามารถทำลายความคิดทางธุรกิจและนำไปสู่โอกาสทางธุรกิจที่สูญเสียไป