แต่ละ บริษัท มีกฎที่แตกต่างกันเกี่ยวกับการประชุม บางคนทำตามกระบวนการอย่างไม่เป็นทางการในขณะที่บางคนต้องการโครงสร้างที่เป็นทางการมากกว่า ในฐานะผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจสิ่งสำคัญคือการรู้ว่าต้องดำเนินการอย่างไรและสิ้นสุดการประชุมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ สิ่งนี้จะปรับปรุงการสื่อสารและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
การเลื่อนการประชุมหมายความว่าอย่างไร
คำว่า "adjourn" มาจากคำภาษาละติน การโฆษณา (ถึง) และ Diurnus (ทุกวัน) แม้ว่าหลายคนใช้คำศัพท์สลับกันได้กับการเรียกการสิ้นสุดการประชุม "การเลื่อน" จริง ๆ แล้วหมายถึงการย้ายการประชุมหรือวาระการประชุมไปยังวันอื่น ตัวอย่างเช่นสมาชิกในคณะกรรมการของ บริษัท อาจเลื่อนการประชุมเมื่อมันเป็นไปไม่ได้ที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาในมือเพราะข้อมูลสำคัญหายไป การเลื่อนหมายถึงการประชุมจะกลับมาทำงานต่อในภายหลังเมื่อทุกคนพร้อมที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เป็นปัญหา มันไม่เหมือนกับการยกเลิกหรือการสรุปการประชุมเมื่อปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไข
กฎกระบวนการสำหรับการประชุมคืออะไร?
องค์กรบางแห่งศาลยุติธรรมมหาวิทยาลัยหน่วยงานของรัฐและองค์กรขนาดใหญ่ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดขึ้นสำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการ ภายใต้กฎการสั่งซื้อใหม่ของ Robert ที่ปรับปรุงใหม่ตัวอย่างเช่นทุกคนสามารถส่งการเคลื่อนไหวเพื่อเลื่อนการประชุมในบางสถานการณ์ตัวอย่างเช่น
- ในการขาดองค์ประชุม
- ตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับขององค์กร
- เมื่อสมาชิกคณะกรรมการถึงจุดสิ้นสุดของวาระ
- ในกรณีฉุกเฉินหรืออันตรายทันทีเช่นสัญญาณเตือนไฟไหม้ไปในอาคาร
ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กไม่น่าจะปฏิบัติตามกฎของโรเบิร์ตพวกเขาจัดทำกรอบง่าย ๆ สำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนการเลื่อนการประชุม
การประชุมสามารถเลื่อนได้ตั้งแต่เริ่มต้นหรือตอนใดก็ได้ หากคุณเป็นประธานทำแผนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น หลังจากพูดคุยในวาระการประชุมให้ตรวจสอบว่าใครมีความประสงค์ที่จะทำท่าทางเพื่อเลื่อนการประชุม ขอหนึ่งโดยพูด "ฉันจะได้ยินการเคลื่อนไหวเพื่อเลื่อน?" การเลื่อนนัดประชุมควรระบุเวลาและวันที่ของการประชุมครั้งต่อไปอย่างชัดเจนรวมถึงเรื่องเร่งด่วนที่ต้องมีการประชุมพิเศษก่อนการประชุมสามัญครั้งต่อไป ภายใต้กฎของโรเบิร์ตการเคลื่อนไหวจะต้องได้รับการต่อรองและไม่สามารถแก้ไขหรือถกเถียงได้
การประชุมสามารถเลื่อนออกไปโดยไม่มีการเคลื่อนไหวถ้าไม่มีองค์ประชุมหรือในกรณีฉุกเฉิน ในกรณีที่วันดังกล่าวเป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์สามารถเลื่อนการประชุมได้จนกว่าจะถึงวันทำการถัดไปในเวลาและสถานที่เดียวกัน การประชุมที่เลื่อนจะเป็นไปตามลำดับของธุรกิจเช่นเดียวกับการประชุมเดิม ในคำพูดปิดประธานอาจหารือเกี่ยวกับวันและเวลาสำหรับการประชุมครั้งต่อไป เขาอาจให้ข้อมูลติดต่อขอบคุณผู้เข้าร่วมและทำการเตือนในนาทีสุดท้าย ในกรณีที่การเลื่อน 90 วันขึ้นไปผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะได้รับแจ้งวันและสถานที่
ปิดการประชุมที่เป็นทางการน้อยกว่า
ไม่ใช่การประชุมทั้งหมดที่เป็นทางการ ดังนั้นการประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องมีการเคลื่อนไหวเพื่อเลื่อน การประชุมการขายเป็นตัวอย่างที่ดีพวกเขามีความสำคัญอย่างแน่นอนและพนักงานขายทุกคนคาดว่าจะเข้าร่วม แต่จุดประสงค์ของการประชุมการขายคือเพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายขายส่งต่อข้อมูลไปยังพนักงานซึ่งอาจมีคำแนะนำและกำลังใจหรือเตือนผู้ที่ขาดเป้าหมายหรือล้มเหลวในการเปิดเอกสารที่ต้องการ อย่างไรก็ตามจะไม่มีการลงคะแนนในระหว่างการประชุมอย่างไรก็ตามเนื่องจากความเห็นของผู้จัดการฝ่ายขายเป็นสิ่งที่สำคัญ หลังจากดำเนินการประชุมที่มีคนอยู่ในความดูแลแล้วจะเป็นการโง่ที่จะขอให้มีการเลื่อน ผู้จัดการฝ่ายขายอาจถามว่ามีคำถามใด ๆ หรือไม่และหลังจากตอบคำถามเหล่านั้นเพียงแค่พูดว่า "นั่นคือทั้งหมดที่ฉันต้องการที่จะครอบคลุมในวันนี้นำแผ่นพับใหม่เหล่านี้เมื่อคุณจากไปและใช้พวกเขาเพื่ออธิบายถึงประโยชน์ที่เหลือเชื่อของผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมนี้!"
การประชุมที่ผู้จัดการรวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและแนวทางแก้ไขเป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง ผู้จัดการไม่มีเวลาสำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการด้วยการเคลื่อนไหวและวินาทีและพวกเขาไม่ต้องการ พวกเขารู้ว่าการประชุมนั้นเกี่ยวกับอะไรดังนั้นจึงไม่มีความจำเป็นในวาระการประชุม ไม่มีใครจดนาที พวกเขาจะหารือเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้ในการประชุมครั้งต่อไปดังนั้นพวกเขาจึงสามารถเลื่อนการประชุมได้ แต่การสิ้นสุดการประชุมอย่างเป็นทางการนั้นน่าอึดอัดใจและไม่เหมาะสม โอกาสที่จะมีการประชุมกำหนดไว้เป็นระยะเวลาที่ จำกัด เช่น 30 หรือ 60 นาที เมื่อถึงเวลาใครบางคนจะพูดว่า "มาเลือกเรื่องนี้กันในเดือนหน้า" ในขณะที่คนอื่น ๆ ออกไปประตูเพื่อกลับไปทำงาน
