ฟังก์ชั่นธุรกิจส่วนใหญ่ที่ไม่ได้กำกับโดยนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัตินั้นวุ่นวายและไม่เป็นระเบียบ การเก็บบันทึกไม่ใช่หนึ่งในแง่มุมที่น่าตื่นเต้นที่สุดของธุรกิจ แต่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง ระบบที่มีการจัดระเบียบสำหรับการจัดเก็บเอกสารกำจัดบันทึกที่ไร้ประโยชน์และปกป้องธุรกิจในกรณีที่มีการตรวจสอบ การรู้ว่าควรเก็บไว้เมื่อใดและเมื่อใดจึงจะเป็นขั้นตอนสำคัญในการพัฒนาการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ
กำหนดการเก็บรักษาสากล
บริษัท ทั้งหมดควรพัฒนาระบบสำหรับเก็บรักษาบันทึกที่เป็นสากลสำหรับทุกแผนก มันทำให้ทุกคนในหน้าเดียวกันเมื่อมันมาถึงการจัดเก็บบันทึก วิจัยกฎหมายและกฎเกณฑ์สำหรับธุรกิจและภาคการดำเนินงานของคุณ ตัวอย่างเช่นสำนักงานกฎหมายอาจมีข้อกำหนดที่แตกต่างจากร้านขายของชำขนาดเล็ก หากจำเป็นให้ปรึกษาทนายความเพื่อสร้างระบบนี้ จัดทำดัชนีแผนตามหน้าที่และแผนก จัดทำตารางเวลาและกำหนดรหัสการจำแนกประเภท
บันทึกสินค้าคงคลัง
สินค้าคงคลังบันทึกเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดการการเก็บรักษา นี่คือรายการที่ถูกต้องของบันทึกทั้งหมดอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษภายในองค์กรของคุณ รายการควรมีรายละเอียดชื่อสำหรับแต่ละระเบียนเช่น "บัญชีแยกประเภททั่วไป" และที่ตั้งของเอกสาร นอกจากนี้ยังรวมถึงการจัดหมวดหมู่สำหรับบันทึก นี่จะเป็นมาตรฐานของการเก็บรักษาตามตาราง บริษัท ของคุณ ตัวอย่างเช่นเขียนสเปรดชีต คอลัมน์แรกจะเป็นชื่อ“ รายงานอายุเจ้าหนี้ที่ต้องชำระ” ส่วนหัวคอลัมน์ที่สองจะเป็นการจัดหมวดหมู่“ บัญชีเจ้าหนี้” คอลัมน์ที่สามอาจเป็นแผนก“ บัญชี” ส่วนที่เหลือของสเปรดชีตอาจทำให้เกิดตำแหน่ง “ ห้องเก็บของตะวันออกตู้สี่” และรหัสการเก็บรักษา“ กำหนดการ A. ”
การประเมินเอกสาร
กระบวนการประเมินผลสร้างการวิเคราะห์ทั่วทั้ง บริษัท ในสถานที่บันทึกเพื่อกำจัดเอกสารที่เกินระยะเวลาการเก็บรักษา รูปแบบของการทำความสะอาดบ้านช่วยลดการสะสมของส่วนเกิน ใช้รายการบันทึกรายการสินค้าทำลายเอกสารที่หมดอายุ เมื่อเสร็จแล้วให้ตรวจสอบที่เก็บข้อมูลทั้งหมดและอัปเดตรายการสินค้าคงคลัง ในช่วงเวลานี้ตรวจสอบกฎหมายเพื่อรับรู้การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ประกาศใช้ตั้งแต่การตรวจสอบครั้งล่าสุด กำหนดการตรวจสอบเป็นรายปีรายไตรมาสหรือรายเดือน
