หากคุณซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายคุณอาจมีส่วนได้เสียในการทำธุรกรรมรายเดือนของคุณกับธุรกิจเหล่านั้น เช่นเดียวกันสำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าหรือบริการจากคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจ เพื่อให้การบัญชีรายละเอียดของกิจกรรมรายเดือนของลูกค้าหรือลูกค้าหลายธุรกิจเสนองบบัญชี แม้ว่าบางธุรกิจจะยังคงส่งเมล์เหล่านั้นพวกเขายังสามารถให้ทางอีเมลหรือเว็บพอร์ทัล เอกสารดังกล่าวทำหน้าที่เป็นมารยาทช่วยให้ลูกค้าของคุณสร้างสมดุลหนังสือของพวกเขาเอง
เคล็ดลับ
-
ใบแจ้งยอดบัญชีเป็นเอกสารที่แสดงให้ลูกค้าเห็นถึงการบัญชีของทุกธุรกรรมภายในรอบการเรียกเก็บเงินที่เฉพาะเจาะจง
คำชี้แจงของบัญชีคืออะไร?
ใบแจ้งยอดบัญชีแสดงรายการธุรกรรมของลูกค้าตามช่วงเวลาที่กำหนด เช่นเดียวกับใบแจ้งยอดธนาคารที่คุณได้รับสำหรับการทำธุรกรรมทางการเงินของคุณบัญชีรายละเอียดทางธุรกิจของวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดยอดคงเหลือเริ่มต้นยอดดุลสิ้นสุดและเดบิตและเครดิตทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างสองวันดังกล่าว
โดยทั่วไปธุรกิจจะส่งใบแจ้งยอดบัญชีให้กับลูกค้าที่มีบัญชีและลงนามในข้อตกลงที่เหมาะสมเท่านั้น คุณอาจตัดสินใจที่จะส่งใบแจ้งยอดบัญชีเฉพาะผู้ที่มีกิจกรรมในเดือนนั้นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความชอบส่วนบุคคลของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีลูกค้าบางรายที่ไม่ได้ซื้อจากคุณทุกเดือน มันจะช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการส่งใบแจ้งยอดคงเหลือเป็นศูนย์
การจัดรูปแบบใบแจ้งยอดบัญชี
หากคุณไม่เคยจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีคุณอาจไม่ทราบวิธีจัดรูปแบบ ข่าวดีก็คือมีเทมเพลตมากมายให้ความช่วยเหลือคุณรวมถึงเทมเพลตบางตัวใน Microsoft Word เพียงต้องการคำว่า "ใบแจ้งยอดบัญชี" ที่ด้านบนและรวมชื่อลูกค้าและที่อยู่ภายใต้ "ถึง" และชื่อและที่อยู่ของคุณภายใต้“ จาก” คุณจะได้รับรายละเอียดทุกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือน รวมถึงการซื้อและเครดิตทั้งหมดและรักษาสมดุลในคอลัมน์ทางขวาสุดของคุณ ที่ด้านล่างควรมีจำนวนเงินครบกำหนดที่ระบุไว้รวมทั้งคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน
หากลูกค้าของคุณถูกเรียกเก็บเงินโดยอัตโนมัติโปรดทำให้ชัดเจนในคำสั่ง นี่เป็นคำสั่งที่ให้ข้อมูลเท่านั้น ลูกค้าของคุณอาจติดต่อกับใบแจ้งหนี้และใบแจ้งหนี้จำนวนมากและไม่มีเวลาจัดเรียงบันทึกของตนเองเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาได้ชำระเงินหรือยัง หากคุณต้องแนบใบเรียกเก็บเงินที่ด้านล่างเพื่อหลีกเลี่ยงการพิมพ์ใบแจ้งยอดแยกต่างหากสำหรับผู้ที่ชำระอัตโนมัติโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกใบเรียกเก็บเงินนั้นว่าจะมีการหักบัญชีเพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายซ้ำ
ใบแจ้งยอดธนาคารและวัตถุประสงค์คืออะไร?
เมื่อธุรกิจออกใบแจ้งยอดบัญชีพวกเขามักทำเพื่อความสะดวกแก่ลูกค้าแม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณส่งทางไปรษณีย์ ประสิทธิภาพด้านต้นทุนของมารยาทประเภทนี้อาจเป็นที่น่าสงสัยเว้นแต่คุณสามารถผูกกลับไปเพิ่มลูกค้าของคุณที่ชำระค่าใช้จ่ายตรงเวลา หากพวกเขาได้รับการแจ้งเตือนการทำธุรกรรมของพวกเขาอย่างต่อเนื่องพร้อมกับการเรียกเก็บเงินที่ทำให้ง่ายต่อการชำระพวกเขาอาจชำระเงินจริงแทนที่จะตั้งไว้ที่ด้านข้างจนกว่าพวกเขาจะสามารถตรวจสอบสิ่งที่พวกเขาซื้อในเดือนก่อน
ในตอนท้ายของลูกค้าวัตถุประสงค์ของใบแจ้งยอดบัญชีคือเพื่อให้การทำบัญชีง่ายขึ้น ลูกค้าของคุณมีแนวโน้มที่จะมีใบแจ้งหนี้เข้ามาในแต่ละเดือนซึ่งหมายความว่าคุณเป็นหนึ่งในหลาย ๆ คน ข้อมูลที่คุณให้สามารถเปรียบเทียบได้ง่ายกับหนังสือของพวกเขาเอง เมื่อปีที่ผ่านมาพวกเขาสามารถดูข้อมูลประวัติที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ทำกับคุณและใช้ข้อมูลเพื่อตั้งค่าการคาดการณ์งบประมาณในอนาคต
ตัวอย่างงบบัญชี
ตัวอย่างที่ดีที่สุดของใบแจ้งยอดบัญชีคือใบแจ้งยอดธนาคารที่คุณได้รับทุกเดือน คุณจะได้รับสิ่งนี้สำหรับบัญชีทั้งหมดของคุณรวมถึงบัญชีธนาคารส่วนตัวบัญชีลงทุนใด ๆ ที่คุณเป็นเจ้าของบัตรเครดิตและบัญชีการเงินธุรกิจของคุณเอง โดยปกติจะมีวันที่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดยอดเริ่มต้นยอดคงเหลือสิ้นสุดและบันทึกธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลานั้น
เช่นเดียวกับใบแจ้งยอดบัญชีธุรกิจของคุณใบแจ้งยอดธนาคารสามารถมาทางไปรษณีย์ในรูปแบบกระดาษหรือดูออนไลน์ได้ หากเกี่ยวข้องกับบัตรเครดิตของคุณคุณจะเห็นใบแจ้งหนี้ที่ด้านล่างของใบแจ้งยอดบัญชีซึ่งรวมถึงจำนวนเงินที่คุณควรชำระและวันที่ครบกำหนด ใบแจ้งยอดธนาคารของคุณอาจแตกต่างจากใบแจ้งยอดบัญชีแม้ว่าคุณจะไม่มีธุรกรรมสำหรับเดือนก็ตาม
เป้าหมายของใบแจ้งยอดธนาคาร
เป้าหมายของใบแจ้งยอดธนาคารคือความโปร่งใส ลูกค้าต้องการที่จะเห็นการทำธุรกรรมทั้งหมดเข้าสู่บัญชีของพวกเขาตลอดทั้งปี ก่อนที่ธนาคารออนไลน์ลูกค้าจะติดตามธุรกรรมของพวกเขาในเช็คลงทะเบียนและตรวจสอบยอดเงินเมื่อใบแจ้งยอดรายเดือนนั้นมาทางไปรษณีย์ หากพวกเขาลืมเข้าสู่ระบบการทำธุรกรรมพวกเขาจะเห็นมันในคำสั่งและสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว ในทำนองเดียวกันธุรกิจยังติดตามการทำธุรกรรมทางการเงินของพวกเขาในบัญชีแยกประเภทที่ใช้กระดาษและตรวจสอบจำนวนเงินด้วยคำสั่งรายเดือน
เทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ตอนนี้ธุรกิจและบุคคลสามารถเข้าสู่ระบบตลอดเวลาและดูข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการทำธุรกรรม ไม่จำเป็นต้องทำงานต่อเนื่อง แต่ถ้าพวกเขาต้องการติดตามให้ทันสมัยพวกเขาสามารถตั้งค่าบัญชีของพวกเขาเพื่อเตือนพวกเขาทุกครั้งที่มีธุรกรรมใหม่เข้ามา สำหรับธุรกิจซอฟต์แวร์การบัญชีและการทำบัญชีทำให้ง่ายต่อการรักษาภาพรวมคงที่ของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมด
ความแตกต่างระหว่างการแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินคืออะไร?
เนื่องจากใบแจ้งยอดบัญชีสามารถรวมใบเรียกเก็บเงินที่ด้านล่างจึงอาจสับสนได้ง่ายกับใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงิน คุณอาจสังเกตเห็นว่าค่าสายเคเบิลรายเดือนของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในขณะที่ยังมีสลิปฉีกที่ด้านล่างเพื่อให้คุณชำระเงินหากคุณไม่ได้ชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ นี่คือใบเรียกเก็บเงินแทนที่จะเป็นใบแจ้งยอดบัญชีเนื่องจากจะไม่มีรายละเอียดทุกธุรกรรมที่เข้ามาในบัญชีของคุณในช่วงระยะเวลาของใบแจ้งยอด
อย่างไรก็ตามความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินอาจเป็นเรื่องที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เงื่อนไขมักจะใช้แทนกันได้ แต่ความแตกต่างคือในวิธีที่ผู้รับหมายถึงพวกเขาธุรกิจมักร้องขอใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นเอกสารที่แสดงถึงภาระหนี้ของบุคคลหนึ่งต่ออีกคนหนึ่ง เป็นเรื่องยากที่คุณจะเห็นคนโทรสายบิลใบแจ้งหนี้และเมื่อมาถึงจดหมายมักจะถูกระบุว่าเป็นใบเรียกเก็บเงินในขณะที่ใบแจ้งหนี้โดยทั่วไปจะมาพร้อมกับหัวอ่าน "ใบแจ้งหนี้"
ความแตกต่างระหว่างทั้งสองก็คือใบแจ้งหนี้สามารถมองเห็นเป็นรูปแบบของเครดิต ลูกค้ามีระยะเวลาในการชำระเงินหลังจากที่ได้ดำเนินการตามคำขอผลิตภัณฑ์หรือบริการ ในทางกลับกันใบเรียกเก็บเงินจะครบกำหนดตามกำหนดเวลาที่เข้มงวดมาก หากคุณได้รับใบเรียกเก็บเงินหลังอาหารค่ำในร้านอาหารกำหนดเวลานั้นจะเป็นทันที อย่างไรก็ตามค่าน้ำประปาของคุณอาจถูกเรียกเก็บทางเทคนิคเนื่องจากคุณมีเวลาถึงสองถึงสามสัปดาห์ในการชำระซึ่งหมายความว่า บริษัท ยูทิลิตี้กำลังขยายเครดิตให้คุณในฐานะลูกค้าประจำ นี่คือจุดที่ความแตกต่างระหว่างสองคนนั้นมืดมน
รอบเดือนงบนานเท่าไหร่?
งบบัญชีเป็นไปตามรอบการเรียกเก็บเงินซึ่งขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของธุรกิจที่ออกพวกเขา รอบการเรียกเก็บเงินถูกกำหนดให้เป็นช่วงเวลาระหว่างวันที่ในใบแจ้งยอดหนึ่งถึงรอบถัดไป มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจนสำหรับแต่ละรอบการเรียกเก็บเงินโดยที่รอบใหม่จะเริ่มขึ้นทันทีที่รอบก่อนหน้านี้เสร็จสมบูรณ์ หากข้อความสั่งถูกส่งถึงลูกค้าโดยทั่วไปพวกเขาจะไม่อยู่ในมือของพวกเขาในวันที่สิ้นสุดรอบ แต่โดยทั่วไปแล้ววันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดรอบจะถูกพิมพ์ลงบนมัน
รอบบัญชีมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามมาตรฐานอุตสาหกรรมดังนั้นจึงอาจช่วยในการค้นหา รอบการเรียกเก็บเงินของคุณสามารถอยู่ในช่วง 20 ถึง 45 วัน แต่การตั้งค่ารอบบัญชีของคุณในช่วง 30 วันอาจง่ายกว่า นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะติดตามรอบการเรียกเก็บเงินรายเดือนในการส่งใบแจ้งยอดบัญชีซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะเริ่มในวันแรกของเดือนหรือวันสุดท้ายของเดือน
การจัดการการจ่ายล่าช้า
น่าเสียดายที่บางครั้งจะมีลูกค้าอย่างน้อยหนึ่งรายที่ชำระเงินล่าช้า คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนล่าช้าหรือแม้กระทั่งหยิบโทรศัพท์และโทรออก แต่บ่อยครั้งที่เกิดเหตุการณ์ดังกล่าวอาจมีการออกใบแจ้งยอดบัญชี ลูกค้าของคุณอาจต้องการดูว่าค่าใช้จ่ายคืออะไร คุณอาจพบว่าคุณถูกส่งต่อไปยังแผนกอื่นซึ่งผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นต้องการสรุปรายการที่ยังไม่ได้รับชำระ
หากบัญชียังไม่ได้รับการจ่ายเงินเป็นระยะเวลานานคุณจะต้องเปลี่ยนการเรียกเก็บเงินเป็นคอลเลกชัน คุณสามารถใช้ใบแจ้งยอดบัญชีในรายละเอียดที่แน่นอนว่าเป็นหนี้เท่าไรเนื่องจากมีการส่งต่อไปยังบริการของบุคคลที่สามที่จะพยายามรวบรวม นอกจากนี้คุณจะต้องดึงความสนใจสำหรับการชำระเงินที่เกินกำหนดตามที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้หรือสัญญาเริ่มต้นที่คุณเซ็นสัญญากับลูกค้า หากคุณต้องพาใครสักคนขึ้นศาลคำสั่งอย่างละเอียดของธุรกรรมทั้งหมดจะเป็นสิ่งจำเป็น
ใบแจ้งยอดบัญชีอิเล็กทรอนิกส์
ลูกค้าพึ่งพาการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นสำหรับทุกสิ่งรวมถึงตั๋วเงินและใบแจ้งยอดธนาคาร คุณสามารถส่งใบแจ้งยอดบัญชีของคุณไปยังลูกค้าทุกคนในวันที่กำหนดและโอกาสที่พวกเขาจะมีความสุขกับมัน อย่างไรก็ตามบางธุรกิจพบว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นในการตั้งค่าพอร์ทัลออนไลน์ ลูกค้าประจำทุกคนจะได้รับโอกาสในการตั้งค่าชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน พวกเขาสามารถเข้าสู่ระบบได้บ่อยเท่าที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลบัญชีที่อัปเดตร้องขอผลิตภัณฑ์หรือบริการรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาและอื่น ๆ
ด้านลบที่ใหญ่ที่สุดในแนวทางพอร์ทัลคือต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการตั้งค่าโปรไฟล์และอย่าลืมเข้าสู่ระบบหากคุณจัดเรียงสิ่งนี้ด้วยวิธีนี้อาจช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีรายการใหม่ ถูกโพสต์ หากไม่สามารถกระทำได้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมลไปยังรายการบัญชีอาจทำงานได้ดีขึ้น
งบความปลอดภัยของบัญชี
ธนาคารตระหนักดีว่าการขโมยข้อมูลประจำตัวเป็นเรื่องที่ต้องคำนึงถึงอย่างแท้จริงสำหรับสมาชิกของพวกเขาและพวกเขาใช้มาตรการในการเก็บข้อมูลให้ปลอดภัยที่สุด สำหรับธุรกิจมารยาทเดียวกันนี้ควรนำไปใช้กับใบแจ้งยอดบัญชีใด ๆ ที่คุณส่งให้กับลูกค้าของคุณเอง พิจารณาจิตใจของอาชญากรและตรวจสอบให้แน่ใจว่าหากการเรียกเก็บเงินสิ้นสุดลงในมือผิดข้อมูลที่รวมอยู่นั้นไม่เพียงพอที่จะทำการขโมยข้อมูลประจำตัว
สิ่งนี้ใช้กับคำแถลงทางอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณออก หากคุณส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อให้พวกเขาทราบว่าขณะนี้มีงบของพวกเขาอยู่ให้จินตนาการถึงบุคคลที่สามที่เข้าถึงอีเมลดังกล่าว มีข้อมูลเพียงพอสำหรับอินสแตนซ์ของการฉ้อโกงข้อมูลประจำตัวหรือไม่ หากคุณต้องส่งรหัสผ่านของลูกค้าอีกครั้งอย่าส่งรหัสผ่านในรูปแบบอีเมล ให้ส่งลิงก์ที่สามารถใช้ในการตั้งค่ารหัสผ่านใหม่และพิจารณาให้ระบุข้อมูลที่ระบุสำหรับผู้ที่ต้องการรีเซ็ต คุณอาจขอให้พวกเขารู้ชื่อเจ้าของบัญชีที่อยู่ถนนนามสกุลเดิมของแม่หรือผู้ตรวจสอบประเภทอื่น
