เวิร์กโฟลว์ไดอะแกรมแสดงให้เห็นถึงการเคลื่อนไหวและการถ่ายโอนทรัพยากรเอกสารข้อมูลและงานผ่านกระบวนการทำงานทั้งหมดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำหนด แผนผังลำดับงานที่สร้างขึ้นสำเร็จจะแสดงขั้นตอนงานที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วและชัดเจน
ปรับปรุงประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวด
กระบวนการทำงานหลายอย่างอาจซับซ้อนและซับซ้อนดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องแสดงให้เห็นว่างานเสร็จสมบูรณ์เพื่อปรับปรุงความเข้าใจและประสิทธิภาพของพนักงาน แผนผังเวิร์กโฟลว์ระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอนเอกสารและทรัพยากรที่พวกเขาต้องการและระยะเวลาที่ต้องการในแต่ละขั้นตอน การรู้บทบาทของพนักงานและความต้องการทรัพยากรสำหรับการผลิตช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถกำหนดจุดอ่อนและบรรเทาปัญหาคอขวดได้อย่างง่ายดาย คอขวดคือลักษณะใด ๆ ของเวิร์กโฟลว์ที่ขัดขวางและชะลอรอบเวลาโดยรวมของกระบวนการ
เพิ่มความรับผิดชอบและการสื่อสาร
การแสดงกระบวนการทำงานทั้งหมดที่มองเห็นได้ช่วยให้พนักงานเข้าใจได้ดีขึ้นไม่เพียง แต่ความรับผิดชอบในงานของพวกเขา แต่ยังรวมถึงบทบาทของพนักงานคนอื่น ๆ ซึ่งเพิ่มความรับผิดชอบ การสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่ประสบความสำเร็จและแม่นยำช่วยเพิ่มความรู้ในที่ทำงานเนื่องจากต้องมีการวิจัยและรวบรวมข้อมูล การสื่อสารยังปรับปรุงเมื่อพนักงานมีความเข้าใจกระบวนการเวิร์กโฟลว์ดีขึ้น
ใช้รูปร่างเพื่อแสดงกิจกรรม
ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ใช้รูปร่างเฉพาะที่สอดคล้องกับกิจกรรมประเภทต่างๆ วงรีแสดงตำแหน่งที่เวิร์กโฟลว์เริ่มต้นและสิ้นสุด รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าแสดงกิจกรรมกระบวนการงานหรือการวิเคราะห์ เพชรหมายถึงกระบวนการตัดสินใจซึ่งมักจะส่งผลให้เกิดกระบวนการทำงานที่เป็นไปได้สองทิศทาง หากคำตอบของการตัดสินใจคือใช่เวิร์กโฟลว์จะดำเนินต่อไปตามเส้นทางที่ตั้งใจ แต่หากคำตอบคือไม่เวิร์กโฟลว์อาจต้องใช้เส้นทางอื่นเพื่อแก้ไขปัญหา ไดอะแกรมที่มีรูปทรงเพชรจำนวนมากอาจยากต่อการมองเห็น แวดวงแสดงตัวเชื่อมต่อจากกิจกรรมหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง
การใช้เวิร์กโฟลว์ไดอะแกรม
แม้ว่าการออกแบบไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์อาจเป็นกระบวนการที่กว้างขวางและใช้เวลานาน แต่การใช้งานอาจยากกว่า ผู้จัดการไม่สามารถโพสต์ไดอะแกรมในที่ทำงานและคาดหวังให้พนักงานส่งมอบให้โดยไม่มีคำแนะนำ ไดอะแกรมส่วนใหญ่จะต้องควบคู่ไปกับทฤษฎีการปรับปรุงกระบวนการทำงานเช่นการผลิตแบบลีน Six Sigma หรือการจัดการคุณภาพโดยรวม (ดูข้อมูลอ้างอิง 1)
ทางเลือกแทนไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์
ธุรกิจบางแห่งใช้ทางเลือกแทนไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เช่นกระบวนการการวางแผนธุรกิจและการควบคุมการไหล กระบวนการหรือแผนผังกระบวนการเป็นแนวคิดที่คล้ายกันมากกับไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์และเวิร์กโฟลว์ กระบวนการทำงานมีความเฉพาะเจาะจงมากกว่าเวิร์กโฟลว์โดยมุ่งเน้นที่อินพุตและเอาต์พุตมากกว่าการถ่ายโอนข้อมูลเอกสารและความรับผิดชอบของงาน การวางแผนธุรกิจมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะยาวมากกว่าการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน ผู้จัดการที่สนใจในการควบคุมการไหลมีลักษณะเฉพาะเพื่อปรับปรุงการควบคุมสินค้าคงคลัง
