ขั้นตอนการควบคุมเอกสารมีความสำคัญสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้ พวกเขาจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณบันทึกใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปบัญชีและประมวลผลการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ในเวลาที่เหมาะสม ขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการประมวลผลบัญชีเจ้าหนี้ช่วยบรรเทาข้อผิดพลาดในการประมวลผลและหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินล่าช้าเนื่องจากการไม่ชำระเงินตรงเวลา
ประทับวันที่ในใบแจ้งหนี้
ผู้รับผิดชอบในการเปิดจดหมายรายวันควรประทับตราวันที่ในแต่ละบัญชีเจ้าหนี้ที่ได้รับพร้อมกับวันที่ปัจจุบัน ประทับวันที่ช่วยให้คุณติดตามระยะเวลาที่ใช้ในการชำระใบแจ้งหนี้ที่ บริษัท ของคุณ บุคคลที่ลงลายมือชื่อในใบแจ้งหนี้ควรทราบถึงความแตกต่างของเวลาที่สำคัญระหว่างวันที่ออกใบแจ้งหนี้และวันที่ได้รับ ใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางไปรษณีย์หลังจากสัปดาห์ที่ผ่านมารุ่นอาจต้องถูกผลักผ่านกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้อย่างรวดเร็วเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายล่าช้า
รหัสใบแจ้งหนี้
พนักงานที่รับผิดชอบในการสร้างหรือจัดการค่าใช้จ่ายเขียนรหัสสำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปที่เหมาะสมในใบแจ้งหนี้และเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับงบประมาณที่เหลือสำหรับบัญชีค่าใช้จ่ายนั้น ถ้าบัญชีแยกประเภททั่วไปจะเกินจำนวนงบประมาณเมื่อคุณดำเนินการใบแจ้งหนี้พนักงานควรมีคำอธิบายเกี่ยวกับการเกินอายุของใบแจ้งหนี้
รับการอนุมัติใบแจ้งหนี้
ผู้จัดการมีหน้าที่ตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้บัญชีเจ้าหนี้ที่อยู่ในขอบเขตการควบคุมของตน ผู้จัดการตรวจสอบรหัสในใบแจ้งหนี้เพื่อความถูกต้องและคำอธิบายใด ๆ ของการใช้จ่ายเกินงบประมาณสำหรับความละเอียด จากนั้นผู้จัดการจะเริ่มและกำหนดวันที่ใบแจ้งหนี้เพื่อให้นักบัญชีทราบว่าผู้จัดการได้อนุมัติใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินแล้ว
เตรียมตรวจสอบ
นักบัญชีตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการอนุมัติและคำอธิบายที่เหมาะสมสำหรับการขาดเกินควรรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ นักบัญชียังตรวจสอบการเข้ารหัสบนใบแจ้งหนี้อีกครั้งและถามการเข้ารหัสใด ๆ ที่ดูเหมือนว่าผิดพลาด เมื่อนักบัญชีพอใจกับการอนุมัติและการเข้ารหัสของใบแจ้งหนี้เขาจะเตรียมการตรวจสอบการชำระเงิน
การตรวจสอบธุรกิจควรรวมถึงการตรวจสอบสองต้นขั้ว: ต้นขั้วตรวจสอบสำหรับผู้ออกและต้นขั้วตรวจสอบสำหรับผู้รับ ตอเช็คควรรวมถึงวันที่ของใบแจ้งหนี้หมายเลขใบแจ้งหนี้และหมายเลขบัญชีธุรกิจหากผู้ขายได้รับมอบหมาย ต้นขั้วตรวจสอบผู้ออกอาจรวมถึงการเข้ารหัสบัญชีแยกประเภททั่วไปหากต้องการ ทำสำเนาของใบแจ้งหนี้สำหรับบันทึกของคุณเองและเย็บเล่มตรวจสอบผู้ออกต้นขั้วไปด้านบนของใบแจ้งหนี้ ยื่นสำเนาใบแจ้งหนี้เพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่ายในกรณีของการตรวจสอบหรือการวิจัยบัญชี
