วิธีการผ่านรายการในการบัญชี

ในแง่การบัญชีคำว่า "โพสต์" หมายถึงการบันทึกการทำธุรกรรมหรือการปรับไปยังบัญชีที่ถูกต้องกำหนดเดบิตให้กับบัญชีหนึ่งและเครดิตตรงข้ามกับอีก การโพสต์อาจเป็นงานที่ทำด้วยมือทำบนกระดาษเท่านั้น อย่างไรก็ตามในโลกธุรกิจทุกวันนี้การบัญชีส่วนใหญ่ทำด้วยคอมพิวเตอร์ ในกรณีนี้ "การโพสต์" หมายถึงการทำธุรกรรมในโปรแกรมซอฟต์แวร์แล้วบันทึกธุรกรรมเพื่อให้บัญชีที่เหมาะสมได้รับการอัพเดต

รายการที่คุณจะต้อง

• ความเข้าใจพื้นฐานของหลักการบัญชีสองทาง

• ความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชี

การผ่านรายการพื้นฐานในการบัญชี

รวบรวมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่จะผ่านรายการ โดยทั่วไปเหล่านี้เป็นใบแจ้งหนี้จากผู้ขายของคุณที่จะโพสต์ไปยังบัญชีเจ้าหนี้, ใบแจ้งหนี้ของคุณไปยังลูกค้าของคุณที่จะผ่านรายการไปยังบัญชีลูกหนี้หรือบางครั้งการปรับบัญชีแยกประเภททั่วไป

กำหนดบัญชีที่จะถูกหักและเครดิตเมื่อคุณโพสต์ ตัวอย่างเช่นในการโพสต์หนี้คงค้างที่มีต่อบุคคลอื่นเช่นใบแจ้งหนี้จากผู้ขายของคุณบัญชีค่าใช้จ่ายหรือบัญชีสินทรัพย์จะถูกหักบัญชีและบัญชีหนี้สินจะได้รับเครดิต ตัวอย่าง: การโพสต์ใบแจ้งหนี้ที่คุณค้างชำระให้กับ Acme Electricity ในราคา $ 10.00 จะส่งผลให้เกิดธุรกรรมดังต่อไปนี้: ค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภค (บัญชีค่าใช้จ่าย) 10.00 และบัญชีเดบิตเจ้าหนี้ (บัญชีหนี้สิน) 10.00 เครดิต

หากคุณกำลังทำรายการด้วยตนเองกระบวนการโพสต์นั้นเกี่ยวข้องกับการเขียนตัวเลขในหน้าบัญชีและอัปเดตยอดคงเหลือในบัญชี โปรดอัปเดตบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

สำหรับการโพสต์ด้วยคอมพิวเตอร์ให้เข้าสู่ซอฟต์แวร์ของคุณและเข้าสู่โมดูลที่เหมาะสม สำหรับตัวอย่างการโพสต์ของเราโมดูลอาจถูกเรียกว่าบัญชีเจ้าหนี้ ตามคำแนะนำซอฟต์แวร์ของคุณป้อนหมายเลขบัญชีหรือชื่อสำหรับบัญชีค่าใช้จ่าย (ค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคตัวอย่างของเรา) และจำนวนเงินที่ต้องชำระในฟิลด์ที่เหมาะสมซอฟต์แวร์ของคุณจะขอวันครบกำหนดชำระเงิน คุณอาจต้องป้อนเงื่อนไขส่วนลดถ้ามี เหล่านี้จะถูกระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ถ้ามี

ก่อนโพสต์บันทึกข้อมูลของคุณและพิมพ์รายงานเบื้องต้น เปรียบเทียบข้อมูลที่คุณป้อนกับข้อมูลในใบแจ้งหนี้และตรวจสอบข้อผิดพลาด ทำการแก้ไขข้อมูลที่คุณป้อนถ้าจำเป็น

เมื่อคุณแน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกป้อนอย่างถูกต้องให้เลือกตัวเลือกในโปรแกรมบัญชีของคุณเพื่อโพสต์ข้อมูลไปยังบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พิมพ์รายงานที่สมบูรณ์ของข้อมูลที่คุณโพสต์สำหรับบันทึกของคุณ ดูข้อมูลบัญชีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณโพสต์ถูกต้อง

มีการผ่านรายการธุรกรรมไปยังบัญชีลูกหนี้ในลักษณะเดียวกัน บัญชีที่ได้รับผลกระทบมักจะเป็นบัญชีรายได้ (รายได้) และบัญชีสินทรัพย์ (ทั้งบัญชีลูกหนี้หรือเงินสด) ตัวอย่าง: ใบแจ้งหนี้ของคุณสำหรับ $ 200.00 สำหรับบริการประปาที่มีให้กับลูกค้าของคุณจะถูกโพสต์ดังนี้บัญชีลูกหนี้ (บัญชีสินทรัพย์) $ 200.00 เดบิตและรายได้จากบริการประปาที่มีให้ (บัญชีรายได้) $ 200.00 เครดิต

เคล็ดลับ

• เมื่อบันทึกธุรกรรมหลายรายการเช่นสแต็คใบแจ้งหนี้เป็นต้นให้เรียกใช้เทปเพิ่มเครื่องจักรที่แสดงรายการจำนวนใบแจ้งหนี้แต่ละใบด้วยยอดรวมเมื่อสิ้นสุด วิธีนี้จะช่วยคุณในการตรวจสอบข้อมูลเพื่อหาข้อผิดพลาดก่อนโพสต์

การเตือน

ธุรกรรมที่โพสต์โดยตรงผ่านบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ (บางครั้งเรียกว่าวารสารทั่วไป) ไม่แตกต่างจากบัญชีเจ้าหนี้หรือบัญชีลูกหนี้มากนัก เมื่อปรับบัญชีโดยตรงให้ระมัดระวังการหักบัญชีและการให้เครดิตในทิศทางที่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการหักบัญชีที่คุณหมายถึงเครดิตและตรงกันข้ามการให้เครดิตบัญชีที่คุณตั้งใจจะหักบัญชี ความผิดพลาดในการโพสต์ประเภทนี้ไม่ใช่เรื่องยากที่จะแก้ไข แต่น่าผิดหวังเช่นกัน