นโยบายบัญชีเงินเดือนอธิบายกระบวนการบัญชีเงินเดือนเนื่องจากเกี่ยวข้องกับการบริหารเงินเดือนการจับเวลาตารางเวลาเงินเดือนและวิธีการชำระเงิน ขั้นตอนการทำเป็นเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการอนุมัติที่ชัดเจนและชัดเจนกิจกรรมการจ่ายเงินเดือนที่มีประสิทธิภาพการมีฟอร์มและการควบคุมที่เหมาะสม องค์กรที่มีนโยบายและขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนที่กำหนดไว้สามารถรับรองพนักงานว่าการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างถูกต้องและตรงเวลา
ความสำคัญ
เงินเดือนเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดในองค์กรใด ๆ นโยบายการจ่ายเงินเดือนสร้างการตรวจสอบภายในและยอดคงเหลือเพื่อควบคุมและป้องกันค่าใช้จ่ายนี้ ช่วยลดการเกิดข้อผิดพลาดและความเป็นไปได้ของการฉ้อโกง ใน บริษัท ขนาดใหญ่กระบวนการบัญชีเงินเดือนเกี่ยวข้องกับเวลาและทรัพยากรเป็นจำนวนมาก ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนสร้างประสิทธิภาพในแง่ของการรวบรวมเวลาการประมวลผลเอกสารการป้อนข้อมูลการชำระเงินและการเก็บบันทึก ด้วยการรวมระบบอัตโนมัติและความก้าวหน้าในเทคโนโลยีระบบเข้าด้วยกันขั้นตอนต่างๆจึงสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเงินของ บริษัท ได้
วัตถุประสงค์
นโยบายการจ่ายเงินเดือนรับประกันว่าพนักงานจะได้รับการจ่ายที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่า บริษัท ได้ปฏิบัติตามกฎหมายของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งกฎหมายภาษีอากร Medicare ประกันสังคมและมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม การปฏิบัติตามกฎหมายจะช่วยให้ บริษัท หลีกเลี่ยงการถูกลงโทษ ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนยังสนับสนุนการดำเนินการตามโครงสร้างและระบบค่าตอบแทนที่กำหนดไว้งบประมาณของแผนกและข้อตกลงการเจรจาต่อรองร่วม
คุณสมบัติ
นโยบายการจ่ายเงินเดือนกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานและผู้จัดการบัญชีเงินเดือน เนื่องจากบัญชีเงินเดือนเกี่ยวข้องกับข้อมูลลับนโยบายจึงต้องระบุระดับการเข้าถึงและความปลอดภัย นอกจากนี้ยังระบุการฝึกอบรมที่กำหนดโดยกลุ่มพนักงานที่แตกต่างกัน ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนให้รายละเอียดกระบวนการตั้งแต่เมื่อได้รับการว่าจ้างพนักงาน พวกเขารวมถึงกิจกรรมเงินเดือนและรูปแบบที่จำเป็นสำหรับการประมวลผลการจ้างใหม่การเปลี่ยนแปลงการจ้างงานการปรับปรุงข้อมูลการชำระเงินพิเศษการหักการรายงานเวลาและการเลิกจ้าง
การพิจารณา
เพื่อลดความเสี่ยงของการทุจริตนโยบายการจ่ายเงินเดือนจะต้องมีการควบคุมภายใน รูปแบบหนึ่งของการควบคุมคือการแยกหน้าที่ ตัวอย่างเช่นหากมีพนักงานสองคนที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลเงินเดือนพนักงานจะเตรียมเอกสารบัญชีเงินเดือนในขณะที่พนักงานคนอื่นจะอนุญาตและอนุมัติ ผู้มีอำนาจอนุมัติต้องตรวจสอบข้อมูลการจ่ายเงินและออกทั้งหมด กลุ่มหรือแผนกอื่นเช่นการบัญชีสามารถตรวจสอบการทำธุรกรรมเงินเดือน ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนจะต้องปกป้องความลับของข้อมูลบัญชีเงินเดือนเพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้
ความรับผิดชอบ
แผนกบัญชีเงินเดือนมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการกระบวนการทำงานของเงินเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าการประมวลผลเงินเดือนมีประสิทธิภาพและทันเวลา มันกำหนดตารางการจ่ายเงินเดือนและกำหนดเวลาส่งเอกสารเงินเดือน เจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนมอบหมายและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในระบบบัญชีเงินเดือน พวกเขาป้อนข้อมูลในระบบและทำการเปลี่ยนแปลงตามที่ต้องการ ผู้จัดการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการจ่ายเงินเดือนที่ต้องการเสร็จสมบูรณ์และส่งต่อภายในเวลาที่กำหนด พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการชำระเงินและการหักเงินและให้คำแนะนำแก่แผนกบัญชีเงินเดือนของความแตกต่างใด ๆ พวกเขาควรรักษาข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ
