ตระเวนชายแดนและศุลกากรเป็นสาขาหนึ่งของกระทรวงความมั่นคงแห่งมาตุภูมิซึ่งมีภารกิจในการเก็บอาวุธและผู้ก่อการร้ายออกจากอเมริกา นอกจากนี้พวกเขายังรับผิดชอบในการบังคับใช้กฎหมายเกี่ยวกับการนำสิ่งของที่ห้ามและถูก จำกัด เข้ามาในประเทศ คุณอาจเขียนถึงศุลกากรเพื่อตอบสนองต่อการบอกกล่าวที่คุณได้รับว่าห้ามใช้ภาชนะเซรามิกของคุณป้าจากฮ่องกงที่ส่งงานแต่งงานให้คุณ เหตุผลอื่น ๆ ในการติดต่อศุลกากรรวมถึงคำถามเกี่ยวกับการนำสัตว์เลี้ยงของคุณข้ามพรมแดนหรือต้องการนำเข้ายาเนื่องจากราคาถูกกว่าบนอินเทอร์เน็ตมากกว่าที่ร้านขายยาในพื้นที่ของคุณ ไม่ว่าเหตุผลที่คุณจะส่งจดหมายถึงศุลกากรจะต้องเป็นไปตามรูปแบบจดหมายธุรกิจที่เหมาะสม
โทรศัพท์ติดต่อสำนักงานศุลกากรและตระเวนชายแดนที่อยู่ใกล้คุณที่สุดและดูว่าคุณควรจะติดต่อใคร ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการทราบว่าคุณสามารถนำกลองแอฟริกันคืนจากการเดินทางไปกานาของคุณได้หรือไม่ถามผู้ที่รับผิดชอบด้านการแบ่งนั้น จดชื่อและชื่อบุคคล
ทำตามเลย์เอาท์ของจดหมายธุรกิจ: ที่อยู่ผู้ส่งคืน, วันที่, ที่อยู่ภายใน, คำทักทาย, เนื้อความจดหมายและการปิด เว้นช่องว่างสองช่องไว้ระหว่างส่วนของจดหมายแต่ละส่วนแทนที่จะเว้นย่อหน้า
เขียนบนหัวจดหมายถ้าเป็นไปได้เพราะมันทำให้จดหมายของคุณเพื่อศุลกากรดูเป็นทางการมากขึ้น อย่างไรก็ตามหากคุณไม่มีหัวจดหมายให้พิมพ์ที่อยู่ของคุณที่มุมซ้ายบน เว้นช่องว่างสองช่องแล้วพิมพ์วันที่
ป้อนที่อยู่ภายใน นี่คือที่อยู่เดียวกับที่อยู่บนซองจดหมาย ที่อยู่ภายในคือสิ่งที่บ่งบอกว่าเป็นจดหมายธุรกิจแทนที่จะเป็นจดหมายที่เป็นมิตร
เริ่มต้นด้วยคำทักทาย เขียน“ ถึงที่รัก” ชื่อเจ้าหน้าที่แล้วตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค “ เรียนเจ้าหน้าที่โจนส์,”
รับตรงประเด็นและแจ้งเจ้าหน้าที่ศุลกากรว่าเหตุใดคุณจึงเขียน “ ฉันเขียนเพื่อสอบถามเกี่ยวกับกฎและข้อ จำกัด ในการนำเข้ารถยนต์จากญี่ปุ่น”
ทำให้ย่อหน้าและประโยคของคุณสั้นและยึดจุด เริ่มย่อหน้าใหม่หากคุณเริ่มต้นแนวคิดใหม่และอย่าลืมเว้นวรรค หลีกเลี่ยงประโยคที่ไม่ต่อเนื่องและอย่าใช้คำที่มีขนาดใหญ่เมื่อประโยคเล็ก ๆ ประโยคหนึ่งทำเช่นกัน เขียนด้วยน้ำเสียงระดับมืออาชีพ
ระบุว่าคุณต้องการทำอะไรหรือตั้งใจทำอะไร เมื่อเขียนเกี่ยวกับคำบอกกล่าวที่กำหนดเองเพื่อรวบรวมรายการเช่น "โปรดทราบว่าฉันไม่สามารถรับพัสดุจากโรมาเนียในสัปดาห์หน้าขณะที่ฉันอยู่นอกเมือง"
จบจดหมายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" และโปรดทราบว่ามันจะตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค เว้นช่องว่างสำหรับลายเซ็นของคุณแล้วพิมพ์ชื่อของคุณ
ฝากจดหมายของคุณเพื่อศุลกากรเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น อ่านจดหมายของคุณใหม่และแก้ไขการสะกดคำไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิดพลาด
เคล็ดลับ
-
ไปที่“ ตัวอย่างก่อนพิมพ์” และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเว้นวรรคตัวอักษรอย่างถูกต้อง หากมีการพัวพันที่ด้านบนให้เพิ่มช่องว่างเพิ่มเติมเพื่อให้อยู่กึ่งกลางหน้าอย่างเหมาะสม
