หีบห่อกดหลายหีบห่อจะถูกนำไปรีไซเคิลโดยตรง แพ็คเกจเหล่านั้นบางส่วนไม่สนใจผู้อ่าน แต่บางแพ็คเกจก็ไม่ได้รับความนิยม การจัดรูปแบบแพคเกจกดอย่างเหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเผยแพร่ข้อมูล การส่งอีเมลแพคเกจยังช่วยเพิ่มความเป็นไปได้ในการรับข้อมูลที่พิมพ์ - ไม่เพียง แต่การรับข้อมูลอย่างรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถทำซ้ำเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย
ระบุเป้าหมายของคุณในการส่งชุดสื่อสิ่งพิมพ์จากนั้นทำการวิจัยองค์กรข่าวที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น บรรณาธิการมีเวลาเพิ่มน้อยมากดังนั้นอย่าเสียเวลา กระดาษขนาดเล็กในรัฐโอไฮโอที่เผยแพร่ข่าวในท้องถิ่นเท่านั้นไม่สนใจชุดข่าวจากเหตุการณ์ในแคลิฟอร์เนีย สถานีข่าวที่เน้นเรื่องการเงินไม่สนใจชุดข่าวเกี่ยวกับคอนเสิร์ตร็อค เมื่อคุณระบุที่เก็บสื่อที่เหมาะสมแล้วให้ค้นหาที่อยู่อีเมลและชื่อของเครื่องมือแก้ไขหากเป็นไปได้ผ่านการค้นหาทางอินเทอร์เน็ตหรือโทรหาองค์กร สามารถใช้อีเมล บริษัท ทั่วไปหากไม่สามารถใช้อีเมลของบรรณาธิการได้ ทำความคุ้นเคยกับช่องเสียบสื่อ แต่ทำความคุ้นเคยกับสไตล์ของช่องเสียบสื่อ ยิ่งชุดสื่อใกล้ชิดกับสไตล์ขององค์กรสื่อมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น
เขียนข้อความสั้น ๆ (3 ถึง 10 คำ) เกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังส่งในบรรทัดหัวเรื่องของอีเมล หากเป็นไปได้พยายามแสดงให้เห็นว่าเหตุใดเต้าเสียบสื่อเฉพาะนั้นจึงสนใจข้อมูล ตัวอย่างเช่นหากชุดอุปกรณ์กำลังถูกส่งไปยังกระดาษที่เน้นเฉพาะที่ให้ระบุที่ตั้งของกิจกรรมหรือธุรกิจในบรรทัดหัวเรื่อง
ระบุจุดทันทีในเนื้อหาของอีเมลและถ้าเป็นไปได้ให้เชื่อมต่อจุดหลักนั้นกับสไตล์และความสนใจของเต้าเสียบสื่อ สิ่งที่คุณรวมไว้ในเนื้อหาของอีเมลจะแตกต่างกันไปตามสิ่งที่รวมอยู่ในชุดกด หากชุดสื่อเป็นเพียงข่าวประชาสัมพันธ์ให้รวมข้อความของข่าวประชาสัมพันธ์ไว้ในเนื้อหาของอีเมลและแนบข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อความสะดวก หากชุดกดเป็นแพ็คเกจเกี่ยวกับเหตุการณ์ให้เขียนคำแถลงสั้น ๆ เพื่อบอกว่าเหตุการณ์คือเมื่อไหร่และสิ่งที่คุณแนบ หากชุดอุปกรณ์เกี่ยวกับธุรกิจในท้องถิ่นให้เขียนข้อความสั้น ๆ ว่าทำไมคุณถึงส่งชุดอุปกรณ์ดังกล่าว
แนบไฟล์ชุดคิทกับอีเมล อย่างไรก็ตามโปรดคำนึงถึงรูปแบบไฟล์ที่คุณกำลังส่งด้วยเนื่องจากบางสื่ออาจไม่สามารถเปิดไฟล์ทุกประเภทได้ ในเกือบทุกคนสามารถเปิด PDF (Portable Document Formatats) ได้และซอฟแวร์ของผู้ชมสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี PDF ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่ผู้รับเห็นโดยไม่ต้องจัดรูปแบบการเปลี่ยนแปลงจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น RTFs (รูปแบบ Rich Text) ยังเปิดง่ายต่อสากล อย่างไรก็ตามรูปแบบจะไม่ถูกเก็บรักษาไว้ในไฟล์ RTF และไม่เหมาะสำหรับเอกสารที่มีกราฟิก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าภาพถ่ายที่ต้องการทำซ้ำมีขนาดใหญ่พอที่จะพิมพ์ซ้ำด้วยคุณภาพสูง อย่าบีบอัดภาพเพื่อให้อีเมลส่งเร็วขึ้น เอกสารข้อความสามารถรวมกันเป็นไฟล์เดียวได้ แต่ต้องแนบรูปภาพที่จะพิจารณาเพื่อตีพิมพ์เป็นไฟล์แยกต่างหากเนื่องจากไม่สามารถแยกรูปภาพออกจากเอกสารได้อย่างง่ายดาย รูปแบบไฟล์ JPG มักจะดีที่สุดสำหรับรูปภาพ
กลับไปที่เนื้อหาของอีเมล ในตอนท้ายให้เขียนรายการเอกสารที่คุณแนบไว้และทำไม ยังพูดถึงว่าไฟล์ที่มีอยู่ในรูปแบบที่แตกต่างกัน ในตอนท้ายของอีเมลระบุข้อมูลการติดต่อที่สมบูรณ์ของคุณ
ตรวจสอบทุกแง่มุมก่อนส่งอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลถูกต้องเนื้อหาของอีเมลไม่มีข้อผิดพลาดและแนบไฟล์ที่ถูกต้อง
