วิธีการเขียนบันทึกสำนักงาน

การดูแลผู้บังคับบัญชาของคุณเพื่อนร่วมงานและผู้ใต้บังคับบัญชาให้ได้รับข้อมูลที่ดีนั้นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่น ในขณะที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบวันต่อวันจำนวนมากด้วยตนเองทางอีเมลหรือทางโทรศัพท์บางครั้งก็จำเป็นต้องเขียนบันทึกสำนักงานที่เป็นอนุสรณ์การสนทนาและการกระทำที่เกิดขึ้นแล้ว (รวมถึงการประเมินพนักงาน) และ / หรือให้ ทุกคน "หัวขึ้น" เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะเกิดขึ้น นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้ในการรวบรวมความคิดของคุณและเขียนบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

ระบุวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำที่คุณต้องการเขียน ลองสรุปในหนึ่งประโยคสั้น ๆ ตัวอย่าง: การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ขั้นตอนใหม่สำหรับการดำเนินการเรียกร้องการเดินทาง; วันหยุด Potluck ประโยคนี้จะเป็นบรรทัด "หัวเรื่อง" ที่ด้านบนของบันทึกช่วยจำของคุณโดยตรงใต้ที่อยู่ผู้รับ

ระบุบุคคลที่บันทึกนั้นกำลังจะไป หากเป็นเพียงไม่กี่คนบันทึกจะระบุให้พวกเขาแต่ละคนตามชื่อชื่อและแผนก อย่างไรก็ตามหากเป็นกลุ่มใหญ่พวกเขาจะถูกระบุด้วยชื่อกลุ่ม ตัวอย่าง: พนักงานทุกคน; ส่วนที่ 4 ผู้จัดการ; เจ้าหน้าที่สนับสนุนงานธุรการ ข้อมูลนี้จะถูกวางไว้ในบรรทัด "ถึง" ของบันทึกช่วยจำ

ระบุตัวคุณเองและชื่อของคุณในบรรทัด "จาก" แม้ว่าทุกคนจะรู้จักคุณในชื่อ "บ็อบ" คุณควรระบุตัวตนของคุณด้วยชื่อและนามสกุล

ทำตาม "กฎ 3 ข้อ" ในการสร้างเนื้อหาบันทึกของคุณ บอกผู้อ่านของคุณว่าคุณกำลังจะบอกอะไรบอกพวกเขาว่ามันคืออะไรและทำอะไรให้เสร็จโดยการย้ำสิ่งที่คุณเพิ่งบอกพวกเขา ตัวอย่างเช่นบันทึกช่วยจำของคุณเกี่ยวกับการเตือนให้พนักงานของคุณทราบว่าการรบกวนของเทศกาลวันหยุดทำให้เป็นเวลายอดนิยมของเหล่าโจรที่ขโมยของเช่นขโมยกระเป๋าและของใช้ส่วนตัว ย่อหน้าแรกจะแนะนำพวกเขาถึงความจำเป็นที่จะต้องระมัดระวัง ย่อหน้าที่สองจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับการล็อคโต๊ะทำงานและประตู วรรคสามจะแนะนำการดำเนินการหากพวกเขาสังเกตเห็นพฤติกรรมที่น่าสงสัยหรือเป็นเหยื่อของการโจรกรรมสำนักงาน

ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับบันทึกช่วยจำที่ให้เนื้อหาขั้นตอนหรือรายการตรวจสอบทุกประเภท สิ่งเหล่านี้ง่ายต่อการติดตามและทำความเข้าใจมากกว่าการฝังไว้ในย่อหน้าบรรยาย

สังเกตกฎของระยะขอบ 1 นิ้วที่ด้านซ้ายและขวาและด้านล่างของหน้า ส่วนบนของหน้าอาจเป็นรูปแบบหัวจดหมายหรือเทมเพลตที่จะลดระยะขอบด้านบนลงหลายนิ้ว หากคุณไม่มีหัวจดหมายคุณสามารถสร้างเอกสารที่ดูดีด้วยตัวคุณเองโดยใส่คำว่า "MEMO" ไว้ที่กลางตัวหนา 2 หรือ 3 นิ้วจากด้านบนของหน้า ระบบจะพิมพ์ "ถึง:", จาก: "และ" หัวเรื่อง: "ที่ขอบซ้ายมือ เนื้อความของบันทึกนั้นเว้นระยะเดียว

ใช้ 12 pt แบบอักษรที่ผู้รับของคุณจะอ่านง่ายขึ้น Times New Roman และ Courier เป็นมาตรฐาน Bookman และ Palatino เป็นที่ยอมรับเช่นกัน

พิสูจน์อักษรเนื้อหาของคุณอย่างละเอียดก่อนที่จะพิมพ์ออกมา

ถ่ายสำเนาได้มากเท่าที่คุณต้องการและแจกจ่ายให้กับผู้รับ

เคล็ดลับ

• เมื่อใดก็ตามที่ทำได้ให้บันทึกช่วยจำของคุณไว้ที่หน้าเดียว เท่าที่ทุกคนในสำนักงานต้องทำบันทึกใด ๆ ที่ไปยังหลาย ๆ หน้าอาจถูกตั้งค่าไว้เพื่อการอ่านในภายหลังและในที่สุดก็จะไปถึงด้านล่างของสแต็ค หากเนื้อหานั้นเป็นเรื่องเร่งด่วนหรือกำลังจะมีการประชุมพวกเขาจำเป็นต้องใส่ปฏิทินของพวกเขาตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งนี้โดดเด่นในหัวเรื่องเพื่อให้ผู้อ่านของคุณจะไม่พลาด

การเตือน

หากเนื้อหาในบันทึกช่วยจำของคุณเป็นลบหรืออาจเขียนด้วยจิตวิญญาณของช่วงเวลาที่ไม่ดีให้ตั้งไว้สักสองสามชั่วโมงหรือจนกว่าจะถึงวันถัดไปและอ่านอีกครั้ง