ธุรกิจที่มีพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นโดยรัฐบาลกลางในการระงับรายได้ของรัฐบาลกลาง, ประกันสังคมและภาษีเมดิแคร์จากเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ธุรกิจต้องมีส่วนร่วมหรือ“ จับคู่” เมดิแคร์และภาษีประกันสังคมตามค่าจ้างของพนักงานแต่ละคน หลังจากแยกภาษีเงินเดือนออกจากค่าจ้างที่แท้จริงของพนักงานแล้วจะมีการออกเช็คให้พนักงานตามจำนวนเงินค่าจ้างสุทธิและภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือนจะถูกนำไปฝากกับภาษีฝากของรัฐบาลกลาง นอกเหนือจากการฝากภาษีเงินเดือนแล้วธุรกิจส่วนใหญ่ยังต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินเดือนประจำไตรมาสด้วยบริการสรรพากร
กำหนดจำนวนเงินภาษีเงินเดือนที่ต้องหักจากค่าจ้างของพนักงานแต่ละคน ขึ้นอยู่กับจำนวนของค่าจ้างหรือเงินเดือนพนักงานแต่ละคนจะต้องรับผิดชอบในการจ่ายเงินรายได้เฉพาะ Medicare และภาษีประกันสังคมซึ่งพิจารณาจากการคูณค่าจ้างของพนักงานด้วยอัตราภาษีที่สอดคล้องกับระดับรายได้ของพวกเขา ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวงเล็บภาษีอัตราและภาษีหัก ณ ที่จ่ายมีอยู่ใน“ IRS Publication 15, คู่มือภาษีของนายจ้าง” ซึ่งสามารถดูได้จากเว็บไซต์ของ Internal Revenue Service
ฝากเงินเดือนหัก ณ ที่จ่ายกับผู้ฝากภาษีของรัฐบาลกลางที่ผ่านการรับรอง เงินฝากเงินเดือนสามารถทำได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทาง "ระบบการชำระภาษีของรัฐบาลกลางอิเล็กทรอนิกส์ (EFTPS)" หรือส่งจดหมายหรือส่งการชำระเงินของคุณไปยังธนาคารที่ได้รับอนุญาตโดยใช้ฟอร์ม IRS 8109-B ข้อมูลเกี่ยวกับระบบ EFTPS และแบบฟอร์มการฝากเงินของ IRS ตั้งอยู่บนเว็บไซต์ของ IRS
กรอกและยื่น“ แบบฟอร์ม IRS 941, คืนภาษีของรัฐบาลกลางประจำไตรมาสของนายจ้าง” แบบฟอร์มนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องจ่ายภาษีการจ้างงาน 1,000 ดอลลาร์หรือมากกว่าในแต่ละปี ธุรกิจส่วนใหญ่จะอยู่ในหมวดหมู่นี้ ธุรกิจที่มีน้อยกว่า $ 1,000 ในภาระภาษีการจ้างงานอาจใช้ "IRS Form 944, คืนภาษีของรัฐบาลกลางประจำปีของนายจ้าง" ทั้งสองรูปแบบจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนพนักงานที่ธุรกิจของคุณรักษาและจำนวนเงินฝากหัก ณ ที่จ่าย หลักสูตรของปีหรือไตรมาส
จัดทำและยื่นงบ W-2 ในนามของพนักงานแต่ละคนในตอนท้ายของแต่ละปีงบประมาณหรือก่อนวันที่ 31 มกราคมนายจ้างควรใช้“ แบบฟอร์ม IRS W-2 ค่าจ้างและงบภาษี” เพื่อบันทึกค่าจ้างทั้งหมดที่จ่ายให้กับพนักงานและ หัก ณ ที่จ่ายรวมตลอดปี ต้องส่งสำเนาของแบบฟอร์มนี้ให้กับพนักงานและฝ่ายประกันสังคมก่อนถึงวันที่ 31 มกราคม
