จดหมายเสนอสามารถเป็นเครื่องมือสำคัญในการดึงดูดลูกค้าใหม่ ๆ เริ่มต้นโครงการใหม่และขยายธุรกิจ จากเค้าโครงและการออกแบบเป็นภาษาที่ใช้ในเอกสารผู้นำธุรกิจจะต้องพิจารณาทุกแง่มุมของข้อเสนอก่อนที่จะส่งไปยังผู้รับที่ต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของเอกสารให้สูงสุด เช่นเดียวกับการเปิดจดหมายดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้ผู้อ่านอ่านเนื้อหาทั้งหมดประโยคสุดท้ายของจดหมายข้อเสนอมีความสำคัญเป็นพิเศษเนื่องจากเป็นคำสุดท้ายที่ผู้รับจะอ่านก่อนที่จะตัดสินใจ.
การเขียนข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพ
ในการเขียนจดหมายข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพการเริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่คุณวางแผนที่จะรวมไว้ในเอกสาร ซึ่งอาจรวมถึงสถิติตัวเลขงบประมาณวันที่คำจำกัดความและข้อมูลรับรอง บริษัท ของคุณ คุณอาจต้องการเริ่มต้นด้วยเค้าร่างซึ่งเป็นเครื่องมือการเขียนที่สามารถช่วยคุณวางแผนประเภทของข้อเสนอของคุณ
การแนะนำข้อเสนอของคุณควรจุดประกายความสนใจของผู้อ่านและอาจรวมถึงข้อมูลพื้นฐานบางอย่างเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณและเหตุใดจึงมีคุณสมบัติในการทำงานที่เฉพาะเจาะจง การแนะนำอาจรวมถึงภาพรวมทั่วไปของหัวข้อข้อเสนอเพื่อให้ผู้รับเข้าใจสิ่งที่พวกเขากำลังจะอ่านและทำไมพวกเขาควรอ่านต่อ ข้อเสนอบางอย่างอาจเริ่มต้นด้วยบทสรุปผู้บริหารซึ่งเป็นภาพรวมสั้น ๆ ที่สรุปประเด็นสำคัญของข้อเสนอ บทสรุปผู้บริหารนั้นมีประโยชน์สำหรับผู้รับที่มีเวลาไม่มาก แต่ต้องการเข้าใจว่าข้อเสนอทั้งหมดเกี่ยวกับอะไร
ส่วนหลักของข้อเสนอของคุณจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับโครงการ แต่อาจรวมถึงส่วนที่กล่าวถึงงบประมาณหรือราคาของโครงการระยะเวลาที่เสนอสำหรับโครงการและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการ นอกจากนี้คุณยังอาจพูดคุยเกี่ยวกับวัสดุที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์แรงงานหรือประเภทของคนงานที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จและรายได้ที่คาดการณ์ไว้หรือโอกาสในการขายที่สร้างโดยโครงการ
สิ่งสำคัญคือการปรับแต่งเอกสารของคุณไปยังผู้ชมเฉพาะของคุณในขณะที่เขียนข้อเสนอ ภาษาที่คุณใช้จะแตกต่างกันไปตามความเชี่ยวชาญของผู้ชมรวมถึงความคุ้นเคยกับด้านเทคนิคของโครงการ
ก่อนส่งข้อเสนอไปยังผู้อ่านให้แก้ไขเอกสารอย่างระมัดระวังและลบข้อผิดพลาดการสะกดข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์และความไม่ถูกต้องตามข้อเท็จจริง ความผิดพลาดและความผิดพลาดอื่น ๆ สามารถถูกมองว่าไม่เป็นมืออาชีพและอาจส่งผลให้ข้อเสนอถูกปฏิเสธ
ปิดจดหมายข้อเสนอ
ข้อสรุปของข้อเสนอเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของเอกสารโดยรวม เมื่อผู้รับอ่านข้อเสนอเสร็จสิ้นประโยคหรือย่อหน้าสองสามประโยคสุดท้ายควรอยู่ในใจของเธอ ข้อสรุปที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยผนึกข้อตกลงและนำผู้อ่านไปทำธุรกิจกับ บริษัท ของคุณ ในขณะที่ส่วนอื่น ๆ ของข้อเสนอเป็นสิ่งสำคัญเช่นกันสำหรับการขออนุมัติเพื่อดำเนินการต่อไปข้างหน้า แต่ก็ควรใช้เวลาเพิ่มเติมในประโยคสองสามประโยคสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอนั้นเป็นที่โน้มน้าวใจ
ในบทสรุปให้พิจารณาการนำเสนอคะแนนระดับสูงสุดของข้อเสนอใหม่เพื่อเน้นแนวคิดที่สำคัญโดยระวังอย่าทำซ้ำทุกสิ่งที่คุณเขียนไปแล้ว สรุปสุดท้ายนี้ควรให้การวิเคราะห์หรือคำอธิบายที่เชื่อมโยงประเด็นหลักทั้งหมด คุณอาจต้องการกระตุ้นให้ผู้รับสนทนาต่อโดยเสนอที่จะตอบคำถามที่เอ้อระเหยหรือเพื่อพูดคุยแนวคิดในเชิงลึกยิ่งขึ้นในภายหลัง ตัวอย่างเช่นคุณอาจเขียน: "โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามเพิ่มเติม - ฉันยินดีที่จะตอบคำถามเหล่านี้" จดหมายข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพบางฉบับลงท้ายด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการซึ่งสามารถสร้างความรู้สึกเร่งด่วนและเหตุผลสำหรับผู้รับที่จะก้าวไปข้างหน้าพร้อมกับข้อเสนอ ตัวอย่างของคำกระตุ้นการตัดสินใจคือ: "เริ่มต้นกับโครงการนี้วันนี้โดยติดต่อทีมงานของเรา"
