วิธีการเขียนคู่มือขั้นตอน

ขั้นตอนเป็นเหมือนสูตร - ชุดคำสั่งที่ระบุอย่างชัดเจนว่าใครทำอะไรเมื่อมันควรจะทำวิธีการทำและผลลัพธ์ที่ควรจะเป็น ทำรายการแต่ละขั้นตอนตามลำดับที่จะต้องทำให้เสร็จ รวบรวมหลายขั้นตอนในคู่มือที่จัดเรียงตามรายละเอียดงานแผนกฟังก์ชั่นหรือคำสั่งใดก็ตามที่ทำให้ผู้ใช้คู่มือเข้าถึงข้อมูลได้มากที่สุด อย่าสับสนนโยบายด้วยขั้นตอน นโยบายคือกฎหรือข้อความแสดงตำแหน่ง; ขั้นตอนคือสิ่งที่ผู้คนปฏิบัติตามเพื่อดำเนินนโยบาย

รายการที่คุณจะต้อง

• เอกสารที่มีอยู่ซึ่งอาจเป็นวัสดุทรัพยากร

• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านที่ทราบวิธีปฏิบัติตามขั้นตอน

ตัดสินใจว่าจะทำเอกสารขั้นตอนใด สองวิธีในการเลือกเนื้อหาของคู่มือของคุณคือการสำรวจผู้ใช้ด้วยตนเองเพื่อค้นหาว่างานใดที่พวกเขาต้องการข้อมูลที่ชัดเจนหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมหรือคุณอาจต้องการจัดทำรายการปัญหาการปฏิบัติงาน

รวบรวมข้อมูล. คนที่ทำภารกิจนี้อยู่แล้วเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดของคุณเว้นแต่ว่าคุณกำลังสร้างขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้น ดูคนที่ทำภารกิจและจดบันทึกหรือขอให้บุคคลนั้นจดขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในงานของคุณรวมถึงเคล็ดลับหรือคำเตือนที่เรียนรู้จากประสบการณ์

สร้างเค้าโครงของคู่มือของคุณ รูปแบบสองคอลัมน์ทำให้ขั้นตอนชัดเจนและอ่านง่าย ตั้งชื่อแต่ละหน้าด้วยชื่อของขั้นตอนและใส่ชื่อรายการหรือย่อหน้าของข้อเท็จจริงใด ๆ ที่ไม่ตกอยู่ในขั้นตอนเช่นขั้นตอนการปฏิบัติบ่อยครั้งและเคล็ดลับหรือคำเตือน ขั้นตอนควรปฏิบัติตามหลังจากนั้นในตารางสองคอลัมน์

เขียนร่างคร่าวๆ ในคอลัมน์ด้านซ้ายให้ระบุรายชื่อบุคคลที่รับผิดชอบกระบวนการดังกล่าว ในคอลัมน์ด้านขวาให้เรียงลำดับขั้นตอนที่บุคคลนั้นดำเนินการ หากขั้นตอนนั้นเกี่ยวข้องกับคนหลายคนพวกเขาควรจะสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าพวกเขาเหมาะสมในกระบวนการและสิ่งที่พวกเขาต้องทำ

ทดสอบขั้นตอน นำคนที่ไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนการติดตามพวกเขาออกจากร่าง เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้คนที่ไม่มีประสบการณ์ดังนั้นบุคคลนั้นจะไม่ใช้ทางลัดที่เป็นนิสัยหรือความมันวาวเหนือจุดที่ไม่ชัดเจนซึ่งผู้อ่านคนอื่นไม่เข้าใจ

แก้ไขร่างจดหมาย ชี้แจงเพิ่มลบและจัดเรียงขั้นตอนใหม่จนกว่าผู้ที่อ่านคู่มือจะสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนได้

เผยแพร่คู่มือ รวมสารบัญเพื่อให้ผู้อ่านสามารถค้นหาขั้นตอนได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มอภิธานศัพท์ที่กำหนดคำศัพท์ที่ผิดปกติหรือเฉพาะเจาะจงกับอุตสาหกรรมของคุณ

เคล็ดลับ

• อย่าใช้รูปแบบคำที่สง่างามเพื่อทำให้การเขียนมีชีวิตชีวาขึ้น "วิดเจ็ต" เป็นวิดเจ็ตทุกครั้งไม่ใช่ "ไอเท็ม" หรือ "อุปกรณ์" การอธิบายสิ่งต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องอาจซ้ำไปซ้ำมา แต่มันปรับปรุงความชัดเจนสำหรับผู้อ่าน