วิธีการติดตามจดหมายหลังจากการประชุมทางธุรกิจ

ไม่ว่าการประชุมจะอยู่กับเพื่อนร่วมงานหรือคู่แข่งคุณควรที่จะสรุปสิ่งที่ได้พูดคุยและโดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งที่ถูกตัดสินใจและจะทำมันเป็นลายลักษณ์อักษรโดยเร็วที่สุดหลังจากนั้น คุณสามารถรวมชิ้นส่วนที่เกี่ยวข้องจากคลังเอกสารทางธุรกิจเช่นชิ้นใน "Inc. " เว็บไซต์ของนิตยสาร

รายการที่คุณจะต้อง

• บันทึกหรือบันทึกอื่น ๆ จากการประชุม

• เอกสารอ้างอิงหรือแจกจ่ายในที่ประชุม

เริ่มต้นด้วยสรุปที่เป็นมิตร แต่ชัดเจนของวันที่เวลาและสถานที่ของการประชุมที่เข้าร่วมในสิ่งที่ความสามารถและคำชี้แจงสั้น ๆ ของวัตถุประสงค์ของการประชุม ตัวอย่างเช่น "Dear Mike: ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการใช้จ่ายเมื่อวานนี้กับฉันและ Steve จากแผนกศิลป์ของเราเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนการออกแบบบรรจุภัณฑ์ของคุณ"

ตรวจสอบเอกสารและวัสดุที่มีการนำเสนอในที่ประชุมและรายการสำคัญของการอภิปรายเกี่ยวกับพวกเขา: "ฉันดีใจที่คุณชอบความคิดของสตีฟมากที่สุดเท่าที่ฉันทำเราตกลงกันว่ากล่องหกเหลี่ยมทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ คุณสมบัติที่คุณกำลังเพิ่มในปีหน้า แต่การสร้างมันให้อยู่ในแนวนอนบนชั้นวางจะมีความเสถียรมากขึ้นและทำให้เราสามารถทำให้ปลายทั้งสองข้างนูนออกมาเล็กน้อยแทนที่จะเป็นแนวราบและอีกจุดหนึ่ง สินค้า."

จัดทำรายงานเกี่ยวกับรายการการกระทำทั้งหมดที่ตกลงกันในการประชุม: "สตีฟมุ่งมั่นที่จะมีรายละเอียดการออกแบบใหม่ให้กับหน่วยผลิตของเราในวันนี้และพวกเขาควรจะให้ตัวเลขต้นทุนใหม่สำหรับกล่องแนวนอนภายในสิ้นสัปดาห์ และฉันจะต้องผิดหวังถ้าตัวเลขเหล่านั้นไม่ต่ำกว่า 20% ต่ำกว่าที่เราเคยได้รับเมื่อเร็ว ๆ นี้สำหรับกล่องที่มีความแหลมสูงเนื่องจากการผลิตจะมีความสมมาตรและซับซ้อนน้อยกว่าเพื่อให้พอดีอย่างไรก็ตามเราต้องการ ตัดสินใจจากคุณว่าหัวเข็มขัดจะถูกพิมพ์หรือนูนหรือไม่และคุณต้องการให้หมึกโลหะติดอยู่หรือไม่ก่อนที่เราจะสามารถลดต้นทุนได้"

กำหนดระยะเวลาสำหรับขั้นตอนต่อไปโดยทุกฝ่าย: "ฉันทำบันทึกย่อที่คุณคิดว่าคุณสามารถตัดสินใจได้ในวันนี้หรือพรุ่งนี้นั่นจะทำให้เราสามารถกลับไปหาคุณได้โดยปิดการทำธุรกิจในวันจันทร์ด้วยตัวเลขค่าใช้จ่ายที่มั่นคง ทำสัญญาให้เป็นระเบียบ"

ปิดจดหมายด้วยแฟชั่นที่เป็นมิตรตามความเหมาะสมกับลักษณะของการประชุมและย้ำแผนการสำหรับการประชุมอื่น ๆ ที่คุณกำหนดไว้: "มันเป็นการประชุมที่สนุกกับคุณเสมอฉันทานอาหารกลางวันวันอังคารที่สำนักงานของคุณในปฏิทินของฉัน เมื่อฉันจะทำให้ mockup Steve ทำงานได้โปรดแจ้งให้ฉันทราบว่า Jan จะสามารถเข้าร่วมกับเราได้หรือไม่"

เคล็ดลับ

• อีเมลเป็นวิธีที่ดีในการส่งการติดตามผลในเวลาที่เหมาะสมที่สุด แต่มันก็เป็นการดีที่สุดที่จะส่งสำเนาเอกสารด้วยเช่นกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการประชุมรวม บริษัท หลายแห่งและเรื่องที่จะทำอย่างเป็นทางการในสัญญาและคำสั่งซื้อ ส่งสำเนาของจดหมายสรุปให้กับทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมหรือถูกกล่าวถึงในจดหมายตามชื่อฟังก์ชั่นหรือแผนก