บริษัท มักจะใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลและรักษาธุรกรรมและบันทึกทางบัญชี ระบบดูดซับและจัดเก็บข้อมูลนี้โดยใช้โมดูลเช่นบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้บัญชียอดดุลทดลองใช้และบัญชีเงินเดือน ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับ บริษัท บางแห่งหรือซื้อจากบุคคลที่สาม (เช่น Timberline หรือ MAS 200) ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับหลาย ๆ บริษัท
ความเร็ว
ระบบประมวลผลข้อมูลอย่างรวดเร็ว เมื่อข้อมูลถูกป้อนลงในโมดูลที่เกี่ยวข้องเช่นบัญชีเงินเดือนหรือเจ้าหนี้ระบบจะประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลทันที
การสร้างอัตโนมัติ
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีคุณสมบัติเช่นการป้อนคำสั่งซื้อและการสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง นายจ้างสามารถสร้างบัญชีสำหรับลูกค้าของพวกเขาเก็บชื่อที่อยู่คำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้ได้นานเท่าที่จำเป็น ระบบคอมพิวเตอร์ยังอนุญาตให้นายจ้างสร้างและพิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชี นอกจากนี้ระบบบัญชีส่วนใหญ่มีคุณสมบัติการจ่ายเงินเดือนซึ่งช่วยให้การประมวลผลเงินเดือนสมบูรณ์รวมถึงการสร้างและการพิมพ์เช็คและรายงาน
ทันเวลา
นายจ้างสามารถพิมพ์และพิมพ์คำสั่งซื้อของลูกค้าใบแจ้งหนี้และธุรกรรมทางบัญชีอื่น ๆ ทั้งหมดตามที่ต้องการ นอกจากนี้เขายังสามารถค้นหาข้อมูลบัญชีเงินเดือนของพนักงานเช่นที่อยู่ปัจจุบันและจำนวนเงินที่จ่ายโดยไม่ต้องค้นหาผ่านตู้เก็บเอกสารเพื่อค้นหาไฟล์บุคลากร
กำจัดการประมวลผลด้วยตนเอง
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์กำจัดการประมวลผลด้วยตนเอง หลังเกี่ยวข้องกับการประมวลผลและบันทึกรายได้ค่าใช้จ่ายกำไรขาดทุนและการกระทบยอดของ บริษัท ด้วยมือ ธุรกรรมบัญชีเงินเดือนและธุรกรรมภาษีของธุรกิจจะได้รับการบันทึกด้วยตนเอง ด้วยระบบบัญชีคอมพิวเตอร์นายจ้างมีขั้นตอนการจัดเก็บและการบันทึกที่นุ่มนวลขึ้น
แรงจูงใจพนักงาน
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์มักต้องให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมเพื่อเรียนรู้ทักษะใหม่ทำให้พวกเขารู้สึกมีแรงจูงใจ นอกจากนี้ผู้ว่าจ้างยังสามารถว่าจ้างผู้ฝึกอบรมจากตัวแทน บริษัท ซอฟต์แวร์ภายนอกได้อีกด้วยซึ่งจะสร้างแรงกดดันให้พนักงานในการจัดการฝึกอบรมน้อยลง
ทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้น
หากรัฐบาลกลางหรือรัฐตัดสินใจที่จะตรวจสอบ บริษัท ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ทำให้กระบวนการง่ายขึ้น โดยปกติก่อนที่การตรวจสอบจะเกิดขึ้นผู้สอบบัญชีจะแจ้งให้นายจ้างทราบทางไปรษณีย์เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ ขึ้นอยู่กับลักษณะของการตรวจสอบเอกสารอาจรวมถึงงบภาษีทะเบียนเงินเดือนและผังบัญชี
ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์สามารถเก็บข้อมูลได้นานหลายปี หากการตรวจสอบนั้นต้องการนายจ้างสามารถเข้าถึงข้อมูลย้อนหลังได้หลายปี หากในระหว่างการตรวจสอบบัญชีผู้ตรวจสอบขอเอกสารทางบัญชีนายจ้างสามารถดึงข้อมูลจากระบบได้อย่างรวดเร็วแทนการค้นหาผ่านกล่องเก็บข้อมูลเพื่อค้นหาสำเนา
ลดการฉ้อฉล
ซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ทำให้พนักงานขโมยเงินจาก บริษัท ได้ยาก ตัวอย่างเช่นหากพนักงานบัญชีเงินเดือนพยายามจ่ายเงินให้ตัวเองมากกว่าจำนวนเงินที่อนุญาตการขโมยของเธอจะถูกค้นพบมากที่สุดเพราะระบบบัญชีจัดเก็บธุรกรรมที่บันทึกไว้ทั้งหมด
