เมื่อสร้างระบบบัญชีธุรกิจและองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรจะต้องสร้างกรอบการทำงานสำหรับการควบคุมภายใน กระบวนการควบคุมภายในช่วยให้มั่นใจว่าระบบทำงานได้ดีและพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องมีการปฏิบัติตามที่คาดไว้ การมีฟังก์ชั่นทางธุรกิจที่จำเป็นดังกล่าวช่วยให้มั่นใจได้อย่างสมเหตุสมผลโดยการลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและปกป้องทรัพย์สินขององค์กร เนื่องจากความสำคัญ บริษัท ต่างๆจึงควรพิจารณาหลักการพื้นฐานของการควบคุมภายใน
ความรับผิดชอบ
บริษัท ต้องสร้างความรับผิดชอบอย่างชัดเจน การมอบหมายความรับผิดชอบเฉพาะให้กับแต่ละบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าส่วนของพวกเขาคืออะไรในการควบคุมภายใน หากความรับผิดชอบการควบคุมภายในถูกมองข้ามอย่างสม่ำเสมอระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพจะทำให้ชัดเจนว่าใครไม่ได้ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมาย
บันทึกการรักษา
หน่วยความจำไม่ใช่เครื่องมือที่ผิดพลาดโดยเฉพาะเมื่อต้องรับมือกับข้อมูลหรือธุรกรรมจำนวนมาก การมีกระบวนการบันทึกที่ถูกต้องจะช่วยให้ บริษัท มีประวัติการทำธุรกรรมที่ถูกต้องในมือ ข้อมูลประวัติดังกล่าวช่วยให้ บริษัท สามารถอ้างอิงได้ในภายหลังหากมีการค้นพบปัญหาหรือจำเป็นต้องมีการชี้แจง
การประกันภัยและการผูกมัด
น่าเสียดายที่แม้แต่ระบบการควบคุมภายในที่ดีที่สุดก็อาจไม่สามารถป้องกันการสูญเสียทรัพย์สินได้ โดยการประกันทรัพย์สินและพนักงานที่มีพันธะผูกพันองค์กรสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้รับเงินคืนสำหรับมูลค่าของสินทรัพย์หากสินทรัพย์นั้นถูกขโมยไปหรือถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด
บันทึกสินทรัพย์และการดูแล
ในระบบการควบคุมภายในผู้ที่สามารถเข้าถึงเงินสดและสินทรัพย์อื่น ๆ ไม่ได้เป็นคนเดียวกับที่บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์นั้น ตัวอย่างเช่นถ้าผู้รับผิดชอบในการเก็บบันทึกเงินสดย่อยเป็นบุคคลเดียวกันกับที่มีกุญแจในกล่องเงินสดย่อยมันจะง่ายสำหรับคนที่จะช่วยตัวเองเป็นเงินสดในขณะที่ปลอมแปลงบันทึกเงินสดย่อย บุคคลที่เก็บบันทึกเนื้อหาไม่ควรเข้าถึงเนื้อหาที่กำลังติดตามอยู่
ความรับผิดชอบสำหรับการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง
บางครั้งงานหลายอย่างจะต้องเสร็จสิ้นเพื่อให้การทำธุรกรรมเดียวเสร็จสมบูรณ์ ในตัวอย่างนี้มันเป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานที่แตกต่างกันแต่ละคนทำงานแยกต่างหากในการทำธุรกรรม สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่ามีมากกว่าหนึ่งคนที่เกี่ยวข้องในการทำงานให้เสร็จสิ้นเพิ่มโอกาสที่ค้นพบความผิดพลาดหรือการกระทำที่เป็นการฉ้อโกง
การควบคุมเทคโนโลยี
สัญญาณเตือนภัยกันขโมย, แผงปุ่มควบคุมอิเล็กทรอนิกส์และคุณสมบัติด้านความปลอดภัยอื่น ๆ ที่ใช้เทคโนโลยีช่วยให้องค์กรสามารถปกป้องทรัพย์สินได้ เทคโนโลยีมักจะไปในที่ที่ผู้คนไม่สามารถทำได้และสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงต่อวันโดยไม่ต้องจ่ายเพิ่มหรือหยุดพัก บริษัท ที่ชาญฉลาดเพิ่มระบบการควบคุมภายในด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสมและคุ้มค่า
รีวิวอิสระ
บริษัท จะต้องทบทวนระบบการควบคุมภายในอย่างสม่ำเสมอ ควรทำโดยบุคคลที่ไม่ได้ทำการตรวจสอบใด ๆ ผู้ประเมินอิสระสามารถรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำไปตลอดกระบวนการการควบคุมภายในและไม่มีเหตุผลที่จะครอบคลุมความผิดพลาดหรือมองโลกในแง่ดีเกินไปเกี่ยวกับกระบวนการควบคุม
