คำขอเสนอราคาหรือร้องขอข้อเสนอหรือ RFP เป็นเอกสารที่ทำโดยธุรกิจหรือองค์กรสำหรับผู้ขาย ตัวอย่างเช่น บริษัท รับเหมาก่อสร้างอาจต้องการช่างไม้หรือโรงพยาบาลอาจต้องการนักออกแบบเว็บไซต์เพื่อสร้างเว็บไซต์ RFPs เป็นเอกสารทางการโดยทั่วไปพร้อมแนวทางสำหรับผู้ขาย พวกเขารวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกิจที่มีการร้องขอข้อกำหนดของโครงการธุรกิจกระบวนการชักชวนให้ผู้ขายกระบวนการคัดเลือกสำหรับการเลือกผู้ขายหรือผู้ขายกระบวนการสัญญาและกระบวนการสื่อสารระหว่างการชักชวน
รวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณล่วงหน้า มีงบการเงินงบประมาณสัญญาข้อตกลงและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งนี้จะทำให้การเขียน RFP ของคุณง่ายขึ้น
เขียนภาพรวมหรือการแนะนำซึ่งบางครั้งเรียกว่า“ บทสรุปผู้บริหาร” ในส่วนนี้จะแนะนำธุรกิจหรือองค์กรที่ทำการร้องขอและสถานที่ในอุตสาหกรรม บทสรุปยังนำเสนอในรูปแบบไฮไลท์ตามความต้องการของโครงการหรือธุรกิจที่ต้องการการร้องขอ
นำเสนอข้อมูลจำเพาะอย่างชัดเจนในแง่ที่ผู้ขายจะตอบสนอง กำหนดลักษณะและขอบเขตของโครงการความต้องการผลที่คาดหวังและข้อมูลสำคัญอื่น ๆ เฉพาะเจาะจง; มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการต้องการเว็บไซต์ที่ออกแบบและต้องการเว็บไซต์ที่ออกแบบปรับปรุงและจัดการเป็นประจำ
ระบุวิธีการจัดการกระบวนการสื่อสารอย่างชัดเจนในระหว่างขั้นตอนการชักชวน หากคุณต้องการให้ผู้ขายติดต่อบุคคลเดียวในองค์กรของคุณให้ชัดเจน หากจะมีการนำเสนอให้ผู้ขายเข้าร่วมให้รวมถึงรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับเรื่องนั้น หากคุณไม่ต้องการให้ผู้ขายติดต่อคุณเลยระหว่างกระบวนการให้ระบุอย่างชัดเจน ตัดสินใจว่าคุณจะได้รับการเสนอราคาอย่างไรไม่ว่าจะต้องถูกปิดผนึกและกำหนดเวลาเป็นอย่างไร
อธิบายว่า RFP ไม่ใช่สัญญาและการตอบกลับไม่รับประกันการเลือก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลที่จะทำให้การตอบสนองของผู้ขายคุ้มค่ากับเวลาของผู้ขาย จัดทำรายละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณสัญญารูปแบบการชำระเงินและการประเมินผลงานขณะที่โครงการเปิดใช้งาน
รวมข้อพิจารณาทางกฎหมายลิขสิทธิ์ประกันภัยและจริยธรรมเพื่อให้ผู้ขายพิจารณา ซึ่งรวมถึง แต่ไม่ จำกัด เพียงข้อตกลงการรักษาความลับข้อกำหนดผู้ขายของผู้ถือหุ้นส่วนน้อยข้อบังคับในท้องถิ่นการพิจารณาด้านความปลอดภัยและการดำเนินธุรกิจ
ระบุคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบการตอบสนอง แนะนำผู้ขายเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการดูหมายเลขข้อเสนอของพวกเขาข้อมูลใดที่พวกเขาควรรวมอยู่ในข้อเสนอของพวกเขาเช่นสำเนาของข้อมูลประกันภัยหรือใบอนุญาตประกอบธุรกิจ
รวมถึงข้อสรุปที่คาดการณ์เกี่ยวกับกระบวนการคัดเลือก แจ้งให้ผู้ขายทราบว่าพวกเขาจะได้รับแจ้งหรือไม่หากพวกเขาไม่ได้งานเช่นเดียวกับสิ่งที่คาดหวังหากพวกเขาได้รับเลือกให้ทำงาน
