วิธีการเขียนการแจ้งเตือนของสื่อและเวลาที่จะส่ง

ไม่ว่าคุณจะทำงานในแผนกประชาสัมพันธ์ที่วุ่นวายสำหรับ บริษัท ใหญ่ ๆ หรือได้รับมอบหมายให้จัดการโปรโมชั่นสำหรับงานเล็ก ๆ การเตือนสื่อเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่สุดของการค้าขาย การแจ้งเตือนสื่อเป็นคำเชิญที่ออกแบบมาเพื่อแจ้งให้สื่อทราบเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณเช่นงานแถลงข่าวหรืองานเปิดตัวใหญ่และดึงดูดให้พวกเขาเข้าร่วม การแจ้งเตือนของสื่อแตกต่างจากข่าวประชาสัมพันธ์ซึ่งเป็นตัวอย่างของประเภทความคุ้มครองที่คุณต้องการดูหลังจากเหตุการณ์

เพิ่มพาดหัวในเอกสารที่อ่าน“ Media Alert” ใช้แบบอักษรขนาดใหญ่ - 20 จุดหรือสูงกว่า - ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดและพิมพ์ตัวหนาเพื่อให้แน่ใจว่าการแจ้งเตือนนั้นโดดเด่นท่ามกลางรายการอื่น ๆ ทั้งหมดที่ห้องข่าวได้รับในแต่ละวัน

รวมวันที่ที่คุณส่งการแจ้งเตือนและข้อมูลติดต่อของคุณที่ด้านบนของหน้า

อธิบายข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับเหตุการณ์ รวมถึงผู้ที่ทำอะไรที่ไหนเมื่อใดและทำไม แยกแต่ละส่วนออกเป็นย่อหน้าแยกกันด้วยส่วนหัวของมันเอง

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและน่าสนใจเพื่ออธิบายเหตุการณ์ แต่หลีกเลี่ยงการรายงาน การแจ้งเตือนสื่อถูกออกแบบมาเพื่อดึงดูดสื่อไปยังเหตุการณ์ไม่ได้อธิบายเหตุการณ์หรือให้มุมกับข่าว

พิมพ์การแจ้งเตือนของสื่อบนหัวจดหมายของ บริษัท ตรวจสอบเอกสารอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดการสะกดคำและไวยากรณ์และยืนยันว่ารายละเอียดของเหตุการณ์นั้นถูกต้อง

เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อสื่อของคุณ ร้านสื่อแต่ละแห่งมีการตั้งค่าของตัวเองสำหรับการรับการแจ้งเตือน แต่ส่วนใหญ่จะชอบโทรสารหรืออีเมล ยืนยันว่าข้อมูลติดต่อที่คุณมีสำหรับแต่ละคนนั้นถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา

ส่งการแจ้งเตือนสื่ออย่างน้อย 24 ชั่วโมงก่อนเหตุการณ์ถ้าเป็นไปได้ หากการแจ้งเตือนของสื่อสำหรับการแถลงข่าวในนาทีสุดท้ายหรือข้อเสนอสำหรับผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับข่าวให้ส่งโดยเร็วที่สุดโดยควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งหรือสองชั่วโมง

ติดตามการแจ้งเตือนสื่อด้วยการโทรศัพท์ถ้าคุณต้องการยืนยันว่าสื่อสำคัญได้รับการแจ้งเตือนและวางแผนที่จะเข้าร่วมหรือหากกำลังจะออกประกาศสั้น ๆ

โพสต์การแจ้งเตือนสื่อไปยังเว็บไซต์ บริษัท ของคุณและเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ไปยังฟีดโซเชียลมีเดียของ บริษัท ของคุณหากมี หากสื่อตามคุณออนไลน์พวกเขาสามารถรับข้อมูลจากแหล่งเหล่านั้นได้ทันทีซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากสื่อดังกล่าวอยู่นอกสนามและไม่ได้รับการแจ้งเตือนที่พิมพ์ออกมา