วิธีไดอะแกรมผังกระบวนการ

บางครั้งมีบางครั้งเมื่อสามารถเห็นภาพสิ่งที่ทำทำให้ง่ายต่อการเข้าใจ ผังกระบวนการระบุแต่ละขั้นตอนในกระบวนการในรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่คล้ายกับแผนที่ แผนภูมิกระบวนการจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อองค์กรต้องการลดขั้นตอนการทำงาน แผนผังลำดับงานช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจระบุแต่ละขั้นตอนในกระบวนการและดูปฏิสัมพันธ์ของขั้นตอนต่างๆ กระบวนการผังกระบวนการเป็นสิ่งที่สามารถทำได้ในองค์กรใด ๆ

รายการที่คุณจะต้อง

• พื้นที่ประชุม

• กระดาษ

• ดินสอ

• กระดานไวท์บอร์ดที่มีเครื่องหมาย

• บันทึก "โพสต์พิมพ์"

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ

• ซอฟต์แวร์ Flowchart

รวบรวมสมาชิกในทีมในพื้นที่ประชุมที่เงียบสงบ พื้นที่ควรมีขนาดใหญ่พอสำหรับสมาชิกในทีมที่จะเดินไปมาอย่างเงียบ ๆ ดังนั้นการอภิปรายจะไม่ส่งผลกระทบต่อส่วนที่เหลือของสำนักงานและมีกระดานไวท์บอร์ดเพื่อแสดงขั้นตอนกระบวนการตามที่กล่าวไว้ สมาชิกในทีมแต่ละคนควรมีกระดาษ / ดินสอและหมายเหตุ "โพสต์มันพิมพ์"

แจ้งให้ทีมงานของกระบวนการที่จะแผนภูมิการไหล ให้ทีมระดมสมองทำตามขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการ เขียนขั้นตอนบนกระดานไวท์บอร์ด ไม่ต้องกังวลว่าขั้นตอนใดจะมาก่อนหรือสุดท้าย - เพียงแค่จดบันทึกทุกขั้นตอนในกระบวนการ เมื่อทุกขั้นตอนในกระบวนการได้รับการระบุเข้ามาเป็นเอกฉันท์กับทีมว่าทุกขั้นตอนได้รับการจดบันทึก เขียนแต่ละขั้นตอนลงในบันทึกย่อ "โพสต์พิมพ์" แต่ละรายการ ลบกระดานไวท์บอร์ด

ตัดสินใจว่าขั้นตอนใดที่จะเริ่มกระบวนการ ติดขั้นตอนนั้นบนกระดานที่ด้านซ้ายสุด ตัดสินใจว่าขั้นตอนใดจะสิ้นสุดกระบวนการ ติดขั้นตอนนั้นทางด้านขวาของกระดาน กำหนดขั้นตอนที่สองในกระบวนการและวางไว้ทางด้านขวาของขั้นตอนเดียว ทำกระบวนการนี้กับแต่ละขั้นตอนจนกว่าขั้นตอนทั้งหมดในกระบวนการจะถูกเรียงลำดับตามลำดับตั้งแต่ขั้นตอนแรกทางซ้ายไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายทางขวา กระบวนการนี้มักจะใช้เวลาให้และรับระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อบรรลุฉันทามติ

กำหนดสัญลักษณ์ที่เหมาะสมให้กับแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ สัญลักษณ์รูปวงรีจะใช้ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ เขียนวงรีเหนือบันทึกย่อ "โพสต์อิท" ในขั้นตอนแรกและขั้นสุดท้ายของกระบวนการ การดำเนินการที่ตามมาแต่ละครั้งจะถูกระบุด้วยตาราง การตัดสินใจแต่ละครั้งจะถูกระบุด้วยเพชร มาเป็นเอกฉันท์กับสมาชิกในทีมแต่ละคนเกี่ยวกับประเภทของสัญลักษณ์ที่จะทราบว่า เมื่อวาดเสร็จแล้วให้วาดเส้นจากแต่ละโน้ตไปยังโน้ตถัดไปในกระบวนการ

วิเคราะห์ผังงาน กระบวนการส่วนใหญ่สามารถทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อกระบวนการสามารถดูบนแผนภูมิ ตรวจสอบขั้นตอนที่ซ้ำกันหรือการหยุดเวิร์กโฟลว์ที่ไม่จำเป็นเช่นการอนุมัติจากผู้จัดการหรือการเขียนซ้ำที่ไม่จำเป็น

ใช้ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำหรือซอฟต์แวร์สร้างแผนภูมิลำดับงานเพื่อทำสำเนาถาวรของกระบวนการทำงาน บันทึกไดอะแกรมผังกระบวนการเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการปรับปรุงผังกระบวนการในอนาคต