ผู้จัดการโครงการจัดการประชุมกับสมาชิกในทีมโครงการภายในอย่างสม่ำเสมอเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันของเธอ นอกจากนี้ผู้จัดการโครงการอาจอำนวยความสะดวกในการประชุมกับผู้มีส่วนได้เสียในโครงการการจัดการผู้บริหารและลูกค้าที่จะเริ่มโครงการและอาจมีการประชุมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การปรับปรุงเกี่ยวกับโครงการของเธอและตอบคำถามเกี่ยวกับระยะเวลาและงบประมาณ การเตรียมการประชุมแต่ละโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการใช้ประโยชน์ทั้งเวลาของคุณและของผู้เข้าร่วมประชุม
เชิญบุคคลที่เหมาะสมเข้าร่วมการประชุมโครงการ กำหนดเป้าหมายที่คุณต้องทำให้สำเร็จในการประชุมตามผู้ได้รับเชิญ หากพบกับสมาชิกในทีมโครงการคุณอาจกำหนดเป้าหมายในการรับการอัพเดตสถานะแก้ไขปัญหาภายในและให้สมาชิกในทีมแบ่งปันข้อมูลกับอีกคนหนึ่งเกี่ยวกับโครงการ หากการประชุมร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการผู้บริหารและลูกค้าเป้าหมายของคุณคือการให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและตอบคำถาม
ขอหัวข้อจากผู้ได้รับเชิญหลายวันก่อนการประชุม แทนที่จะหลบลูกบอลโค้งที่น่าประหลาดใจในที่ประชุมถามคำถามและหัวข้อสนทนาจากผู้ที่เชื่อมต่อกับโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาในการเตรียมและเชิญผู้อื่นที่สามารถสนับสนุนคุณในที่ประชุม คาดการณ์ว่าผู้ได้รับเชิญจะต้องการได้ยินและพูดคุยเกี่ยวกับโครงการ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณรู้ว่าลูกค้าต้องการพูดคุยเกี่ยวกับสื่อการตลาดรับการปรับปรุงจากแผนกสื่อสารของคุณและเชิญตัวแทนเข้าร่วมการประชุม
สร้างวาระการประชุมโครงการอย่างเป็นทางการ แสดงรายละเอียดการประชุมเช่นชื่อการประชุมวันที่เวลาสถานที่และการประชุมทางโทรศัพท์ที่ด้านบนของหน้า รายการหัวข้อวาระการประชุมเช่นสถานะของเหตุการณ์สำคัญโครงการ; สถานะของขอบเขตธุรกิจที่ใช้งานได้เช่นไอทีการตลาดกฎหมายและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ งบประมาณโครงการ ขั้นตอนถัดไป; และหัวข้ออื่น ๆ ที่ผู้อื่นแนะนำให้คุณ
ส่งคำเชิญและระเบียบวาระการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด รวมแผนโครงการหรือรายงานสถานะเพื่อติดตามการสนทนาของคุณเกี่ยวกับสถานะและเส้นเวลา ส่งคำเชิญโดยเร็วที่สุดและติดตามวาระการประชุมและสิ่งที่แนบมาอย่างน้อยหนึ่งถึงสองวันก่อนการประชุม วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับเชิญของคุณตรวจสอบเอกสารและเตรียมล่วงหน้า
ตรวจสอบลอจิสติกของการประชุมเช่นการจองห้องประชุมและการตั้งค่าห้องล่วงหน้าหลายวันก่อนการประชุมของคุณ ทดสอบหมายเลขการประชุมทางโทรศัพท์และการเข้าสู่ระบบการประชุมผ่านเว็บตามความเหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้และเข้าถึงได้ง่าย เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมมีแนวโน้มที่จะทำงานหลายอย่างคุณไม่ต้องการเสียเวลากับใครเพราะมีหมายเลขโทรศัพท์ผิดพลาดและเว็บลิงค์
