มันอาจทำให้สับสนในการรู้ว่าเอกสารใดที่คุณจำเป็นต้องมีในมือเมื่อคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก เอกสารอย่างใดอย่างหนึ่ง, แบบฟอร์มสรรพากรบริการ W-9 - ขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและการรับรอง - แสดงรายละเอียดที่สำคัญที่คุณและบริการสรรพากรภายในสำหรับธุรกิจผู้รับเหมาอิสระและผู้ที่คุณชำระเงินทุกชนิดรวมถึง พนักงานและผู้ขายในระหว่างปีภาษี
W-9 วัตถุประสงค์
กรมสรรพากรแนะนำให้คุณขอให้ผู้ขายทั้งหมดส่ง W-9 เมื่อคุณวางแผนที่จะชำระเงินให้แก่พวกเขาเป็นจำนวน $ 600 หรือมากกว่าหากพวกเขาเป็นบุคคลหรือผู้รับจ้างอิสระที่ดินหรือส่วนหนึ่งของความไว้วางใจในประเทศ บริษัท หุ้นส่วน บริษัท ต่างๆ บริษัท รับผิดสมาคมหรือองค์กรที่สร้างขึ้นในหรือภายใต้กฎหมายของสหรัฐอเมริกาวัตถุประสงค์ของ W-9 คือการให้ชื่อและที่อยู่ตามกฎหมายของผู้ขายและหมายเลขประจำตัวที่ถูกต้องของผู้เสียภาษีสำหรับการรายงานภาษีสิ้นปีในแบบฟอร์ม 1,099 ข้อมูลภาษีในเอกสารอาจอยู่ในรูปแบบของรหัสนายจ้างหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรต่างด้าวหรือแม้กระทั่งหมายเลขประกันสังคม เอกสารจะต้องลงวันที่และลงนามโดยบุคคลที่ระบุไว้หรือโดยตัวแทนของนิติบุคคลถ้าเป็น บริษัท
ประกาศ IRS
หลังจากที่คุณส่งเอกสาร Form-1099 ที่ระบุการชำระเงินให้แก่ผู้ขายและผู้อื่นในระหว่างปีตามข้อมูล W-9 ที่รวบรวม IRS จะส่งการแจ้งเตือนให้คุณหากข้อมูลใน 1,099 ไม่เห็นด้วยกับ บันทึกของมัน คุณจะต้องขอ W-9 ครั้งที่สองจากผู้จำหน่ายที่มีข้อมูลไม่ถูกต้อง กรมสรรพากรกำหนดให้คุณเก็บ W-9 ไว้ในไฟล์สำหรับทุกคนที่คุณจ่ายเงินมากกว่า $ 600 ในปีภาษีซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติในการเก็บบันทึกมาตรฐานโดยทั่วไปมากถึงเจ็ดปี ทำให้เป็นวิธีปฏิบัติในการขอ W-9 ที่อัปเดตจากผู้ขายอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องหรืออย่างน้อยทุกครั้งที่รัฐบาลปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์ม
