เราใช้จดหมายธุรกิจเกือบทุกวันในการทำธุรกรรมของเราอย่างไรก็ตามคุณเคยใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดถึงคำจำกัดความของจดหมายธุรกิจหรือไม่? รูปแบบการสื่อสารที่แพร่หลายนี้มีคุณสมบัติมากมายที่เราใช้ทุกวัน แต่เรามักจะไม่คิดถึงการประชุมที่เฉพาะเจาะจงของพวกเขา
เคล็ดลับ
-
จดหมายธุรกิจเป็นทางการและใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ
นิยามจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจเป็นหนึ่งในจดหมายหลายประเภท เป็นจดหมายทางการแบบพิเศษที่ผู้ส่งและผู้รับใช้เพื่อติดต่อกันเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจซึ่งพวกเขาอาจไม่สามารถดำเนินการด้วยวาจาได้อย่างมีประสิทธิภาพ จดหมายธุรกิจสามารถใช้ในการสื่อสารระหว่างธุรกิจระหว่างธุรกิจและลูกค้าและระหว่างลูกค้าและธุรกิจ มีองค์ประกอบสำคัญบางอย่างที่ประกอบเป็นรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไป เมื่อระบุไว้ในจดหมายเหล่านี้คือสิ่งที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นจดหมายธุรกิจ
วันที่และที่อยู่ของผู้ส่ง
จดหมายธุรกิจทุกฉบับมีคุณภาพที่ไม่เหมือนใครซึ่งบรรทัดแรกของจดหมายคือวันที่ นี่เป็นการระบุวันที่ที่เขียนจดหมายหรือเมื่อจดหมายเสร็จสมบูรณ์ ไม่ชัดเจนว่าต้องเป็นวันที่ที่ผู้รับได้รับจดหมาย ด้านล่างวันที่ของจดหมายคุณควรระบุที่อยู่ของผู้ส่ง คุณไม่ควรใส่ชื่อผู้ส่งในส่วนนี้ จะมีสถานที่สำหรับภายหลัง บางครั้งเมื่อคุณพิมพ์จดหมายบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการสำหรับธุรกิจของคุณที่อยู่ของคุณจะรวมอยู่ในหัวจดหมายแล้ว ในกรณีนี้คุณไม่ควรรวมที่อยู่ของผู้ส่งตามวันที่ นั่นจะซ้ำซ้อน
ที่อยู่ของผู้รับ
ถัดไปที่อยู่ของผู้รับมา หากคุณรู้จักชื่อผู้รับคุณควรรวมชื่อของบุคคลนั้นไว้ในที่อยู่ของพวกเขา คุณควรใส่ชื่อที่เหมาะสมสำหรับบุคคลนั้นเช่นคุณนางนางนายแพทย์เป็นต้น เมื่อคุณเขียนที่อยู่ของผู้รับคุณควรระบุประเทศของพวกเขาด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับจดหมายธุรกิจระหว่างประเทศ อย่าลืมใช้ประโยชน์จากชื่อประเทศทั้งหมดไม่ใช่เพียงอักษรตัวแรก หากคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับคุณสามารถอ้างถึงบุคคลตามตำแหน่งของเขาภายใน บริษัท ที่เขาทำงานเช่น "ผู้จัดการทั่วไป" "ผู้อำนวยการ" เป็นต้น เป็นการเดิมพันที่ปลอดภัยกว่าการตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับชื่อหรือชื่อของเขาเสมอเมื่อคุณไม่รู้จักเขาดีนัก
คำทักทายของจดหมาย
หลังจากที่อยู่ของผู้รับมาถึงคำทักทายของจดหมาย แน่นอนคุณควรรักษาคำทักทายให้สอดคล้องกับชื่อที่คุณใช้กับผู้รับตามที่อยู่ของผู้รับ อาจมีความขัดแย้งเล็กน้อยเกี่ยวกับประเภทของคำทักทายที่จะใช้เมื่อคุณรู้ชื่อของบุคคล คุณอ้างถึงบุคคลนั้นในชื่อ“ เซอร์” หรือ“ มาดาม” หรือคุณอ้างถึงบุคคลนั้นด้วยชื่อ? เป็นการดีที่สุดที่จะรักษาสถานการณ์ว่าคุณจะปฏิบัติต่อมันอย่างไรในชีวิตจริง คุณไม่น่าจะเป็นชื่อจริงกับใครก็ตามที่คุณไม่รู้จักเป็นการส่วนตัว ดังนั้นหากคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัวและโดยทั่วไปคุณอ้างอิงถึงเธอด้วยชื่อของเธอมันก็โอเคที่จะใช้ชื่อจริงของเธอ มิฉะนั้นเป็นการดีที่สุดที่จะอ้างถึงเธอว่า "มาดาม" นอกจากนี้หากคุณไม่รู้จักเพศของบุคคลคุณควรใช้คำว่า
ร่างกายและการปิดจดหมาย
ร่างกายควรเขียนอย่างเป็นทางการ บรรทัดของคุณควรเว้นระยะเดียวยกเว้นเมื่อคุณแทรกเว้นวรรคสองย่อหน้าระหว่างย่อหน้า ย่อหน้าสุดท้ายควรเป็นการสรุปรวบยอดของสิ่งที่ระบุไว้ในจดหมาย
เพื่อปิดจดหมายคุณควรใช้วลีเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ" ด้วยเครื่องหมายจุลภาคหลังจาก ควรมีสี่บรรทัดหลังการปิดหลังจากนั้นคุณจะเขียนชื่อของผู้ส่ง พื้นที่นั้นเป็นที่ที่คุณใส่ลายเซ็นของคุณเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย
